Como configurar o Google Agenda para trabalho híbrido

O trabalho híbrido tornou-se mais popular no século 21 e tem vários benefícios. As equipes podem continuar colaborando pessoalmente, enquanto os funcionários podem economizar dinheiro em viagens e passar menos tempo no trânsito. No entanto, implementar os sistemas certos é crucial para o sucesso a longo prazo.

Muitas pessoas em todo o mundo usam o Google Agenda para gerenciar seu dia de trabalho, e você tem muitas opções ao configurá-lo para trabalho híbrido. Este artigo mostrará como operar com mais eficiência em vários locais.

1. Compartilhamento de local e horário de trabalho

Uma das maneiras mais fáceis de colaborar para o trabalho híbrido por meio do Google Agenda é compartilhando seu local e horário de trabalho. Quando você e sua equipe tiverem feito isso, acharão mais fácil marcar reuniões, entender por que as pessoas não responderam e muito mais.

Se você deseja compartilhar o horário de trabalho em que está online, basta adicionar uma nota em seu cartão do Google. Aqui, você também pode adicionar seu fuso horário. Você também pode compartilhar seu horário de trabalho acessando Configurações e compartilhamento > Horário de trabalho . Marque a caixa Ativar horário de trabalho e personalize seu horário de trabalho para cada dia.

Outra maneira de compartilhar seu fuso horário no Google Agenda é selecionando o calendário em que você e sua equipe trabalham. Vá para Configurações e compartilhamento antes de escolher onde você está baseado na seção Fuso horário .

2. Usando o Focus Time no Google Agenda

Se você usa um iPhone, provavelmente está familiarizado com os modos de foco. Resumindo, você pode usá-los para limitar as notificações e outras coisas que podem fazer com que você deslize em seu trabalho. O trabalho híbrido pode resultar em muitas pessoas tentando entrar em contato com você quando você deveria estar se concentrando intensamente em uma tarefa, e o Google Agenda tem uma ferramenta para ajudá-lo a resolver esse problema.

O recurso de tempo de foco no Google Agenda permite que você economize tempo para o seu trabalho e também pode escolher se deseja dizer não automaticamente a reuniões para as quais outras pessoas o convidam. Observe que apenas alguns planos permitirão o acesso ao recurso de tempo de foco. Você pode verificar criando um novo evento e verificando se há uma opção que permita fazer isso.

3. Acompanhe os calendários de todos

Você já recebeu alguém que o convidou para um evento importante, apenas para você já ter algo mais em sua agenda? Nesse caso, você saberá como isso pode ser irritante. A boa notícia é que, com o Google Agenda, você pode limitar esse problema ao trabalhar em um modelo híbrido.

Uma maneira de evitar conflitos de horários é saber quando todos estão disponíveis. Ao criar um novo evento, vá para a opção Meet with… no lado esquerdo e digite os nomes das pessoas que você gostaria de convidar.

Você deve conseguir ver os calendários das pessoas que convidar. No entanto, alguns usuários podem não ter compartilhado os deles. Se for esse o caso, você deve tentar garantir que eles mudem isso (talvez você também precise atualizar seus planos de assinatura do Google Workspace).

4. Use integrações de terceiros

Quando sua equipe adota um modelo de trabalho híbrido, você deve remover o máximo possível de barreiras à colaboração. A boa notícia é que o Google Agenda tem várias integrações de terceiros e elas podem ajudar você a usar mais de seus aplicativos favoritos juntos. Com o Google, você pode integrar ferramentas de comunicação como Zoom e outros aplicativos úteis, como Lembrete de compromisso.

Para integrar aplicativos de terceiros com o Google Agenda, vá para o ícone + no lado direito da tela. Em seguida, pesquise ou selecione os aplicativos que deseja usar. Você pode escolher a instalação do administrador ou a instalação individual , o que for mais adequado às suas necessidades.

5. Lembre-se dos feriados de outros países

Como parte de seu modelo híbrido, você pode ter membros da equipe trabalhando em diferentes países. E se você estiver operando em várias fronteiras, é importante lembrar que o mundo inteiro não segue o mesmo cronograma.

Se você está tentando marcar reuniões, certifique-se de que esses eventos não entrem em conflito com outros feriados. Por exemplo, enquanto o Reino Unido não tira folga em 4 de julho, os EUA o fazem. Você pode perguntar aos membros da sua equipe, mas também encontrará muitos lugares online; digite “[país] feriados [ano]” e você poderá encontrar uma lista.

6. Limite o número de reuniões que você tem

Se você já teve um emprego das 9 às 5 por um período prolongado, provavelmente saberá como muitas reuniões são inúteis. E se você não entrar com um plano adequado, pode cair rapidamente na armadilha de sua equipe estar discutindo sobre a última reunião.

Antes de marcar uma reunião, pergunte se é necessário realizá-la. Na maioria das vezes, você pode enviar uma mensagem via Slack ou enviar um e-mail aos membros da sua equipe. Se você precisar realizar uma reunião, tenha uma lista clara de pontos de discussão e mantenha-a o mais curta possível.

7. Use o recurso Tarefa no Google Agenda para prazos

Não estar constantemente na mesma sala que seus colegas pode ser uma bênção. Por exemplo, muitas vezes você pode se concentrar em concluir tarefas que exigem um esforço cognitivo significativo – sem se preocupar com a distração de outras pessoas. No entanto, também pode causar problemas.

Um problema é que você pode esquecer prazos importantes. Você pode, no entanto, usar o Google Agenda para atenuar esse problema. Acompanhar os prazos é fácil; você pode ir para Criar > Tarefa e inserir o que precisar concluir. Depois de fazer isso, escolha a data de vencimento.

Além do Google Agenda, você pode usar ferramentas como Todoist e Microsoft To Do para fins semelhantes.

8. Bloqueie o tempo que você vai trabalhar em tarefas importantes

Um dos benefícios do trabalho híbrido é que você tem mais flexibilidade em relação ao seu horário. O conceito de “Deep Work” é do livro de Cal Newport sobre o assunto, e um dos principais componentes envolve trabalhar em tarefas difíceis por períodos todos os dias – sem distrações.

O trabalho intenso não é algo que você espera fazer em um dia de oito horas, mas agendar bolsos para tarefas intensivas é uma boa ideia. Você pode ir para Criar > Tarefa para reservar um tempo para concluir seus projetos e também pode decidir se deseja configurar tarefas repetitivas.

O bloqueio de tempo é difícil no começo e recomendamos verificar nossas principais dicas de bloqueio de tempo para ajudá-lo.

Google Agenda: um companheiro útil para seus empreendimentos de trabalho híbrido

O trabalho híbrido pode beneficiar empregadores e empregados. Quando feito corretamente, você pode promover um ambiente de membros da equipe que podem colaborar e inovar, dando mais liberdade às pessoas. Ao ter mais controle sobre sua agenda, você pode perceber que os membros da equipe são mais produtivos.

O Google Agenda pode resolver muitos problemas decorrentes de modelos de trabalho híbridos, como transparência e comunicação limitadas. Experimente estas dicas e veja se elas funcionam para você.