As 7 melhores práticas para documentação digital eficaz em um local de trabalho remoto

À medida que você adota o ambiente de trabalho virtual e os processos digitalizados de hoje, é importante considerar a melhor forma de gerenciar a documentação do seu local de trabalho. Uma estratégia eficaz de documentação digital é crucial para manter uma força de trabalho coesa. Isso se torna mais relevante quando você tem equipes dispersas geograficamente, como costuma acontecer com forças de trabalho remotas.

Seu pessoal não pode mais depender de arquivos e documentação em papel para acessar e acompanhar as informações do local de trabalho. Este artigo abordará as melhores práticas e ferramentas para documentação digital eficaz em seu local de trabalho remoto.

1. Escreva de forma concisa

Os leitores valorizam a escrita concisa, ainda mais em um local de trabalho remoto, onde as pessoas não podem simplesmente aparecer para pedir esclarecimentos. Isso significa que é vital organizar adequadamente seus pensamentos e ser o mais claro possível em sua documentação. Ao escrever documentos no local de trabalho, evite frases redundantes, frases longas e jargões desnecessários.

Use listas com marcadores para destacar informações importantes e separar grandes blocos de texto em parágrafos. Isso é especialmente útil quando você deseja comunicar grandes quantidades de informações, pois divide o texto em pedaços digeríveis e facilita a leitura. Além disso, você também deseja usar palavras que todos em seu local de trabalho entenderão, independentemente do conhecimento técnico. Por fim, sempre edite seu trabalho para melhorar sua redação antes de enviá-lo; um par extra de olhos também pode ajudar a detectar quaisquer erros.

2. Armazene documentos digitais em um local centralizado

O fácil acesso aos documentos do local de trabalho é fundamental para uma força de trabalho remota. Ninguém quer perder tempo pesquisando mensagens do Slack ou e-mails antigos para encontrar informações vitais. Você pode configurar um wiki interno ou usar um software de base de conhecimento para superar esse desafio. Um wiki interno fornece um repositório centralizado e pesquisável para toda a documentação do seu local de trabalho, incluindo políticas da empresa, notas de reunião, tutoriais de instruções e documentos de integração, para citar alguns.

As ferramentas wiki internas, como o Tettra , permitem criar, editar e armazenar documentos em um só lugar e compartilhá-los com sua equipe com apenas alguns cliques. Como alternativa, se sua organização interage constantemente com os clientes – e você gostaria de manter a documentação interna e externa no mesmo local – uma ferramenta de base de conhecimento como o Document360 pode ser uma solução melhor. Uma base de conhecimento é essencialmente uma biblioteca on-line de documentos internos e recursos de suporte ao cliente, como perguntas frequentes, manuais do usuário e informações sobre produtos.

3. Aplicar políticas de controle de acesso

Embora seja essencial ter um repositório central de documentos do local de trabalho, você também deseja gerenciar quem pode acessar e fazer alterações nos documentos. Você pode ter documentos específicos que são relevantes apenas para determinados departamentos ou arquivos confidenciais que devem ser acessados ​​apenas pelos administradores. Isso ajuda a manter a segurança do documento e evitar alterações acidentais ou não autorizadas. Portanto, ao escolher sua ferramenta de documentação do local de trabalho, selecione uma que ofereça suporte a esse recurso e personalize as configurações de controle de acesso para atender às suas necessidades organizacionais.

Por exemplo, o Document360 fornece várias contas que permitem que você decida o nível de acesso de cada usuário à sua documentação. Tettra também inclui um sistema de permissões que permite controlar quem pode editar, visualizar ou publicar documentos específicos.

4. Observe as melhores práticas de segurança online

Aplicar políticas de controle de acesso ajuda, mas não é suficiente para proteger os documentos do seu local de trabalho contra ameaças à segurança. À medida que mais e mais empresas se movem on-line, o cibercrime está aumentando, então você precisa tomar precauções extras para garantir que sua documentação digital esteja protegida contra hackers.

Para criar uma estratégia eficaz de documentação digital com segurança em mente, você deseja evitar erros comuns de segurança no trabalho remoto, como usar dispositivos pessoais para tarefas de trabalho, compartilhar senhas e negligenciar a instalação de atualizações de segurança. Além disso, além de criar senhas fortes, você deseja alterá-las regularmente para reduzir o risco de ser hackeado. Além disso, você também pode criptografar seus documentos no local de trabalho para adicionar uma camada extra de proteção. E, por último, não se esqueça de usar uma VPN para manter seus dados seguros e protegidos, especialmente ao trabalhar em Wi-Fi público.

5. Mantenha cópias de segurança

Apesar de seus melhores esforços, sempre há uma chance de que os documentos do seu local de trabalho sejam perdidos ou corrompidos. Embora o uso de ferramentas de base de conhecimento como sua solução de armazenamento principal ajude a reduzir o risco de perda de dados, você ainda deseja manter backups caso algo dê errado. Isso porque essas soluções também podem apresentar problemas técnicos fora do seu controle, o que, no mínimo, significa que você não terá acesso aos seus documentos durante esse período.

Para garantir a segurança, você pode considerar soluções auxiliares de backup, como o Google Drive e dispositivos de armazenamento local. Obviamente, você não deseja manter o controle de várias cópias do mesmo documento; portanto, estabeleça uma estratégia de backup clara antes de usar qualquer ferramenta de documentação do local de trabalho. Dessa forma, você pode ter certeza de que seus documentos estarão sempre disponíveis quando você precisar deles.

6. Digitalize seus documentos em papel

Se você ainda depende de documentação em papel, agora é a hora de mudar para cópias digitais ou, pelo menos, criar cópias digitais. Isso não apenas facilita o gerenciamento de grandes volumes de arquivos, mas também melhora a acessibilidade, a colaboração e a segurança.

Você pode usar um scanner para digitalizar seus documentos em papel. Depois de ter cópias digitais de seus documentos, você pode enviá-los para a ferramenta de documentação de sua escolha no local de trabalho para facilitar o acesso e a colaboração.

7. Use indexação clara para identificação rápida

Se você tiver muitos documentos, pode ser um desafio acompanhá-los. É por isso que é essencial usar um sistema de indexação claro para os documentos do seu local de trabalho. Dessa forma, você pode encontrar facilmente os arquivos de que precisa, quando precisar deles. Existem algumas maneiras diferentes de indexar seus documentos; por exemplo, você pode começar categorizando-os por tipo, data ou projeto. Isso facilitará a localização de documentos específicos quando você precisar deles.

Outra opção é usar palavras-chave para indexar os documentos do seu local de trabalho. Isso pode ser especialmente útil se você tiver muitos arquivos e precisar pesquisá-los rapidamente. Seja qual for o sistema de indexação que você usar, certifique-se de que seja consistente e fácil de entender.

Suas equipes remotas precisam de uma estratégia de documentação inteligente

A documentação do local de trabalho remoto é essencial para o bom funcionamento da sua organização. Ao criar uma estratégia eficaz de documentação digital, você pode garantir que suas equipes possam acessar rapidamente as informações de que precisam e permanecer produtivas.