Por que alternar entre aplicativos de trabalho é ruim e como resolvê-lo

Os funcionários se acostumaram tanto a alternar entre aplicativos de trabalho que desenvolveram memória muscular de longo prazo para isso. Embora convenientes, essas ferramentas ajudam apenas até certo ponto.

A troca de guias leva apenas alguns segundos, mas pode levar várias horas por semana se você executar vários programas simultaneamente. E a maioria dos trabalhadores nem percebe que está perdendo tempo. Para ajudar a otimizar seu fluxo de trabalho, explicaremos os perigos de adotar muitos programas de software de escritório.

O que causa a necessidade de alternar entre aplicativos durante o trabalho?

A tecnologia agiliza os processos de negócios automatizando várias tarefas de trabalho. As ferramentas de gerenciamento de projetos organizam as responsabilidades da equipe, os rastreadores de tempo monitoram a atividade dos funcionários e as ferramentas de agendamento definem os compromissos.

Com isso dito, os programas de software ainda não podem substituir totalmente o esforço humano. O excesso de investimento em automação, o que muitos empregadores fazem, força os usuários a fazer malabarismos com vários aplicativos. Um estudo longitudinal da Okta, Inc. ainda mostra que 10% das empresas dos EUA implantam mais de 199 programas de software para o trabalho. A maioria das pessoas não consegue processar tantas plataformas rapidamente.

6 efeitos negativos de alternar entre muitos aplicativos de trabalho

Alguns argumentarão que alternar entre as guias é um pequeno preço a pagar pela automação e conveniência. Afinal, os nativos digitais devem se adaptar às mudanças. Embora as empresas só possam consolidar funções específicas, assumir muitos aplicativos de trabalho gera várias desvantagens para os trabalhadores.

1. Alternar entre plataformas desperdiça tempo

As empresas investem em ferramentas de trabalho para economizar tempo. Eles esperam que funcionários como você realizem mais depois de descarregar algumas de suas tarefas diárias. Sim, os programas de software de escritório aceleram os processos de fluxo de trabalho. Você pode incorporá-los à sua rotina e minimizar sua carga de trabalho, mas a dependência excessiva produzirá o resultado oposto.

Alternar frequentemente entre vários aplicativos desperdiça muito tempo. Em vez de obter todas as plataformas de tendências, identifique quais aplicativos de trabalho abordarão as piores perdas de tempo em seu local de trabalho. Aconselhe seus supervisores a se limitarem a ferramentas essenciais. A compra excessiva de programas de software apenas desperdiça recursos da empresa e coloca estresse desnecessário nos trabalhadores.

2. Armazenar informações em várias plataformas compromete a segurança

O monitoramento de ativos desempenha um papel crucial na segurança cibernética. A melhor maneira de prevenir ataques externos e internos é controlar os usuários que acessam, visualizam e editam arquivos. Ninguém pode dizer quando ocorrerá uma violação de dados. Os gerentes de TI devem ter acesso em tempo real a qualquer dado da empresa 24 horas por dia, 7 dias por semana.

No entanto, o uso de vários programas de software torna o monitoramento desafiador. O rastreamento de diferentes plataformas custa recursos enormes, então a maioria das empresas prefere ignorar completamente os aplicativos de baixa prioridade.

Observe que essa abordagem compromete o sistema de segurança geral de uma empresa. Hoje em dia, os cibercriminosos têm as habilidades e os recursos tecnológicos para fazer uso indevido até mesmo de informações de identificação pessoal (PII) antigas e desatualizadas. Não migre os arquivos da empresa para nenhum aplicativo que você não possa monitorar rotineiramente.

3. Alternar entre aplicativos interrompe a linha de pensamento de alguém

O processamento de novas informações impede que você atinja um estado de fluxo. Se você alternar entre diferentes plataformas várias vezes ao dia, terá dificuldades com tarefas exigentes que exigem mais do que apenas alguns minutos de foco.

A troca de guias exige esforço mínimo, mas pular para tarefas diferentes causa estresse cognitivo significativo. Funcionários não são máquinas que processam novas informações automaticamente. Um relatório da Psychreg.org mostra que os canais de memória de curto prazo só podem armazenar cerca de sete itens por 10 a 60 segundos.

A melhor abordagem é limitar os sistemas que você usa por tarefa. Digamos que você esteja escrevendo um blog. Em vez de pular entre plataformas e abas para coletar informações enquanto escreve, pesquise e colete os pontos mais críticos com antecedência.

4. A execução de muitos aplicativos em segundo plano prejudica a funcionalidade do dispositivo

A execução de muitos processos em segundo plano torna o dispositivo mais lento. Aplicativos leves, como plataformas de mensagens instantâneas e ferramentas de gerenciamento de projetos, não consomem muita memória RAM. No entanto, executar sistemas pesados ​​como editores de fotos, construtores de sites e aplicativos de videoconferência simultaneamente pode causar algum atraso.

Você deve conhecer as limitações do seu dispositivo. Bloqueie tarefas que requerem aplicativos com muita RAM para que você possa eliminar alguns processos em segundo plano durante esse período. Você não apenas protegerá seu gadget, mas também trabalhará mais rápido. Interrupções externas, como páginas de carregamento lento e telas congeladas, dificultam o foco, especialmente se você continuar reiniciando aplicativos com falha.

5. Apresentar várias plataformas para novas contratações leva tempo

Ensinar novos contratados a aprender várias ferramentas simultaneamente prolonga o processo de integração. Adotar novos sistemas leva tempo. Você precisará de várias semanas de repetição para incorporar ferramentas diferentes em seu fluxo de trabalho de forma eficaz.

A integração deve se concentrar na aclimatação. As melhores maneiras de dar as boas-vindas aos recrutas incluem apresentações da equipe, treinamento aprofundado e explicação dos recursos. Mas se o seu treinador passa a maior parte do tempo ensinando sobre ferramentas de escritório, ele pode acidentalmente ignorar essas atividades.

6. Funcionários podem achar difícil lembrar de muitas plataformas

Alternar entre guias é uma coisa, mas dominar as diferentes plataformas que você usa diariamente é outra. Nem todas as ferramentas são construídas da mesma forma. Embora você possa aprender rapidamente sobre plataformas de mensagens e aplicativos de anotações, o uso de plataformas de gerenciamento de projetos, criadores de sites e editores de vídeo, entre outros recursos complexos, requer muito treinamento.

Estudar muitas plataformas é desgastante cognitivamente. Se você passar horas dominando as ferramentas do escritório, não terá mais energia e força mental para o seu trabalho real, prejudicando o desempenho.

O que você pode fazer para minimizar a necessidade de alternar entre aplicativos?

Você terá mais controle sobre seu fluxo de trabalho se for autônomo. Avalie as ferramentas que você usa para automatizar as tarefas de freelancer e veja quais se integram bem entre si. A maioria das ferramentas de gerenciamento acomoda aplicativos de terceiros no mesmo ecossistema.

Como alternativa, você precisará do apoio do seu supervisor se trabalhar para uma empresa privada. Peça para revisar os relatórios de atividades da equipe em busca de gargalos no fluxo de trabalho. Remova ferramentas redundantes, verifique quais sistemas podem operar em uma plataforma licenciada e tente estratégias eficazes de migração de arquivos. Depois de ter um argumento sólido, envie-o ao departamento apropriado.

Elimine pequenos hábitos ruins que impedem a eficiência do fluxo de trabalho

Embora os programas de software possam automatizar tarefas específicas, a adoção repentina de várias opções impede a produtividade do fluxo de trabalho. Não se sobrecarregue com ferramentas. Além de alternar entre diferentes aplicativos, você também perderá tempo com tarefas desnecessárias, como carregar novas páginas, iniciar programas e migrar arquivos.

Para aumentar ainda mais sua produtividade, continue avaliando quais pequenos hábitos ruins causam gargalos no fluxo de trabalho. Sugerimos rastrear suas atividades de trabalho. Quantificar suas tarefas ajudará você a identificar assassinos de produtividade sutis, mas perigosos, como procrastinação, mídia social e perfeccionismo.