Como executar a folha de pagamento em QuickBooks

• O processamento da folha de pagamento no QuickBooks Online é fácil e eficaz.
• Você pode sincronizar sua conta comercial e as contas de seus funcionários e processar a folha de pagamento com pagamento no mesmo dia.
• A criação de um cronograma de pagamento permite pagamentos recorrentes da folha de pagamento.
• Este artigo é para empresários, profissionais de RH e contadores que desejam executar a folha de pagamento no QuickBooks Online.

O QuickBooks Online ajuda a simplificar as tarefas de contabilidade, mantendo todos os dados, informações e relatórios em um só lugar. A folha de pagamento é outro recurso que o QuickBooks Online (QBO) oferece, caso você tenha funcionários em sua empresa e precise fazer o seguinte:

• Pague sua equipe
• Gerenciar benefícios dos funcionários
• Automatize cálculos de impostos e retenções
• Armazenar informações fiscais federais e estaduais
• Vincule as despesas da folha de pagamento às contas do razão geral

Você sabia?: O QuickBooks é o provedor de folha de pagamento on-line nº 1 para pequenas empresas. Veja como o QuickBooks se compara ao Gusto Payroll.

Como configurar a folha de pagamento no QuickBooks Online

Se você estiver familiarizado com o QBO, configurar a folha de pagamento é fácil. A seguir está o processo de quatro etapas para configurar a folha de pagamento no QBO.

1. Na guia Folha de pagamento no painel, clique em ‘Empregados’.

Fonte da imagem: QuickBooks Online

Se você é novo no QBO, precisa concluir as etapas de introdução na primeira vez que fizer login em sua conta. Após o breve tutorial e configuração, você poderá acessar a guia Folha de pagamento.

O próximo comando fará perguntas distintas sobre funcionários, horário de trabalho, suporte de recursos humanos e muito mais. Isso permite que a QBO ajude a encontrar o melhor complemento de folha de pagamento para você, atendendo às suas necessidades sem incluir recursos ou funções desnecessárias.

2. Digite as informações da folha de pagamento dos funcionários.

Depois de encontrar o melhor plano para suas necessidades, o QBO perguntará se você pagou funcionários no ano civil atual. Se você usou um software de contabilidade ou um sistema manual para pagar os funcionários, se você os pagou no ano civil atual, a resposta será sim. Se esta for a primeira vez que você paga um funcionário ou funcionários neste ano civil, responda não.

Fonte da imagem: QuickBooks Online

Se responder sim, você terá que inserir as informações da folha de pagamento do ano atual para cada funcionário pago no ano civil ativo. Isso ajuda a garantir que as informações do W-2 sejam precisas quando você emite declarações para fins fiscais. O QuickBooks Pro faz um ótimo trabalho ao gerar documentos fiscais, como W-2s, que é outro bônus de executar a folha de pagamento por meio do QBO.

3. Configure uma data para executar a folha de pagamento.

O próximo prompt perguntará quando você planeja executar sua primeira folha de pagamento QBO. Depois de estabelecer uma data, a QBO solicitará o local em que a maioria de seus funcionários trabalha.

Se seus funcionários residirem no estado em que a empresa está localizada, eles serão considerados funcionários residentes. Geralmente, os funcionários residentes têm impostos estaduais e locais, bem como impostos estaduais de seguro-desemprego pagos por seu empregador, embora tenham impostos estaduais retidos.

Se seus funcionários residem em outros estados, fica um pouco mais complicado. Como o trabalho remoto se tornou muito popular nos últimos dois anos, ter funcionários em vários estados não é mais anormal. Para funcionários não residentes ou funcionários de fora do estado, os empregadores retêm os impostos estaduais do estado em que o funcionário reside. Como os estados não são consistentes com suas leis e requisitos fiscais, você deve fazer algumas pesquisas sobre como seu estado e o estado deles lidam com funcionários não residentes.

4. Insira as informações do funcionário.

Você precisará digitar as seguintes informações para cada funcionário:

1. Informações pessoais: Aqui é onde você insere o primeiro nome, a inicial do meio e o sobrenome. Você também digita a data de contratação e o endereço de e-mail. Nesta primeira etapa, você também pode verificar se deseja que o funcionário possa adicionar suas próprias horas e visualizar seus holerites e W-2s online.
2. Frequência de pagamento: nesta etapa, você pode criar uma tabela de pagamento e responder às seguintes perguntas:

• Com que frequência você paga? Há um menu suspenso que permite selecionar o pagamento semanal, quinzenal, quinzenal ou mensal.
• Quando é o próximo dia de pagamento? Insira a data específica.
• Quando é o último dia de trabalho (período de pagamento) desse dia de pagamento? Insira a data específica.
• Como você deseja nomear essa tabela de pagamento? Crie um nome.

Depois de responder a essas perguntas, você pode usar o mesmo horário para todos os funcionários. O QBO mostra os próximos quatro períodos de pagamento e os próximos quatro dias de pagamento para seu funcionário.

1. Taxa de pagamento: há um menu suspenso que permite selecionar apenas por hora, salário ou comissão, com o valor em dólares apropriado. Você também pode adicionar outros tipos de pagamento, como horas extras, folga remunerada, auxílio-doença, férias e feriados.
2. Deduções: Esta etapa permite que você digite todas as deduções para este funcionário. As deduções que você pode adicionar incluem assistência médica, planos de aposentadoria, contas de gastos flexíveis, planos de poupança de saúde, penhoras e amortizações de empréstimos. A recorrência comum é o mesmo valor a cada período de pagamento. Você pode filtrar o valor por valor em dólares ou porcentagem do salário bruto.
3. Retenções: você obterá as informações de seu funcionário do W-4 e digitará todas as retenções nesta etapa. Suas informações gerais vão aqui, junto com seu número de Seguro Social, status de declaração de impostos, dependentes declarados e qualquer outra renda, deduções ou retenções descritas em seu W-4.
4. Método de pagamento: O menu suspenso oferece as opções de depósito direto, cheque em papel, depósito direto em duas contas e depósito direto com saldo em cheque.

Depois de concluir essas etapas, você estará pronto para executar a folha de pagamento no QuickBooks.

Como executar a folha de pagamento no QuickBooks

O processamento da folha de pagamento é um processo simples de quatro etapas no QBO. Depois de inserir todos os funcionários no sistema, você estará pronto para executar a folha de pagamento:

1. Em seu painel, acesse Folha de pagamento e selecione Executar folha de pagamento.
2. Insira as horas. Você será solicitado com uma função Regular Pay Hours. Embora o QBO automatize o número de horas trabalhadas para cada funcionário, de acordo com o que você concluiu nas etapas acima, é importante verificar a precisão de cada período de pagamento e ajustar conforme necessário.
3. Se tudo estiver correto, selecione Visualizar folha de pagamento e revisar.
4. Selecione Enviar folha de pagamento. Como em muitas funções do QBO, você pode revisar, baixar e imprimir resumos de relatórios de folha de pagamento.

Conclusão importante: depois de enviar a folha de pagamento, você pode imprimir cheques para seus funcionários ou fazer com que o QBO se comunique com bancos e instituições financeiras para transferir fundos de sua conta comercial para suas contas de depósito direto, tornando sua folha de pagamento parte de um escritório sem papel.

A facilidade de executar a folha de pagamento no QuickBooks Online

Reportagem adicional de Casey Conway.