Seu guia para software de gerenciamento de estoque

• O software de gerenciamento de estoque garante visibilidade do seu estoque, ajudando você a manter quantidades ideais para continuar atendendo pedidos sem reter muito de um determinado item.
• O software de gerenciamento de estoque automatiza tarefas críticas e reduz a chance de erros humanos, especialmente por meio de integrações com sistemas importantes, como software de contabilidade e soluções de ponto de venda.
• As operações do seu setor e negócios ditarão os recursos do software de gerenciamento de inventário de que você precisará.
• Este artigo é para proprietários de empresas que desejam métodos aprimorados para rastrear, manter e solicitar estoque enquanto automatizam tarefas cruciais.

O gerenciamento eficaz de estoque é vital para qualquer empresa que estoca mercadorias ou matérias-primas. Embora o gerenciamento de estoque tenha sido historicamente um processo manual, a tecnologia moderna eliminou a necessidade de um sistema de gerenciamento de estoque manual, trabalhoso e sujeito a erros. Hoje, o software de gerenciamento de estoque está disponível para agilizar o processo, reduzir erros e ajudar as empresas a otimizar a forma como mantêm e solicitam os produtos que vendem.

Examinaremos o software de gerenciamento de inventário e compartilharemos como escolher a solução certa para otimizar suas operações comerciais.

O que é um software de gerenciamento de estoque?

O software de gerenciamento de estoque automatiza o gerenciamento de estoque, agilizando as tarefas necessárias para rastrear o estoque com eficiência, gerenciar novos pedidos e atualizar dados contábeis.

“Fundamentalmente, o software [de gerenciamento de estoque] deve permitir que você saiba a qualquer momento o que está acontecendo com seu estoque”, disse Mohammed Ali, chefe de produtos da Delhivery. “Esse software é o que chamamos de ‘missão crítica’. Se não funcionar por algumas horas, você está realmente com problemas.”

Como o software de gerenciamento de estoque é essencial para as operações diárias de uma empresa, é essencial selecionar uma solução confiável e eficaz com os recursos de que você precisa.

Como funciona o software de gerenciamento de estoque?

Hoje, a maioria dos softwares de gerenciamento de inventário é baseada em nuvem, oferecendo inúmeras vantagens. “Você precisa ter um sistema na nuvem”, aconselhou Ali. “[Software] deve ser baseado em nuvem ou em um navegador da web, para que você possa verificá-lo em dispositivos móveis.”

Aqui está o que você deve saber sobre o software de gerenciamento de inventário:

• Escolher um fornecedor de software de gerenciamento de inventário de alta qualidade é fundamental: um provedor de nuvem terceirizado gerencia o software, portanto, escolher um fornecedor com altos padrões de serviço é crucial. Um excelente parceiro fornecedor reduzirá significativamente o fardo do gerenciamento de software.
• Normalmente, você assinará um software de gerenciamento de inventário: você pode esperar pagar uma taxa de assinatura mensal para acesso ao software de gerenciamento de inventário baseado em nuvem. De acordo com Ali, essas taxas variam de US$ 100 por mês para sistemas simples a US$ 3.000 por mês para plataformas avançadas. Vários fatores afetarão seus preços, incluindo o tamanho de sua empresa, o número de locais, o número de pedidos recebidos e o tamanho do estoque que você mantém em um determinado momento.
• O software de gerenciamento de estoque tem vários recursos: O software de gerenciamento de estoque inclui recursos que suportam o rastreamento de itens conforme eles entram e saem de suas vitrines e instalações de armazenamento – um processo conhecido como controle de estoque. Os recursos de controle de estoque ajudam você a manter a quantidade certa de estoque. Além disso, incluem integrações que podem rastrear pedidos em tempo real e atualizar seu software de contabilidade automaticamente.

Você sabia?: Primeiro a entrar, primeiro a sair (FIFO) e último a entrar, primeiro a sair (LIFO) são métodos de avaliação de estoque. A FIFO valoriza o estoque para que a empresa tenha menos probabilidade de perder dinheiro quando os produtos expiram ou se tornam obsoletos. O LIFO é melhor para produtos não perecíveis e usa os preços atuais para calcular o custo dos produtos vendidos.

Quais são os benefícios do software de gerenciamento de estoque?

O software de gerenciamento de estoque pode agilizar o controle de estoque, rastreando suas mercadorias recebidas e enviadas, seja você um varejista, fabricante ou armazém. Um bom software de inventário, apoiado por processos abrangentes de gerenciamento de inventário, é atualizado em tempo real para fornecer uma visão completa de seu inventário existente, mesmo que esteja disperso em vários locais.

Aqui estão os principais benefícios do software de gerenciamento de estoque:

• Rastreamento de inventário: o software de gerenciamento de inventário se integra a outros sistemas cruciais para melhorar o controle de inventário, rastreando seu inventário em tempo real, mostrando onde ele está localizado e como ele se move em seu ecossistema. Isso elimina o erro humano, algo pelo qual um sistema de planilha manual é notório.
• Reordenamento: O melhor software de gerenciamento de inventário oferece um registro claro de seu inventário completo e agiliza o reordenamento para garantir que você nunca fique sem itens críticos. Você também pode configurá-lo para ajudá-lo a encomendar itens suficientes para continuar atendendo pedidos sem manter “estoque morto” – excesso de estoque que pode expirar ou ficar inativo em suas prateleiras por um período prolongado.
• Integração de contabilidade: O melhor software de contabilidade se integra aos sistemas de gerenciamento de estoque, evitando a entrada dupla de dados e eliminando outra oportunidade de erro humano e confusão. Além disso, alguns softwares de gerenciamento de inventário possuem recursos de contabilidade independentes.

Quais são os principais recursos do software de gerenciamento de inventário?

Ao escolher um software de gerenciamento de estoque, considere seu setor e as circunstâncias exclusivas de suas operações comerciais. Por exemplo, alguns softwares de gerenciamento de estoque são projetados especificamente para varejistas e carecem dos principais recursos necessários para as empresas de manufatura. Você deve entender suas necessidades antes de comprar.

O que os varejistas devem procurar no software de gerenciamento de estoque?

De acordo com Bryce Bowman, consultor de negócios independente e fundador da People First Planning, os varejistas devem procurar os seguintes recursos no software de gerenciamento de estoque:

• Integração do sistema de ponto de venda (POS) : Os melhores sistemas de PDV se integram ao software de gerenciamento de estoque (ou possuem seus próprios recursos de gerenciamento de estoque) para ajudar os varejistas a rastrear automaticamente quando um produto é vendido, seja em uma loja física, em um comércio eletrônico plataforma ou através de outro canal de vendas. Quando um produto é digitalizado ou retirado em um carrinho online, o sistema PDV atualiza o sistema de gerenciamento de estoque automaticamente, contabilizando a venda em tempo real. Juntamente com o reordenamento automatizado, esse recurso permite que os varejistas garantam que sempre tenham uma quantidade adequada de estoque para atender aos pedidos rapidamente.
• Catálogo de estoque: os varejistas devem ser capazes de catalogar o estoque por tipo de unidade e distinguir características como tamanho, cor e muito mais. Por exemplo, se você vende sapatos, deve ser capaz de reduzi-los a um tipo específico. Seu sistema deve identificar se você tem uma quantidade de 10 Nike Air Jordan 1s tamanho 11 em preto, cinco Nike Air Jordan 1s tamanho 10 em vermelho e assim por diante.
• Novo pedido automatizado: quando seu nível de estoque está baixo, é essencial fazer mais pedidos com tempo de entrega suficiente para evitar o esgotamento ― especialmente para seus itens mais vendidos. Muitos sistemas de gerenciamento de estoque oferecem reordenamento automatizado. Defina suas quantidades mínimas para cada item. Quando esse número é atingido, o sistema gera automaticamente um pedido de compra para enviar ao seu fornecedor para atualizar seu nível de estoque. Os sistemas inteligentes de gerenciamento de estoque também podem otimizar automaticamente seus pontos de reabastecimento e quantidades de novos pedidos por item com base em dados históricos de vendas para manter seu nível de estoque nas quantidades ideais.
• Integrações de comércio eletrônico: a maioria dos varejistas agora vende em todos os canais de vendas – vitrines físicas, sites de comércio eletrônico, mercados online como o Amazon Marketplace e muito mais. Seu software de inventário deve rastrear as vendas em todos os canais para que você não tente atender acidentalmente mais pedidos do que tem em estoque. As integrações com seus canais de comércio eletrônico ajudarão a garantir que você não se depare com esse problema.

Principal conclusão: escolha um sistema de PDV com recursos de gerenciamento de estoque para melhorar seu gerenciamento de estoque, ganhar mais dinheiro e melhorar a satisfação do cliente.

O que os fabricantes devem procurar no software de gerenciamento de estoque?

Os fabricantes tendem a ter necessidades mais avançadas porque precisam rastrear matérias-primas e produtos acabados. De acordo com Bowman, os principais recursos que suportam o gerenciamento de estoque de manufatura incluem:

• Análise de custo do produto: As ferramentas de análise de custo do produto rastreiam suas matérias-primas e produtos acabados, reordenando os componentes necessários quando atingem os níveis mínimos. Eles também ajudam a prever custos operacionais e de mão de obra, incluindo aquisição de maquinário e despesas de manutenção. Procure um sistema de gerenciamento de estoque que possa gerar uma lista de materiais com descrições desses custos.
• Previsão: a previsão de demanda é uma técnica de gerenciamento de estoque em que você analisa dados históricos de produção e vendas para prever suas necessidades futuras de gerenciamento de pedidos. Uma ferramenta de previsão pode ajudar a melhorar a precisão desse processo. O software com recurso de previsão analisará seus dados para determinar os pontos ideais de reabastecimento, recomendações de contratação e até mesmo cronogramas de turnos necessários para atender às suas metas e continuar crescendo.
• Integrações de comércio eletrônico: as ferramentas de comércio eletrônico não são apenas para varejistas. Hoje, mais fabricantes vendem diretamente aos consumidores. Encontrar um software de inventário com integração de comércio eletrônico é essencial para os fabricantes – mesmo que atualmente não vendam diretamente aos consumidores online – porque eles podem usá-lo para agilizar as vendas para clientes de varejo. Além disso, permitem expandir os canais de vendas no futuro.

E quanto aos recursos do software de gerenciamento de estoque de armazém?

O gerenciamento de estoque de depósito é um subconjunto específico de software de gerenciamento de estoque que vem com considerações importantes. Bowman sugere procurar os seguintes recursos em um sistema de gerenciamento de estoque de armazém:

Você sabia?: Códigos de barras e tecnologia RFID são métodos padrão de rastreamento de ativos para empresas. Outros incluem tags de GPS e geofencing.

Quais são as principais soluções de software de gerenciamento de estoque?

O gerenciamento de estoque é um campo repleto de concorrência. De grandes empresas a iniciantes, sua empresa tem centenas de opções. Pesquisar suas opções e entender suas necessidades é crucial.

Em caso de dúvida, consultar outros empresários com ideias semelhantes é sempre uma boa prática. Uma regra geral seguida por alguns proprietários de pequenas e médias empresas (SMB) é confiar em empresas respeitáveis ​​e conhecidas.

“Eu evitaria novas empresas com as quais não estou familiarizado”, aconselhou Bowman. “Procure outras empresas na sua área. O que eles estão usando? Fale com eles e pergunte como está funcionando para eles.”

Para começar, considere as seguintes opções, consideradas entre as melhores soluções de software de gerenciamento de estoque.

• Lightspeed: O Lightspeed é um sistema de PDV leve, mas eficaz, com software de gerenciamento de estoque integrado adequado para pequenas empresas, especialmente aquelas do setor de varejo. Ele oferece integrações e interfaces de programação de aplicativos (APIs) com muitos dos principais programas de software de contabilidade. Leia nossa análise detalhada do Lightspeed para saber mais.
• Oracle NetSuite: O software de gerenciamento de inventário Oracle NetSuite é melhor para grandes empresas, embora ofereça um pacote básico de preços. Ele também inclui uma plataforma de contabilidade unificada útil para rastrear finanças. Leia nossa análise completa do Oracle NetSuite para obter mais informações.
• QuickBooks Online: o software de contabilidade QuickBooks oferece recursos de gerenciamento de inventário relativamente limitados com seus planos Plus e Advanced. Para SMBs que já usam QuickBooks para sua contabilidade, é uma solução sensata. Leia nossa análise completa do QuickBooks online para saber mais.
• Acumatica: Acumatica é uma plataforma completa de planejamento de recursos empresariais (ERP) que inclui gerenciamento de inventário e recursos de contabilidade. Visite o site da Acumatica para saber mais.
• Cin7: O software de gerenciamento de inventário Cin7 é adequado para empresas de médio e grande porte que precisam de um sistema amigável para oferecer suporte ao rastreamento, reordenação e contabilidade de inventário. Visite o site da Cin7 para saber mais.
• SAP: SAP é o software de gerenciamento de inventário e plataforma ERP para grandes empresas e corporações de nível empresarial. É complexo, mas extremamente abrangente. Visite o site da SAP para saber mais.
• Syspro: Syspro oferece um software de gerenciamento de estoque flexível e uma plataforma de ERP adequada para empresas de todos os tamanhos. Ele inclui uma poderosa ferramenta de relatórios que pode ser usada para controlar seu inventário e contabilidade. Visite o site da Syspro para obter mais informações.
• Zoho Inventory: Zoho Inventory é um software de gerenciamento de inventário que se integra perfeitamente a outros produtos Zoho. É melhor para empresas que já usam o conjunto de soluções de software da Zoho. Visite o site do Zoho Inventory para saber mais.

Por que o gerenciamento de estoque é importante

O gerenciamento de estoque é uma área em que a tecnologia revolucionou a maneira como as empresas operam. Desde obter visibilidade de todo o seu estoque ou inventário até reduzir o erro humano automatizando tarefas críticas, o gerenciamento de inventário pode eliminar o trabalho braçal de operar seus negócios.

Encontrar a plataforma certa para o seu negócio pode ser um desafio, especialmente com inúmeras opções que afirmam ser a sua melhor solução. Ao se concentrar nas necessidades de sua empresa e combiná-las com pesquisas e avaliações de possíveis parceiros fornecedores, você pode tomar a melhor decisão de gerenciamento de estoque para sua empresa.

Matt D’Angelo contribuiu com a reportagem e redação deste artigo. Algumas entrevistas com fontes foram realizadas para uma versão anterior deste artigo.