Reconstruindo seu negócio após um desastre natural

• Desastres naturais podem estar fora de seu controle, mas você pode planejar com antecedência e estar preparado para responder e se recuperar deles.
• O que você faz com antecedência pode ser mais importante do que o que você faz depois que o desastre acontece.
• Saiba para quem ligar e quais recursos e programas estão disponíveis para auxiliar sua empresa.
• Este artigo é para empresários interessados ​​em aprender como lidar com um desastre natural.

Nos últimos anos, houve incêndios na Califórnia, terremotos no México e furacões devastadores em Porto Rico, no Caribe e nos Estados Unidos. Todos esses desastres naturais podem afetar significativamente as pessoas e as comunidades. Garantir que você e seus entes queridos estejam seguros após uma crise como essa é a prioridade número 1, mas para os proprietários de empresas, garantir que você possa reconstruir e retomar as operações após um desastre natural é o próximo da fila. Felizmente, existem ações específicas que você pode tomar para preparar sua empresa para o melhor resultado possível.

Como reconstruir seu negócio após um desastre natural

As catástrofes meteorológicas e climáticas podem ser avassaladoras, mas você provavelmente achará essas crises mais fáceis de lidar se tiver um plano de jogo sólido em vigor. Especialistas do setor ofereceram as seguintes dicas para reconstruir seu negócio após um desastre natural.

1. Comunique-se com funcionários, clientes e partes interessadas.

David Rusenko, ex-CEO da Weebly, disse que a comunicação inicial e o compartilhamento de informações sobre o que aconteceu com sua empresa e sua infraestrutura são essenciais.

“É difícil descobrir onde priorizar quando sua empresa é atingida por um desastre natural”, disse Rusenko. “Enquanto você se organiza e elabora um plano, é fundamental se comunicar da forma mais rápida e transparente possível com seus clientes existentes e novos clientes que estão procurando por você online.”

Uma de suas primeiras etapas, ele sugeriu, deveria ser atualizar a página inicial ou o blog do seu site para que os clientes saibam como você foi afetado pelo evento. A paciência, a empatia e o suporte dos clientes só ficarão mais fortes quando eles perceberem que uma de suas pequenas empresas favoritas foi afetada pelo desastre natural.

Thomas Phelps, vice-presidente de estratégia corporativa e diretor de informações da Laserfiche, acrescentou que é vital usar o site da sua empresa, canais de mídia social e ferramentas de marketing de mensagem de texto para alcançar seus funcionários, clientes, parceiros e fornecedores. Nem todo mundo interage com sua empresa da mesma maneira, portanto, você deve garantir que está fornecendo informações por meio de vários fóruns.

Também é crucial entrar em contato com os membros de sua equipe para garantir que eles não corram nenhum perigo imediato após o desastre. Embora seja compreensível que qualquer dano à sede de sua empresa seja o mais importante, o estado de sua equipe é igualmente importante.

2. Contacte a sua seguradora.

Depois de confirmar que seus funcionários estão seguros e contabilizados após um desastre, examine os danos ao local de sua empresa, sugeriu Phelps. Entre em contato com sua companhia de seguros para registrar uma reclamação. A seguradora provavelmente pedirá que você tire fotos dos danos e poderá enviar um perito para avaliar a propriedade.

Muito antes de você acabar nessa situação, no entanto, você deve fazer exames ocasionais para garantir que você tenha seguro adequado e cobertura legal para grandes desastres e suas possíveis consequências. Por exemplo, arrombamentos de escritórios e vandalismo podem ocorrer durante um desastre natural. Se alguém roubar equipamentos de informática ou documentos em papel contendo informações pessoalmente identificáveis ​​e as informações não foram criptografadas, você pode ter uma exigência legal de notificar os clientes, disse Phelps. Para estar seguro, sempre criptografe os dados de seus clientes, digitalize documentos em papel e armazene todos os dados críticos em um sistema seguro de gerenciamento de documentos baseado em nuvem. [Confira nosso guia para pequenas empresas sobre criptografia de computador e guia de computação em nuvem .]

Você sabia?: Desastres naturais (ou outros) são um dos muitos riscos de seguro para os quais sua empresa deve estar preparada. Os riscos específicos que sua empresa pode enfrentar variam dependendo de seu setor, localização e tecnologia que você usa, por isso é importante avaliar cuidadosamente os possíveis cenários relevantes para sua organização ao escolher um seguro para pequenas empresas.

3. Verifique seus dados de backup.

Phelps disse que, caso o pior aconteça, você já deve ter feito backup e armazenado com segurança seus dados mais críticos: sua licença comercial, os principais contratos e documentos legais, declarações fiscais e financeiras e outros documentos críticos de negócios e clientes. Após um desastre, certifique-se de que seus registros vitais ainda estejam acessíveis com segurança nos dispositivos que você está usando.

Garantir que seus dados mais importantes estejam seguros e protegidos é uma parte essencial de um plano de continuidade de negócios, que deve prepará-lo para cenários de desastres significativos, como perda ou indisponibilidade de sistemas de TI, pessoas-chave ou instalação de terceiros. Certifique-se de que o pessoal apropriado tenha acesso ao seu plano de continuidade de negócios em dispositivos móveis protegidos imediatamente após um desastre, disse Phelps.

4. Seja flexível e compassivo com os funcionários.

Embora você queira voltar às operações normais o mais rápido possível, reconheça que seus funcionários podem estar divididos entre retornar ao trabalho e lidar com suas situações pessoais, dependendo de como foram afetados pelo desastre em casa. Fornecer flexibilidade no local de trabalho compensa nos bons e maus momentos, por isso é sensato permitir que os funcionários retornem ao escritório em seu próprio ritmo ou talvez trabalhem em casa, se possível. Os membros da equipe apreciarão sua compaixão e compreensão.

5. Use sua presença online para ajudar sua empresa e a comunidade.

Depois de um desastre natural, as pessoas tendem a estender a mão e oferecer sua ajuda, mas nem todas essas pessoas podem estar no local e fornecer assistência prática.

“Ofereça [aos clientes] uma maneira de apoiar sua loja e sua comunidade com uma doação ou compra”, disse Rusenko. “As pessoas estão sempre procurando maneiras de ajudar nos esforços de recuperação, e apoiar uma pequena empresa local é uma ótima maneira de apoiar uma comunidade em recuperação.”

Para conseguir isso, ele disse, certifique-se de que sua loja online esteja atualizada com os produtos atuais. Isso não apenas permitirá que você continue a fazer vendas, mas também é uma ótima maneira de divulgar os esforços de recuperação pessoalmente e em sua comunidade. Talvez você possa até prometer colocar uma parte dos lucros em um fundo para reconstruir o bairro de sua empresa. [Descubra como se envolver em sua comunidade SMB local .]

6. Planeje com antecedência.

Uma das melhores maneiras de se recuperar de um desastre natural (ou outro) é ter planejado isso. Além de desenvolver um plano de continuidade de negócios, existem algumas etapas essenciais que você deve seguir antes que algo dê errado, pois elas podem ajudá-lo a se recuperar e reconstruir mais rapidamente no rescaldo.

Por exemplo, uma parte fundamental do seu plano de continuidade de negócios deve ser um plano de recuperação de desastres. Embora um plano de recuperação de negócios seja geralmente mais amplo e preocupado em manter um negócio operacional após um desastre de qualquer tipo, um plano de recuperação de desastres trata de retomar as operações normais o mais rápido possível. Um plano de recuperação de desastres também é adaptado ao desastre específico ao qual se destina; por exemplo, a recuperação de um ataque cibernético requer uma abordagem muito diferente da recuperação de um terremoto. Esses planos devem incluir itens como procedimentos para lidar com danos à propriedade, restaurar a infraestrutura de TI e recuperar quaisquer dados perdidos e medidas de segurança no local de trabalho a serem tomadas em caso de desastre que represente perigo iminente para os funcionários no local.

Outra parte importante do planejamento antecipado é fazer conexões em sua comunidade local. As pequenas empresas devem cultivar parcerias em seus bairros locais, inclusive com outras empresas, governos locais e organizações sem fins lucrativos. Estabelecer esses relacionamentos com antecedência ajudará você a saber a quem recorrer quando as coisas derem errado.

Conclusão importante: siga nosso esboço para criar um plano de recuperação de desastres que fará com que sua empresa volte a funcionar sem problemas da forma mais rápida e eficiente possível.

7. Avalie seus fornecedores.

Outra maneira de planejar com antecedência é olhar para os fornecedores nos quais você confia. Mesmo que você tenha ótimos planos de continuidade de negócios e recuperação de desastres, você tem alguma ideia do que seus fornecedores críticos estão planejando fazer em tempos de crise? Você deve fazer essas perguntas difíceis antes que a tempestade (literal ou figurativa) chegue, não depois. Certifique-se de discutir minuciosamente as obrigações contratuais em caso de emergência com os fornecedores e considere adicionar uma cláusula aos seus contratos descrevendo os procedimentos de emergência. Se um de seus fornecedores terceirizados não estiver preparado, você pode trabalhar com essa empresa para melhorar sua prontidão ou procurar um fornecedor melhor para trabalhar.

8. Saiba para quem ligar.

Conforme observado acima, ligar para a agência de seguros de sua empresa deve ser uma de suas primeiras ações após a ocorrência de um desastre natural. Mas a FEMA (Federal Emergency Management Agency) e a SBA (US Small Business Administration) também merecem uma ligação. Você pode entrar em contato diretamente com qualquer organização para obter ajuda após um desastre natural. Além disso, confira seus canais no YouTube para vídeos informativos que explicam os recursos e programas de suporte disponíveis.

Você sabia? A SBA oferece empréstimos de assistência a desastres especificamente projetados para ajudar pequenas empresas a se recuperarem de um desastre. Os empréstimos da SBA geralmente são mais fáceis de obter do que os empréstimos regulares e têm taxas de juros mais baixas e prazos mais longos. Para saber mais, consulte nosso guia para obter um empréstimo da SBA.

9. Avalie seu modelo de negócios.

Após um desastre natural, você pode querer dar uma olhada em suas operações para ver se há maneiras de expandir ou mudar sua estratégia de negócios para aumentar as vendas daqui para frente, disse Rusenko.

“É um bom momento para avaliar se você está explorando todos os canais possíveis com sua empresa – online, offline, leads inbound, marketing por e-mail, marketing social, etc.”, disse ele. “Dar um passo para trás e fazer pequenas mudanças pode ajudar a atingir seus objetivos e se recuperar de uma possível queda nas vendas.”

A preparação para desastres é fundamental

Os desastres naturais podem ser devastadores para o seu negócio, mas existem etapas que você pode seguir para minimizar o impacto e acelerar o processo de retomada das operações normais. As partes mais importantes da reconstrução do seu negócio após um desastre devem acontecer muito antes do desastre acontecer. Garantir que você tenha um plano de continuidade de negócios e um plano de recuperação de desastres, seguro que cubra toda a gama de desastres que podem afetar seus negócios, fornecedores bem preparados para um desastre e que seus dados mais importantes sejam armazenados com segurança, com backup e acessíveis devem ser suas principais prioridades.

Promover proativamente relacionamentos significativos com outras empresas e membros de sua comunidade é crucial, pois cria uma rede de apoio mútuo em tempos de crise. Quando essa crise ocorrer, você desejará se comunicar com todas as partes relevantes o mais rápido possível e seguir os procedimentos estabelecidos com antecedência. Embora os desastres geralmente estejam fora de nosso controle, a forma como nos preparamos e nos comportamos depois que o impensável ocorre pode nos ajudar a reter o máximo de poder e agência possível diante do caos.

Jocelyn Pollock contribuiu com a redação e reportagem deste artigo. Entrevistas com fontes foram realizadas para uma versão anterior deste artigo.