Qual é a diferença entre regime de caixa e regime de competência?
- O regime de caixa é muito mais simples e direto do que o regime de competência.
- As empresas incorrem em receitas e despesas em momentos diferentes com base no tipo que usam.
- A contabilidade de exercício é necessária para muitas empresas.
- Este artigo é para empreendedores e profissionais interessados em práticas e softwares de contabilidade.
O regime de caixa permite que as empresas registrem receitas e despesas somente quando o dinheiro é realmente recebido ou pago. A contabilidade de exercício envolve o rastreamento de receitas e despesas à medida que são incorridas (quando uma fatura é enviada ou uma fatura recebida) em vez de quando o dinheiro realmente muda de mãos. A contabilidade de caixa é muito mais simples, mas a provisão é necessária para certos negócios e preferível para outros alavancar certas estratégias fiscais.
Devido às diferenças entre contabilidade de caixa e de competência, um método pode ser mais apropriado para o seu negócio do que o outro. Felizmente, a maioria dos softwares de contabilidade facilita o acompanhamento das finanças da sua empresa com base em caixa e métodos de competência. Lembre-se, no entanto, de que você deve decidir qual método deseja usar e, em seguida, ser consistente ao rastrear suas receitas e despesas.
Conclusão importante: as empresas que começam usando um método contábil e decidem mudar mais tarde podem fazê-lo preenchendo o Formulário 3115 do IRS e obtendo a aprovação do IRS para alterar seu método contábil (se se qualificarem).
Contabilidade de caixa x competência
A contabilidade de caixa e de competência diferem de várias maneiras, mas a principal diferença é quando as receitas e despesas são realmente refletidas nos livros de uma empresa. As empresas elegíveis para usar a contabilidade de caixa quase sempre preferem usar esse método porque é mais simples e direto.
Como as receitas e despesas são registradas em momentos diferentes se uma empresa estiver usando caixa ou contabilidade de competência, isso também afeta quando as empresas incorrem em obrigações (ou benefícios) fiscais como resultado dessas transações.
Por exemplo, enquanto as empresas que usam contabilidade de caixa incorrem em responsabilidade fiscal quando os fundos de uma venda atingem sua conta, as empresas que usam contabilidade de exercício são tributadas nas vendas feitas em um determinado ano, independentemente de essas vendas terem sido pagas ou não.
Num piscar de olhos
Prós e contras da contabilidade de caixa
A contabilidade pelo regime de caixa é um método em que a receita é registrada quando o dinheiro é efetivamente recebido; da mesma forma, as despesas são registradas quando são pagas. A contabilidade de caixa não reconhece ou rastreia contas a receber ou contas a pagar. Por esse motivo, o método é melhor para pequenas empresas que não possuem estoque.
Prós
- Ele permite que você veja o dinheiro na mão. A contabilidade de caixa facilita a visualização de quanto dinheiro sua empresa realmente possui a qualquer momento e fornece um instantâneo dos saldos reais das contas.
- Oferece mais controle sobre as transações. Isso pode resultar em uma gestão de caixa mais confiável e vantagens fiscais.
- É mais fácil controlar receitas e despesas. Basta acompanhar quando você recebe dinheiro ou quando ele sai da sua conta. Você não precisa rastrear contas a receber ou contas a pagar (embora ainda deva).
- Há menos risco de não pagar impostos. A renda não é tributada até que esteja realmente em sua conta.
Contras
- Não mostra as responsabilidades de uma empresa. A contabilidade em regime de caixa dificulta a visualização dos passivos de sua empresa porque não reflete as contas a pagar futuras.
- Não é apropriado para todas as empresas. O IRS não permite que as empresas que fazem vendas a crédito ou arrecadaram $ 26 milhões em vendas brutas em qualquer um dos últimos três anos usem contabilidade de caixa.
- É difícil fazer a transição para a contabilidade de exercício. Se você começar a usar a contabilidade de caixa, pode ser difícil fazer a transição para a contabilidade de exercício posteriormente, o que pode levar à má administração das finanças da empresa.
Prós e contras da contabilidade pelo regime de competência
Conclusão importante: a contabilidade de competência é ideal para empresas maiores e empresas baseadas em estoque que se beneficiam da depreciação e das vendas a crédito.
Prós
- Isso facilita a visualização de receitas e despesas futuras. Ao contrário da contabilidade de caixa, a contabilidade de regime de competência permite que você tenha uma visão completa das finanças da sua empresa. Isso ocorre porque você rastreia contas a receber e contas a pagar, em vez de apenas o dinheiro que foi depositado ou deduzido de suas contas.
- Ele fornece uma imagem mais precisa do que a contabilidade em regime de caixa. A contabilidade de exercício inclui contas a receber e contas a pagar, que fornecem uma visão mais abrangente das finanças de uma empresa.
- Permite economia de impostos para depreciação. Embora as empresas que usam a contabilidade de competência incorrem em responsabilidade fiscal pelas vendas mais cedo, elas também podem aproveitar a depreciação (de certos ativos) para economizar dinheiro em impostos a longo prazo.
Contras
- Tem extensas regras e regulamentos. A contabilidade de competência é mais complexa do que a contabilidade de caixa, e existem regras sobre tipos específicos de transações. Existem até regras sobre quais tipos de empresas devem usar a contabilidade de exercício.
- Requer mais trabalho do que a contabilidade de caixa. Se sua empresa se beneficiar da contabilidade de competência (ou se você precisar usá-la), mas não tiver tempo para manter os livros por conta própria, provavelmente terá que contratar um contador dedicado.
- Não reflete o dinheiro que está realmente disponível. A contabilidade de competência mostra os saldos das contas com base em transações que ainda não foram liquidadas, portanto, você pode não ter tanto dinheiro quanto seus registros mostram.
- Pode exigir que você pague impostos sobre a renda que ainda não recebeu. As vendas feitas no final do ano serão tributadas no ano em que a venda foi feita, mesmo que o dinheiro pela venda não seja recebido por semanas ou meses.
Exemplo de como o caixa e o acúmulo afetam o resultado final
Considere, por exemplo, uma pequena empresa de varejo que conclui as seguintes transações em um mês:
- Compra estoque por $ 5.000
- Paga $ 300 em serviços públicos
- Recebe uma nota de $ 500 para manutenção do prédio
- Faz $ 8.000 em vendas
- Envia uma fatura de $ 2.000 para um pedido personalizado que ele atendeu
Como escolher o método certo para o seu negócio
O melhor método de contabilidade para o seu negócio depende de vários fatores. Em geral, a contabilidade de caixa é melhor para pequenas empresas e empresas que não possuem estoque como parte de suas operações. Como alternativa, grandes empresas e empresas baseadas em estoque devem optar pela contabilidade pelo regime de competência. As pequenas empresas que devem crescer também podem querer começar com a contabilidade pelo regime de competência para que estejam preparadas para futuras necessidades contábeis.
Dependendo do tipo de negócio que você é, quanto dinheiro você ganha e os tipos de vendas que você faz, você pode não ter escolha. O IRS exige que certas empresas usem a contabilidade pelo regime de competência .
Por exemplo, as corporações que não sejam S-corps devem usar a contabilidade pelo regime de competência se obtiveram uma média de mais de US$ 25 milhões em receitas brutas nos últimos três anos. Certas corporações e paraísos fiscais – incluindo aqueles que fazem vendas a crédito – também são proibidos de usar a contabilidade de caixa.
Se você tiver a opção de contabilidade de caixa ou de competência, a maioria dos principais programas de software de contabilidade facilita a escolha do que você deseja usar para o seu negócio; alguns até fornecem orientação para determinar qual deles irá beneficiá-lo mais.
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