Imposto sobre vendas para comércio eletrônico: o que as pequenas empresas precisam saber

• O caso da Suprema Corte dos Estados Unidos, South Dakota v. Wayfair, estabeleceu que os varejistas de comércio eletrônico podem ser obrigados a coletar e remeter impostos sobre vendas.
• Cada estado tem suas próprias regras para determinar quais empresas são obrigadas a cobrar imposto sobre vendas. Geralmente, você não precisa cobrar imposto sobre vendas se fizer vendas mínimas e não estiver presente no estado.
• As empresas de comércio eletrônico devem considerar as tecnologias e consultar especialistas ao determinar as taxas de imposto sobre vendas para evitar multas e taxas por impostos não pagos.
• Este artigo é para proprietários de empresas de comércio eletrônico que desejam manter-se informados sobre suas obrigações fiscais sobre vendas.

Manter-se atualizado sobre as mudanças nas leis de impostos sobre vendas pode ser um desafio até mesmo para os empresários mais experientes e proprietários de pequenas empresas. Acrescente mudanças na legislação e você terá uma miríade de regulamentos para resolver. Compreender as leis de impostos sobre vendas é especialmente complexo se você estiver no comércio eletrônico e conduzir negócios com clientes de vários estados.

Explicaremos o que os proprietários de empresas de comércio eletrônico precisam saber sobre os regulamentos de impostos sobre vendas interestaduais, o que você pode fazer para se manter atualizado sobre essas mudanças e os erros comuns a serem evitados.

Você sabia?: Além dos regulamentos complexos de impostos sobre vendas, os desafios do comércio eletrônico para os proprietários de empresas também incluem garantir práticas adequadas de segurança cibernética, manter preços competitivos e questões de atendimento de pedidos.

Você tem que recolher e remeter o imposto sobre vendas em vendas de comércio eletrônico?

Se você fizer uma quantidade substancial de negócios em qualquer estado ou atender a outras qualificações, deverá avaliar o imposto sobre vendas, recolhê-lo e remetê-lo às autoridades fiscais competentes dentro do prazo prescrito. Exceto para itens de atacado, matérias-primas e vendas feitas para organizações sem fins lucrativos, as empresas de varejo dos EUA podem ser obrigadas a recolher impostos sobre as mercadorias que vendem.

Como proprietário de uma pequena empresa que vende online, você deve monitorar as leis de negócios online em constante evolução para cada estado onde você faz negócios.

O que é um nexo de imposto sobre vendas e como isso afeta as empresas de comércio eletrônico?

Um nexo de imposto sobre vendas determina a relação entre sua empresa e o estado ou jurisdição tributária. Para lojas físicas, isso geralmente é fácil. A presença física da loja estabelece a relação entre a jurisdição tributária e o negócio.

No entanto, em 2018, uma decisão da Suprema Corte em Dakota do Sul v. Wayfair Inc. mudou a forma como as empresas de comércio eletrônico coletam e remetem impostos sobre vendas. Os estados agora podem forçar os vendedores de fora do estado a cobrar impostos sobre vendas, mesmo que os vendedores não tenham presença física no estado.

Aqui está o que você precisa saber sobre o nexo de imposto sobre vendas.

1. Os regulamentos do nexo de imposto sobre vendas diferem de estado para estado.

A quantidade de vendas ou o número de transações que um vendedor pode ter antes de começar a recolher impostos varia de acordo com o estado. Por exemplo, em Dakota do Sul, o estado pode exigir que qualquer empresa que forneça mais de US$ 100.000 em bens ou serviços ou totalize 200 transações anualmente colete e pague impostos sobre vendas. Outros estados têm suas próprias regras estabelecidas sobre a coleta e remessa de impostos sobre vendas.

2. As empresas que vendem para vários estados devem entender os regulamentos estaduais.

Para empresas com mercadorias teoricamente disponíveis para todos os clientes em todos os 50 estados, determinar quanto imposto sobre vendas cobrar – se houver – e como remetê-lo à autoridade tributária adequada pode ser assustador.

Se sua pequena empresa envia três produtos de $ 15 para um cliente em todo o país, você provavelmente não precisa se preocupar muito com essas leis de impostos sobre vendas. É duvidoso que algum estado crie uma lei em que pequenas vendas ocasionais resultem no pagamento de um imposto sobre vendas.

No entanto, as empresas que vendem quantidades mais significativas devem observar os regulamentos comerciais locais e estaduais.

3. Vários fatores entram em determinar o nexo de imposto sobre vendas.

O nexo do imposto sobre vendas muda de estado para estado. Como é determinado pode depender de vários fatores, incluindo:

• Funcionários
• Quartel general
• Onde o estoque é armazenado
• Quantidade de produto vendido para ou em um determinado estado

As leis sobre impostos sobre vendas de comércio eletrônico estão sendo atualizadas continuamente, portanto, você deve pesquisar os requisitos no site de cada estado para garantir a conformidade.

Como você se ajusta às novas leis de impostos sobre vendas para e-commerce?

Manter-se atualizado sobre as leis fiscais de vendas de comércio eletrônico em constante mudança não é tarefa fácil. Ao preparar sua empresa para determinar a elegibilidade, quanto imposto sobre vendas cobrar (se houver) e como será cobrado, rastreado e pago, você precisará configurar novos sistemas e processos que ajudem a garantir que você cumpra suas responsabilidades.

“Juntamente com as mudanças óbvias que precisarão ser implementadas do ponto de vista contábil, uma grande parte do impacto dessa decisão será tecnológica”, disse Christian Gainsbrugh, fundador da LearningCart. “Muitas pessoas consideram os cálculos de impostos sobre vendas como garantidos, mas gerenciar e calcular essas taxas nos bastidores não é pouca coisa.”

Aqui estão alguns conselhos para ficar por dentro das leis de impostos sobre vendas para e-commerce.

1. Configure um sistema para rastrear as leis de impostos sobre vendas de comércio eletrônico.

Grandes varejistas on-line têm uma vantagem sobre vendedores menores nesse cenário. Por exemplo, empresas como a Amazon podem investir dinheiro e funcionários em questões de leis de impostos sobre vendas para se ajustar rapidamente às mudanças nos regulamentos e questões de conformidade.

É mais desafiador para as pequenas empresas acompanhar as complexidades. “Embora alguns estados como Maryland tenham uma taxa padrão de imposto sobre vendas, alguns como Dakota do Sul baseiam-no na cidade, e outros estados como Washington calculam o imposto sobre vendas com base no condado em que o comprador está”, explicou Gainsbrugh. “Com a maneira como as linhas do condado são traçadas, você literalmente pode ter um cliente em um lado da rua com uma taxa de imposto e outro do outro lado da rua com uma taxa de imposto completamente diferente.”

Embora as leis de impostos sobre vendas possam ser complexas, varejistas on-line menores com menos recursos podem recorrer à tecnologia para obter ajuda. Especificamente, um software para ajudar a gerenciar a complexidade de diferentes leis de impostos sobre vendas é crucial. Os melhores sistemas de ponto de venda (POS) se integram ao software de contabilidade da sua empresa e podem processar várias leis estaduais de impostos sobre vendas.

Você sabia?: Shopify, Square, Clover, PayPal e Vend oferecem soluções de impostos sobre vendas, além de seus serviços de PDV. Leia nossa análise aprofundada do Shopify, revisão do Square e revisão do Clover para saber mais.

2. Monitore as taxas de impostos sobre vendas em todos os estados.

Muitos estados seguem as diretrizes monetárias de $ 100.000 em vendas anuais, delineadas no caso da Suprema Corte para Dakota do Sul. Outros estados não promulgaram os padrões exatos de Dakota do Sul, mas você pode usar esses números para se preparar se um estado em que você faz negócios ainda não estabeleceu leis. Se você exceder esse limite hipotético, deverá monitorar de perto as leis de imposto sobre vendas naquele estado para permanecer em conformidade.

Por exemplo, se você vender mais de $ 100.000 em mercadorias ou tiver mais de 200 transações anualmente em um estado que não ajustou suas leis desde a decisão de Dakota do Sul v. Wayfair, você deve verificar as leis tributárias desse estado com frequência para mudanças e siga a legislação. Se você coletar o imposto sobre vendas dos clientes, devolva o imposto ao estado. Não fazer isso pode resultar na violação das diretrizes legais.

Conclusão importante: manter-se informado sobre as taxas de impostos sobre vendas e outras mudanças fiscais para pequenas empresas ajuda você a manter o controle de suas finanças, maximizar todos os benefícios fiscais e administrar um negócio lucrativo.

Dicas para gerenciar o imposto sobre vendas no comércio eletrônico

O gerenciamento de impostos sobre vendas de comércio eletrônico exige esforço, cooperação e assistência. Essas dicas podem ajudar os varejistas de comércio eletrônico a rastrear adequadamente as leis estaduais e coletar e remeter o imposto sobre vendas de comércio eletrônico às autoridades fiscais apropriadas.

1. Acompanhe cada centavo – literalmente.

Uma das melhores coisas que você pode fazer para cumprir suas obrigações fiscais sobre vendas é manter registros meticulosos, disse Luca CM Melchionna, membro gerente da Melchionna PLLC. As melhores soluções de software de contabilidade ajudam você a rastrear faturas e vendas para que você saiba exatamente de onde vêm suas vendas.

“Certifique-se de trabalhar com um advogado e um CPA com experiência nesta área”, aconselhou Melchionna. “Em muitos estados, as obrigações de declaração de impostos sobre vendas são recorrentes. É importante que o pequeno lojista mantenha a documentação impecável no momento de cada venda.”

2. Acompanhe os prazos de pagamento de cada estado.

Quando você deve remeter o imposto sobre vendas que você coleta nas vendas de comércio eletrônico varia de acordo com o estado. Crie um calendário ou marque um calendário existente com a data de vencimento de cada estado para garantir que os pagamentos sejam enviados às autoridades competentes no prazo.

“Quando você se registra em um estado, deve receber uma frequência de apresentação (mensal, trimestral, anual ou outra)”, disse Scott Peterson, vice-presidente de política tributária dos EUA e relações governamentais da Avalara. “Cada uma dessas frequências vem com suas próprias datas de vencimento. Embora a data de vencimento possa ser oficialmente o mesmo dia do mês em cada período de relatório, ela pode variar devido a feriados, fins de semana e outros fatores. Portanto, é crucial verificar as datas exatas, em vez de apenas assumir que você sabe quando são.”

3. Saiba como reter o imposto sobre vendas.

Cada estado tem seus próprios requisitos que regem como arquivar e remeter o imposto sobre vendas de comércio eletrônico. Alguns podem aceitar um cheque e alguns estados exigem que você pague online. Tenha um entendimento claro de suas obrigações, para não ter surpresas na hora do depósito.

4. Solicitar licenças de imposto sobre vendas, conforme necessário.

Se você estiver perto de atingir os limites mínimos de vendas em um estado, deverá solicitar uma autorização de imposto sobre vendas antes de atingir esse limite. Você deve estar registrado com uma permissão de imposto sobre vendas antes de poder cobrar o imposto sobre vendas dos clientes. É muito trabalhoso obter autorizações em vários estados, mas é imperativo manter-se informado sobre as regras do imposto sobre vendas e segui-las em cada estado onde você faz negócios.

5. Entenda as penalidades por erros e atrasos.

Conhecer as penalidades por pagamentos atrasados ​​ou incorretos para cada estado é tão crucial quanto conhecer a lei. O não cumprimento da lei, mesmo acidentalmente, pode causar problemas contínuos para o seu negócio, incluindo ações legais.

6. Consulte um especialista.

Se você não tiver certeza de suas responsabilidades fiscais em um determinado estado, entre em contato com um profissional tributário, CPA ou advogado. A visão deles pode ajudá-lo a tomar as melhores decisões para o seu negócio de comércio eletrônico e garantir que você esteja coletando e pagando o imposto sobre vendas corretamente. Além disso, eles podem aconselhá-lo sobre como aproveitar as deduções fiscais para as quais você é elegível.

Erros de conformidade a evitar

“Todos nós cometemos erros”, disse Peterson. “Quando você é uma pequena empresa declarando impostos sobre vendas, é fácil fazê-lo. Afinal, é bem provável que você não seja um especialista em impostos sobre vendas.”

Peterson compartilhou três erros comuns que as pequenas empresas cometem em relação à cobrança de impostos sobre vendas.

1. Deixar de acompanhar as diferentes regras de impostos sobre vendas para diferentes estados

Como mencionado anteriormente, cada estado tem suas próprias regras e procedimentos. Você pode estar lidando com várias datas de vencimento, frequências de arquivamento, formatos, multas por atraso e outras variáveis, e é fácil misturá-los.

Os estados continuam a mudar as regras por motivos políticos e devido à pressão dos constituintes. Por exemplo, em 2022, a Louisiana parou de cobrar imposto sobre vendas de fraldas. Também em 2022, a Flórida reduziu o imposto sobre vendas e uso de residências móveis de 6% para 3%.

“Certificar-se de que você está fazendo certo para cada estado também significa garantir que você esteja atualizado sobre os requisitos mais recentes, que podem mudar e mudam”, acrescentou Peterson.

2. Relatando números de imposto sobre vendas incorretos

Muitos estados exigem que você divida as cobranças com base na jurisdição local, o que adiciona outra camada de complexidade. Peterson observou que é preciso um cálculo cuidadoso e verificação para garantir que você obtenha seus números corretos.

Você também deve garantir que calcula corretamente o valor da venda sujeita ao imposto sobre vendas. Por exemplo, alguns estados tributam itens alimentares, enquanto outros não.

3. Não declarar porque não recolheu nenhum imposto

Não assuma que, se você não coletou impostos, não precisa registrar esse período de relatório. A maioria dos estados exige que você registre todos os períodos de relatório, mesmo que não tenha coletado nada. O desrespeito a esse requisito pode resultar em multas por atraso ou não arquivamento.

Você sabia?: Os 10 melhores estados para impostos sobre pequenas empresas incluem Wyoming, Dakota do Sul e Alasca, enquanto alguns dos piores incluem Nova Jersey, Nova York e Califórnia.

O que vem a seguir para o imposto sobre vendas para e-commerce?

Desde a decisão de South Dakota v. Wayfair em 2018, os estados implementaram muitas mudanças nos regulamentos de impostos sobre vendas de comércio eletrônico. É provável que as mudanças continuem, por isso é essencial que sua empresa se mantenha atualizada.

Embora possa parecer quase impossível para um pequeno empresário manter-se atualizado sobre as mudanças nos impostos sobre vendas em 50 estados, ao gerenciar adequadamente as responsabilidades fiscais sobre vendas e manter-se informado, você pode ter sucesso.

Mantendo-se organizado, conduzindo pesquisas contínuas sobre mudanças nas leis estaduais, comprando programas de software, se necessário, e registrando-se para obter licenças de impostos sobre vendas em cada estado, quando necessário, você pode garantir que sua empresa esteja em conformidade com os códigos tributários em constante mudança. Saber que você está lidando com o imposto sobre vendas corretamente pode lhe dar tranquilidade, para que você possa se concentrar no gerenciamento e no crescimento de seus negócios.

Sally Herigstad e Stella Morrison contribuíram com a reportagem e redação deste artigo. Algumas entrevistas com fontes foram realizadas para uma versão anterior deste artigo.