Guia de Credenciamento PEO

• Existem três grandes agências de credenciamento na indústria de PEO: a ESAC, o IRS e o Instituto de Certificação.
• PEOs que obtêm credenciamento da ESAC estão entre os 5% melhores PEOs do setor.
• O credenciamento dessas três agências garante finanças sólidas, bons programas de gerenciamento de riscos e práticas éticas de RH para garantir que sua empresa seja parceira da empresa certa.
• Este artigo é para proprietários de pequenas empresas que estão pensando em trabalhar com uma PEO e desejam saber por que o credenciamento é vital na indústria de PEO.

Mais importante, a natureza do trabalho PEO é altamente sensível. Você está confiando em uma empresa terceirizada para coletar e armazenar dados de clientes, processar com precisão a folha de pagamento a cada período de pagamento e desenvolver uma política de RH que pode ditar a cultura de sua empresa. Embora decidir trabalhar com um PEO possa ser simples, encontrar o caminho certo requer tempo e atenção.

Ao procurar o melhor provedor de PEO, você deve considerar vários fatores. Definir os requisitos do seu negócio é o primeiro passo, seguido pelo trabalho com alguns PEOs diferentes para entender quais serviços atendem melhor às necessidades do seu negócio.

Um fator importante é a acreditação. Embora existam muitos PEOs nos Estados Unidos, apenas alguns são credenciados pelas principais agências de credenciamento de PEO. Essas agências revisam rigorosamente as PEOs e seus serviços anualmente para garantir que os serviços estejam à altura.

A Employer Services Assurance Corporation (ESAC) é uma dessas agências. É uma organização que consiste nos principais advogados de PEO e CPAs comprometidos em estabelecer integridade e confiança na indústria de PEO. Outras agências de credenciamento para PEO incluem o IRS, o Instituto de Certificação e a Associação Nacional de Organizações Profissionais de Empregadores (NAPEO). Enquanto o NAPEO é um grupo de interesse especial que representa a indústria de PEO, também confirma com os PEOs que eles auditaram as demonstrações financeiras revisadas por um CPA independente.

Você sabia? É comum confundir serviços PEO com serviços ASO, mas há grandes diferenças em como cada um dará suporte ao seu negócio. Saiba mais em nosso guia PEO vs. ASO.

O que é o credenciamento PEO?

As agências de credenciamento revisam rigorosamente as ofertas de PEO para garantir que as empresas estejam fornecendo serviços de padrão exemplar. Existem várias agências diferentes. Embora o credenciamento não seja o princípio e o fim de todos os bons serviços de PEO, é um fator importante, especialmente para as empresas maiores que fornecem serviços de emprego profissional para milhares de empresas em todo o país.

ESAC

O ESAC é o padrão ouro das agências de credenciamento da PEO. Como agência oficial de credenciamento da indústria de PEO, a ESAC tem um conselho de advogados da indústria de PEO, CPAs e diretores independentes. Esses profissionais têm mais de 100 anos de experiência combinada na indústria PEO. Esta agência revisa informações financeiras, práticas comerciais gerais, ofertas de software e padrões regulatórios. As PEOs que obtêm esse nível de credenciamento são empresas certificadas que são financeiramente estáveis ​​e oferecem serviços éticos para pequenas empresas em todo o país.

As empresas com esta acreditação têm uma vantagem competitiva sobre outras PEOs. Aos olhos de um pequeno empresário, trabalhar com uma PEO certificada garante serviços de qualidade, enquanto PEOs não credenciados representam mais riscos. Ele também permite que proprietários de pequenas empresas comprem serviços de PEO de maneira mais econômica. Ao comparar preços, serviços e outras práticas entre PEOs credenciados, os empresários podem garantir que, independentemente da empresa com a qual decidam fazer parceria, eles receberão serviços de qualidade.

IRS

Uma PEO certificada pelo IRS é conhecida como uma organização profissional certificada de empregadores (CPEO). Essas empresas podem trabalhar diretamente com o IRS ao lidar com informações fiscais de pequenas empresas. Lembre-se de que, embora o IRS esteja “credenciando” agências, a designação CPEO reflete um programa geral do IRS para simplificar as práticas de declaração de impostos entre PEOs e pequenas empresas.

Para ser listado como um CPEO, um PEO deve atender “status fiscal, histórico, experiência, localização comercial, relatórios financeiros, fiança e outros requisitos descritos no estatuto e regulamentos”, de acordo com o IRS . Esse processo verifica as finanças da PEO e garante que a empresa esteja qualificada para enviar informações financeiras em nome de pequenas empresas.

Instituto de Certificação

O Instituto de Certificação, como o ESAC, é especializado em revisar as práticas de PEO para garantir uma operação comercial ética e situações financeiras estáveis ​​na indústria de PEO. Também é especializada em revisão de gerenciamento de risco para PEOs, especificamente no que diz respeito à remuneração dos trabalhadores. A certificação desta organização é especialmente relevante para pequenas empresas que precisam de gerenciamento de risco extensivo e ofertas de compensação de trabalhadores, como empresas de construção. Esta organização beneficia tanto as pequenas empresas quanto as PEOs, revisando as práticas de PEO e garantindo que os processos gerais levem às menores perdas possíveis de compensação dos trabalhadores. Dos três organismos de certificação que examinamos, o Instituto de Certificação tem os processos de revisão mais transparentes e abrangentes.

Você sabia? O NAPEO oferece uma ferramenta simples e intuitiva para encontrar PEOs locais e entender seus credenciamentos.

Quais padrões os PEOs credenciados devem atender?

Grande parte da aplicação e processo de revisão geral para esses três órgãos de credenciamento não é oficialmente conhecido. Todas essas organizações examinam os processos de uma visão de alto nível e, como proprietário de uma pequena empresa, esse pode ser o único entendimento necessário para garantir que você receba serviços de qualidade.

Embora essas organizações certifiquem serviços de padrão ouro, elas não são uma defesa rígida contra erros, problemas de atendimento ao cliente ou qualquer outro problema que você possa enfrentar. Em vez disso, uma certificação deve ser vista como uma garantia básica de que você está trabalhando com uma empresa honesta e respeitável.

Padrões ESAC

Embora existam vários fatores para garantir serviços de alta qualidade, o ESAC destaca as práticas regulatórias para garantir que as PEOs operem de maneira segura e ética. A agência, que revisa as PEOs desde 1995, detectou efetivamente problemas de práticas comerciais entre as PEOs antes que causassem a inadimplência. Os padrões da ESAC são tão rigorosos que os estados começaram a confiar à ESAC a revisão e certificação de negócios viáveis ​​com base em regulamentos específicos do estado. Quando uma empresa é revisada e aprovada, ela é considerada em conformidade com os regulamentos estaduais, bem como com os padrões da ESAC. Muitos estados até aceitam a certificação ESAC em vez dos requisitos de licenciamento. A agência também fornece mais de $ 15 milhões em apoio financeiro para PEOs em todo o país, o que é inigualável por qualquer outra agência.

Em termos de requisitos específicos, a ESAC possui mais de 40 melhores práticas do setor e revisa as empresas credenciadas trimestralmente. Esse processo de revisão inclui a análise dos pagamentos do empregador, como impostos federais e estaduais, prêmios de saúde e compensação dos trabalhadores e programas de planos de aposentadoria.

FYI: De todas as PEOs que operam em todo o país, menos de 5% da indústria atinge o padrão de confiabilidade da ESAC.

normas do IRS

O IRS tem uma série de regulamentos que os PEOs devem cumprir para se tornar um CPEO. Nominalmente, as PEOs devem atender a certos requisitos de status tributário, antecedentes e relatórios financeiros para obter esse status. Os PEOs devem se inscrever de forma independente e são revisados ​​pelo IRS para atingir o nível de certificação. Lembre-se de que algumas empresas podem não se qualificar para o status de CPEO com base nos serviços que oferecem.

Instituto de Certificação

O Instituto de Certificação possui uma extensa lista de qualificações e requisitos para PEOs , bem como um processo de inscrição e revisão. O foco desta certificação, no entanto, é a gestão de riscos. Alguns exemplos de requisitos do Instituto de Certificação são um plano de gerenciamento de riscos por escrito, contratos de serviços ao cliente, um manual do funcionário, políticas e procedimentos escritos para programas de compensação de trabalhadores e políticas e procedimentos escritos para práticas de gerenciamento de sinistros. Alguns desses processos também precisam ser revisados ​​e atualizados anualmente de acordo com o Instituto de Certificação.

Requisitos e práticas específicos são descritos no manual de aplicação do Instituto de Certificação, mas o processo de revisão geral envolve uma visão detalhada do programa de gerenciamento de risco geral de uma PEO.

FYI: PEOs podem ajudar a proteger as empresas de responsabilidades comerciais comuns, instilando planos de gerenciamento de risco de alto nível para resolver quaisquer problemas que surjam.

Por que é importante trabalhar com um PEO credenciado?

Existem milhares de PEOs em todo o país, e trabalhar com um credenciado significa que você está fazendo parceria com uma empresa que deseja ter suas práticas de negócios revisadas por terceiros. Se o PEO em que você está interessado obteve o credenciamento da ESAC, ele está entre os 5% melhores de todos os PEOs do país. Se também obteve o credenciamento do IRS e do Instituto de Certificação, está entre um grupo de elite de PEOs.

A natureza do trabalho de PEO é sensível: uma empresa terceirizada lidará com informações importantes dos funcionários, tarefas vitais de RH e programas de remuneração importantes. Você precisa fazer parceria com empresas nas quais pode confiar, e isso significa levar em consideração coisas como credenciamento de terceiros. Escolher o PEO certo significa entender as necessidades do seu negócio, mas mesmo que um PEO atenda a todos os requisitos do seu negócio, se não for credenciado, você poderá expor sua empresa a riscos adicionais. Ao fazer a pesquisa, trabalhar com vários PEOs para encontrar o caminho certo e priorizar o credenciamento, você pode preparar seu negócio para o sucesso.