Como reduzir o estresse e criar hábitos de e-mail saudáveis

Para muitas pessoas, verificar o e-mail é uma parte inevitável de sua vida profissional ou acadêmica. No entanto, o vício em e-mail (ou fadiga de e-mail) pode afetar praticamente qualquer pessoa, e é fácil adquirir o hábito de verificar sua caixa de entrada durante o dia e a noite.

Veja como criar um relacionamento mais saudável com o e-mail para reduzir o estresse, além de aproveitar seu tempo de inatividade com menos distrações. Na grande maioria dos casos, novas mensagens não requerem atenção imediata de qualquer maneira.

Sobre o vício em e-mail

Com que frequência você verifica o e-mail ao longo do dia? Em geral, verificar o e-mail com menos frequência – digamos cerca de três vezes ao dia – está associado a menos estresse e sentimentos de opressão, de acordo com Computers in Human Behavior . Provavelmente, muitos usuários de e-mail tendem a verificar suas contas com muito mais cuidado.

À primeira vista, isso não é uma coisa ruim: você está tentando ser responsável e responder às mensagens em tempo hábil. No entanto, isso pode levar à sensação de que você precisa ficar de olho na sua caixa de entrada.

Embora algumas pessoas precisem monitorar e-mails tão de perto para seu sucesso profissional, muitas outras podem se beneficiar ao abrir suas caixas de entrada com menos frequência. Na maioria dos casos, essas mensagens com anúncios que não interessam ou lembretes de compromissos podem esperar algumas horas.

Veja como reduzir o tempo que você gasta verificando (e se preocupando) com o e-mail todos os dias.

1. Mantenha o e-mail fora do telefone

Reduza a fadiga do e-mail na vida cotidiana excluindo todos os e-mails do seu telefone. Isso eliminará a tentação de verificar a caixa de entrada durante momentos estranhos ao longo do dia, especialmente quando você estiver fora do escritório. Pode tornar-se uma atividade exclusiva do computador.

2. Verifique sua caixa de entrada em horários específicos

Procure verificar o e-mail em horários específicos ao longo do dia, digamos às 9h, meio-dia e 16h (ou qualquer horário que funcione para sua agenda). Apontar para três vezes por dia ou até menos, dependendo de suas necessidades.

Essa estratégia, às vezes conhecida como lote de e-mail, tende a envolver menos exaustão emocional do e-mail, de acordo com Intervenções na Internet . Em vez de sentir que você precisa estar disponível o tempo todo, o e-mail se torna uma atividade mais gerenciável que ocorre apenas algumas vezes ao dia.

Se você está preocupado em deixar possíveis correspondentes de e-mail esperando, configure uma mensagem de resposta automática. Configure uma resposta automática de férias recorrente no Gmail com uma mensagem informando os horários em que você geralmente verifica o e-mail todos os dias. Como um possível backup, inclua um número de telefone e instrua os destinatários da mensagem a ligar ou enviar uma mensagem de texto caso algo exija atenção urgente.

Na maioria das vezes, definir esses limites com o monitoramento de e-mail pode levar a uma tranquilidade muito maior, ao mesmo tempo em que garante que você veja e responda a mensagens importantes em tempo hábil. É o melhor dos dois mundos.

3. Pare de verificar o e-mail logo pela manhã

Cerca de um terço da geração do milênio verifica o e-mail assim que acorda, de acordo com uma pesquisa do Sleep Advisor , embora essa prática geralmente inclua aumento da ansiedade. O impulso é compreensível – você quer dar um pulo no dia de trabalho ou nos estudos – mas não é a maneira mais agradável de passar a manhã. Pensamentos sobre a lista de tarefas pendentes começam a rondar seu cérebro antes mesmo de você sair da cama.

Em vez disso, resista ao impulso de abrir a caixa de entrada logo pela manhã e crie uma rotina matinal melhor que inclua algumas atividades que você goste. Prepare um delicioso café da manhã, alongue-se ou faça um diário um pouco. Qualquer e-mail pendente pode esperar.

4. Esteja atento ao seu impulso de verificação

Quando você mais frequentemente sente a necessidade de verificar o e-mail? É logo após acordar ou ao longo do dia sempre que há alguns minutos de inatividade? O impulso de verificação pode ser tão habitual e automático que você nem percebe.

Para ficar de olho nesse hábito, baixe aplicativos desenvolvidos para ajudar na mudança de hábitos, como o Strides. Defina uma meta para reduzir o número de vezes que você verifica o e-mail ou (quando possível) a quantidade de tempo que passa interagindo com o e-mail. Decidir sobre um objetivo claro tornará a redução do tempo de e-mail um pouco mais factível.

5. Feche a guia E-mail em seu computador

É fácil deixar a guia de e-mail aberta durante o trabalho, tocando na guia sempre que uma nova mensagem chega. A distração de notificação do e-mail pode atrapalhar a concentração e interromper o fluxo de trabalho, no entanto. Não é de surpreender que verificar o e-mail seja um dos desafios comuns de gerenciamento de tarefas que dificultam o foco no que você precisa fazer.

Se possível, incentive sua equipe a se comunicar com uma ferramenta diferente, como Slack ou Microsoft Teams. Os recursos de bate-papo podem substituir as comunicações por e-mail em muitos casos.

Se for difícil quebrar o hábito, saia do seu e-mail e digite o login e a senha todas as vezes. Acrescenta uma etapa extra a todo o processo e o torna menos automático. Com o tempo, no entanto, você apreciará a capacidade de se concentrar sem olhar constantemente para a guia de e-mail e esperar que uma mensagem apareça.

6. Acompanhe seu tempo no e-mail

Monitorar exatamente quanto tempo você gasta em e-mail pode facilitar a redução. Em um iPhone, o recurso Screen Time exibe quanto tempo você gasta no aplicativo de e-mail. Enquanto isso, as ferramentas de bem-estar digital do Android não apenas ajudam a rastrear seu tempo no e-mail, mas também permitem que você coloque o e-mail em um aplicativo de trabalho específico que fica oculto quando você não está trabalhando.

Como alternativa, use um aplicativo de rastreamento de tempo como Toggl Track ou RescueTime para monitorar o uso de e-mail. Às vezes, simplesmente ver para onde seu tempo está indo é um motivador suficiente para reduzir seus hábitos de e-mail.

Domine seus hábitos de verificação de e-mail para reduzir o estresse

Você dificilmente está sozinho se achar difícil resistir à vontade de espiar sua caixa de entrada ao longo do dia, mas é um hábito quebrável. Mantendo os aplicativos de e-mail fora do telefone, limitando o número de vezes que você o verifica todos os dias e simplesmente tornando-se mais consciente de sua tendência de olhar para a caixa de entrada, é possível superar a sobrecarga de e-mail e liberar tempo para outras atividades.

Experimente estas dicas para ver quais ajudam a gerenciar melhor seus hábitos de e-mail e, em pouco tempo, você se sentirá um pouco menos preso às notificações da caixa de entrada.