Trello x Asana: a melhor ferramenta gratuita de gerenciamento de projetos é…

Ao decidir por uma ferramenta gratuita de gerenciamento de projetos, muitas organizações (e até mesmo indivíduos empreendedores) se deparam com a mesma escolha: Trello x Asana. Esses são dois dos maiores nomes do mercado, e ambos oferecem muito poder de gerenciamento de projetos sem prejudicar sua conta bancária.

Decidir entre os dois pode ser difícil. Portanto, vamos ajudar detalhando o básico de cada um e comparando o que você obtém nos planos gratuitos. Por fim, você verá se Trello ou Asana é melhor para seus negócios ou projetos.

Trello: gerenciamento de projetos Kanban simples baseado em cartão

Começaremos com o Trello. Se você não estiver familiarizado com o gerenciamento de projetos Kanban, pode estar um pouco confuso sobre como ele funciona. Mas a ideia por trás disso é relativamente simples. Aqui está o processo:

1. Você estabelece colunas, categorias ou etapas para seu fluxo de trabalho.
2. Você escreve tarefas em cartões e as coloca em uma coluna.
3. Os membros da equipe trabalham nesses cartões e os movem pelas colunas.

A versão original do Kanban usava Post-Its e quadros brancos. Mas hoje usamos ferramentas digitais para realizar a mesma coisa. Esse método visual de gerenciamento de projetos ajuda você a ver rapidamente onde estão as tarefas, quem está trabalhando nelas e para onde elas irão em seguida.

Isso é ótimo para fluxos de trabalho lineares que sempre (ou quase sempre) seguem o mesmo processo. Fazer calendários editoriais no Trello, por exemplo, é comum.

As ideias se movem da esquerda para a direita, passando por cada etapa necessária do processo. Claro, você também pode mover os cartões para frente e para trás, se necessário, por exemplo, se um artigo precisar de revisão ou atualizações ou se um artigo preparado precisar ser colocado em espera enquanto a data de embargo se aproxima.

Aqui está o quadro de amostra do Trello que mostra como um calendário editorial pode parecer:

Um grupo de colunas é chamado de tabuleiro. Você pode ter quantas placas quiser. Cada quadro pode representar uma equipe, uma divisão de sua organização, um projeto, uma categoria de tarefas ou qualquer outra coisa que você considere útil.

Cada cartão pode conter uma ampla variedade de informações. Aqui estão algumas das opções:

• Descrição
• Usuários atribuídos
• Tags codificadas por cores
• Data de Vencimento
• Lista de tarefas (com caixas de seleção)
• Anexos
• mensagens
• Atualizar notificações

Há também a opção de adicionar campos personalizados. Portanto, se houver mais partes específicas do projeto que você precisa acompanhar, não precisa confiar inteiramente nos campos pré-gerados que o Trello oferece.

Você pode usar um quadro do Trello para ajudá-lo a parar de esquecer as coisas no trabalho. No entanto, o poder da plataforma realmente aumenta quando você convida outros membros da equipe para trabalhar nos quadros com você.

Os usuários podem falar sobre cartões deixando comentários. Você também pode chamar os membros da equipe especificamente para que eles recebam uma notificação sobre atualizações importantes do cartão. Essas conversas são gravadas no cartão, onde podem ser consultadas posteriormente. Isso torna o cartão Trello um excelente veículo para se comunicar sobre tarefas específicas sem sobrecarregar caixas de entrada ou clientes de mensagens instantâneas.

Gerenciando sua equipe com o Trello

Obviamente, uma boa ferramenta de gerenciamento de projetos faz mais do que apenas atribuir tarefas. Ele também permite que você gerencie sua equipe e garanta que todos tenham acesso às coisas de que precisam.

Atribuir membros da equipe a cartões é apenas o começo. Você também pode tornar seus quadros visíveis apenas para determinados grupos, dar diferentes níveis de permissão às pessoas e alterar as permissões de comentários em cartões individuais.

O Trello torna mais fácil para os membros da sua equipe encontrarem os cartões que precisam de sua atenção. Eles podem filtrar por data de vencimento, ver apenas os cartões aos quais foram atribuídos ou ver os cartões com tags específicas. Também é fácil procurar cartões.

Aprimorando o Trello com integrações

A natureza visual do Trello e o fácil fluxo de trabalho de arrastar e soltar o tornam uma ferramenta poderosa. Mas quando você o combina com outros serviços, obtém um sistema de gerenciamento de projetos que realmente se destaca. O Trello chama essas integrações de “Power-Ups”.

Você sempre pode anexar arquivos de seus aplicativos de armazenamento em nuvem, mas a inicialização do Dropbox permite que você visualize seus documentos e os atualize automaticamente. O power-up do Evernote permite anexar notas, o que significa que você pode combinar o gerenciamento de projetos do Evernote com o Trello. O GitHub permite anexar branches, commits, problemas e pull requests a cartões.

Você pode acompanhar seu tempo, adicionar links para salas de bate-papo por vídeo dedicadas, integrar-se ao Slack (que é uma ótima ferramenta de colaboração), visualizar seus cartões do Trello em um gráfico de Gantt e muito mais. Dezenas de serviços importantes se integram ao Trello. Se você já estiver usando uma ferramenta, vale a pena verificar se ela pode interagir com o Trello.

O que você ganha de graça com o Trello

O plano gratuito do Trello oferece quadros, listas, cartões, membros, listas de verificação e anexos ilimitados. Esses anexos, no entanto, só podem ter até 10 MB cada. Você também recebe um power-up por placa.

Se você atualizar para o plano premium, que custa $ 10 por usuário por mês, você obtém power-ups ilimitados, coleções de quadros, fundos de quadro personalizados e suporte prioritário ao cliente. Há também uma opção “Standard” mais barata para equipes pequenas e um plano “Enterprise” mais robusto para organizações inteiras. Você pode ver uma análise completa dos recursos na página de preços do Trello .

Você pode usar o Trello inteiramente em um navegador ou como um aplicativo, portanto, esteja usando um PC Windows, um Mac, um computador Linux ou um Chromebook, você pode gerenciar facilmente seus projetos.

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Asana: versatilidade com uma curva de aprendizado

Uma das vantagens mais significativas do Trello é que você pode iniciá-lo e usá-lo rapidamente. O Asana demora um pouco mais para pegar o jeito, mas depois que você o faz, ele oferece muito poder de gerenciamento de projetos.

No debate Trello x Asana, uma coisa importante sobre o Asana oferece uma vantagem distinta: você pode configurar listas de tarefas tradicionais e quadros no estilo Kanban. A lista de tarefas básicas é muito parecida com o esperado e inclui recursos que você encontrará em muitos dos melhores aplicativos de software de gerenciamento de tarefas.

Você obtém subtarefas, prazos, descrições e comentários, além da capacidade de atribuir tarefas a projetos específicos (que funcionam como quadros no Trello). Na versão premium do Asana, você também pode marcar dependências de tarefas, o que é útil quando algumas tarefas dependem de outras.

A visualização do quadro Kanban no Asana se parece muito com o Trello:

Novamente, você tem colunas com cartões. Você pode atribuir e adicionar subtarefas, datas de vencimento e outras informações a cada cartão. Eles também podem ser marcados com tags codificadas por cores. As subtarefas atribuídas em cartões também aparecem na visualização de tarefas do usuário.

A capacidade de alternar entre essas duas exibições diferentes é excelente para grandes equipes com diferentes tipos de projetos. Com Asana, você pode configurar um calendário editorial Kanban e depois criar uma lista de tarefas totalmente diferente para outros projetos, como otimização de mecanismos de busca ou revisão de artigos antigos.

E como o Trello, você pode ter vários projetos, o que é ótimo para evitar que os membros da equipe fiquem sobrecarregados.

Asana também possui uma boa funcionalidade de relatórios: você pode criar vários painéis que mostram o status de diferentes projetos para você ou para os membros de sua equipe. Tecnicamente, você também pode fazer isso com o Trello, usando quadros diferentes, mas a função é muito mais navegável no Asana.

Gerenciando sua equipe com Asana

Os recursos de gerenciamento de equipe do Asana são semelhantes aos do Trello. Você pode tornar projetos específicos visíveis para determinados membros, impedir que eles vejam as conversas da equipe e ajustar permissões específicas.

A criação de tarefas e cartões que você atribui aos membros da equipe ajudará você a usar a Asana de maneira eficaz e a reduzir significativamente a confusão de e-mails. A guia Minhas tarefas também facilita para todos verem o que foi atribuído a eles. E, é claro, deixar comentários nas tarefas facilita o gerenciamento e a referência da comunicação.

Fortalecendo a Asana com integrações

O Asana se integra a muitos dos mesmos serviços que o Trello faz. Você pode anexar arquivos diretamente do armazenamento em nuvem, enviar tarefas e cartões por e-mail, controlar seu tempo e muito mais. Você pode até integrar o Asana com muitos de seus concorrentes, incluindo JIRA e Pivotal Tracker. Muitos aplicativos de atendimento ao cliente também funcionam com a Asana, facilitando a criação de tarefas quando um cliente faz uma solicitação.

Existem muitas integrações com aplicativos tradicionalmente associados ao desenvolvimento, como GitHub, Slack, Microsoft Teams e a maioria dos navegadores, provedores de e-mail, provedores de armazenamento em nuvem etc. Confira a página de integrações de aplicativos Asana para ver o que mais você pode fazer com outros aplicativos.

O que você ganha de graça com a Asana

A versão gratuita do Asana oferece tarefas, projetos e conversas ilimitadas. No entanto, você só pode ter até 15 membros. Você também terá acesso a painéis básicos e pesquisa.

A versão premium, com preço de $ 10,99 por usuário por mês, oferece membros ilimitados, painéis personalizados, recursos avançados de pesquisa, dependências de tarefas, campos personalizados, equipes privadas e suporte prioritário. Há também um plano de negócios de $ 24,99 com relatórios ainda mais avançados e opções de gerenciamento. Obtenha todos os detalhes na página de preços da Asana .

Como o Trello, o Asana está disponível no navegador ou como um aplicativo.

Baixar: Asana para iOS | Android | Mac | Windows (32 bits) | Windows (64 bits) (gratuito, assinaturas disponíveis)

Qual é melhor? Trello ou Asana?

Antes de compartilharmos nossa recomendação, vamos dar uma olhada rápida nos recursos de ambos:

Embora organizações diferentes tenham necessidades diferentes, a versatilidade da Asana a torna uma ótima opção para quase todos. A capacidade de rastrear tarefas em uma exibição de lista de tarefas tradicional ou em um quadro Kanban oferece um nível de versatilidade que o Trello não possui.

Claro, essa versatilidade vem com uma curva de aprendizado mais acentuada. A interface do Asana é, necessariamente, mais complexa que o Trello. Se você não tem experiência com o aplicativo, encontrar o que procura pode demorar mais.

O Trello, no entanto, é ótimo quando tudo o que você precisa é de um repositório central para tarefas e um sistema para se comunicar sobre elas. É fácil de aprender e usar, e muitas pessoas já têm pelo menos uma familiaridade passageira com ele. Também é fantástico como uma ferramenta de gerenciamento de vida pessoal. Na verdade, você pode usar o Trello para praticamente qualquer coisa.

Trello x Asana: a escolha é sua

No final das contas, tanto o Trello quanto o Asana são ferramentas fantásticas. O que você usa para sua organização provavelmente se resume aos detalhes. O formato de lista de tarefas e quadro Kanban da Asana é atraente para você? Ou você quer manter as coisas simples? Quer gerir uma grande equipa sem pagar mensalidade? Seus usuários são aprendizes rápidos? Ou eles se beneficiarão de uma ferramenta com uma curva de aprendizado mais fácil?

Você precisará considerar todas essas questões ao decidir sobre Trello ou Asana. Mas duas coisas devem deixar sua mente tranquila se você estiver tendo problemas para tomar essa decisão. Em primeiro lugar, ambos são ótimos aplicativos e ajudarão você a gerenciar sua equipe. Se você não estiver usando um software de gerenciamento de projetos no momento, qualquer aplicativo fará uma grande diferença.

E segundo, você pode usar o Trello e o Asana juntos. Eles se integram para que você possa transferir dados entre os dois, sincronizar suas tarefas e cartões e usar ambos. Ou use Migrator.xyz para mover dados de um para outro quando quiser alternar. Você não está preso para sempre.

Tente um ou ambos!

Como os dois aplicativos são gratuitos, você não terá nenhum custo para experimentar os dois. Você pode começar com o Trello e ver se é suficiente para suas necessidades. Se achar que é muito simples, você pode facilmente mudar para o Asana com as ferramentas de migração mencionadas anteriormente. Ao fazer isso, você terá uma experiência em primeira mão do que os dois aplicativos de gerenciamento de projetos gostam de usar.

E quando você conhece as diferenças entre o Trello e o Asana, pode tomar uma decisão final e se comprometer com uma assinatura. Portanto, escolha um, experimente e comece a gerenciar projetos com mais eficiência.