Como Desenvolver uma Política de Crédito

• Uma política de crédito ajuda a determinar quais clientes ou clientes são elegíveis para crédito de sua empresa e descreve as etapas a serem seguidas para cobrar dívidas não pagas.
• As políticas de crédito são importantes porque mantêm seus clientes responsáveis ​​e melhoram o fluxo de caixa.
• As políticas de crédito devem detalhar as qualificações de crédito, limites e termos de crédito e métodos de cobrança de faturas e dívidas que sua empresa define para seus clientes e clientes.
• Este artigo é para empresários interessados ​​em desenvolver políticas de crédito.

Antes de conceder crédito a clientes, clientes e outras pessoas e organizações com as quais você faz negócios, você deve ter uma política de crédito comercial em vigor. Os requisitos e termos que você estabelece antes de conceder crédito são parte integrante da configuração de seu negócio para o sucesso financeiro. Neste guia, saiba tudo o que sua política de crédito deve conter e por que tais políticas são tão importantes.

Políticas de crédito explicadas

Uma política de crédito é um conjunto de termos que define como sua empresa emitirá crédito para seus clientes e cobrará dívidas não pagas. Ele também especifica quais membros da equipe em sua empresa têm autoridade para conceder crédito ou alterar os termos de crédito.

Uma empresa que está apenas começando pode se safar por não ter uma política de crédito formal por um tempo, especialmente se ela cobra apenas de pagadores muito confiáveis. No entanto, se uma empresa oferece uma grande quantidade de crédito ou se os clientes se tornam menos confiáveis, ter uma boa política de crédito pode significar a diferença entre prosperidade e dificuldades financeiras.

Existem muitas razões pelas quais uma boa política de crédito protege o seu negócio:

• Padroniza as qualificações, prazos e procedimentos de crédito.
• Ele qualifica e desqualifica clientes e fregueses para o crédito.
• Define as condições de pagamento do crédito, incluindo descontos à vista, multas por atraso e taxas de juros.
• Ele estabelece limites máximos de crédito.
• Ele descreve as etapas para cobrança de dívidas pendentes.
• Ele especifica as funções dos membros da equipe no processo de crédito.

O documento de política é usado internamente pela sua empresa; geralmente não é visto pelos clientes e pelo público. Sua equipe usa as informações da política de crédito para criar contratos de crédito para clientes e fregueses. Você também pode usar algumas das informações, como pontuação mínima de crédito ou taxas de juros, em materiais promocionais para clientes.

Nem toda empresa opta por oferecer crédito, mas muitas empresas B2B se beneficiam com isso.

Conclusão importante: uma política de crédito é um documento interno que sua empresa usa para determinar a quais clientes você concede crédito, os termos de crédito e como sua empresa cobra dívidas não pagas.

Como desenvolver uma política de crédito

Para desenvolver uma política de crédito, escreva um documento formal com as seguintes seções:

1. Declaração de propósito

A parte superior da política de crédito deve indicar que o documento é a política de crédito da sua empresa. Esta declaração de propósito pode ser breve; duas ou três frases devem bastar.

2. Declaração de escopo

Em seguida, indique os tipos de clientes e vendas regidos por sua política de crédito. Por exemplo, algumas políticas de crédito se aplicam apenas a vendas domésticas feitas para empresas de determinado porte, enquanto outras se referem apenas a clientes internacionais.

3. Condições de crédito e pagamento

Talvez a parte mais importante de sua política de crédito seja a seção sobre condições de crédito. Certifique-se de especificar as seguintes informações:

• Limites de crédito: informe o limite ou intervalo de crédito que você permite. Inclua informações sobre limites de crédito iniciais e quando os limites são aumentados.
• Taxas de juros: explique como você determina uma taxa de juros. Por exemplo, você pode usar a taxa básica mais uma certa porcentagem. Você pode cobrar a mesma taxa de juros para todos ou usar uma faixa de taxa de juros. Os clientes com maior capacidade de crédito geralmente recebem as taxas de juros mais baixas porque representam o menor risco para sua empresa.
• Taxas: Declare claramente quaisquer taxas por atrasos de pagamento e cobranças sobre limites de crédito, bem como multas por cheques com fundos insuficientes.
• Prazos de reembolso: Especifique quanto tempo os clientes têm para pagar as faturas após a emissão. Se aplicável, inclua linguagem sobre garantias corporativas, bancárias ou pessoais.

4. Solicitação e revisão de crédito

Sua política de crédito deve detalhar como sua empresa processa os pedidos de crédito e analisa o histórico de crédito dos credores estabelecidos. Inclua quaisquer fatores que possam resultar em uma linha de crédito mais baixa. Da mesma forma, observe quaisquer alterações nas contas de clientes estabelecidas que possam afetar a posição de crédito.

5. Condições de venda

Sua equipe de vendas pode querer alguma flexibilidade para fazer com que as condições de crédito funcionem para clientes específicos. Inclua um texto que capacite os membros de sua equipe a modificar os termos para maximizar as vendas e, ao mesmo tempo, proteger o fluxo de caixa da empresa.

6. Declaração das funções da equipe de crédito

O que incluir em uma política de crédito

Sua política de crédito concluída deve especificar estes detalhes:

Qualificações para clientes que recebem crédito

Você deve executar verificações de crédito nos clientes, com a permissão deles, antes de oferecer crédito a eles. Uma política de crédito deve estabelecer os requisitos mínimos para que os clientes recebam crédito com suas melhores condições. Clientes menos qualificados podem ser aprovados para limites de crédito mais baixos ou com condições menos favoráveis. Clientes com históricos de crédito ruins geralmente são excluídos do recebimento de crédito, a menos que a dívida seja garantida.

Limites de crédito

A quantidade de crédito que você pode conceder geralmente depende da quantidade de risco que você está disposto a assumir em qualquer cliente e quanto crédito total você pode conceder sem prejudicar seu próprio fluxo de caixa. Por exemplo, se você espera estender o crédito para até 20 clientes de uma vez, planeje definir limites de crédito para cada cliente para não correr o risco de prejudicar seu próprio fluxo de caixa.

Além disso, evite estender muito crédito para os clientes pagarem. Como eles fazem pagamentos regularmente e se mostram confiáveis, você pode aumentar seus limites de crédito.

Termos de crédito

Quando as empresas oferecem crédito por mais de 30 dias, geralmente cobram juros sobre o saldo. Inclua quaisquer taxas de juros em sua apólice. Liste também prazos de pagamento, métodos de pagamento aceitáveis ​​(como cartões de crédito e cheques pessoais), descontos por pagamento antecipado e taxas por atraso ou acima do limite.

Solicitações de informações do cliente

Em sua política de crédito, indique os tipos de informações que os clientes devem fornecer para receber crédito. Dependendo do tipo de cliente e de outros fatores, essas informações podem incluir há quanto tempo eles estão no mercado, os produtos e serviços que esperam receber em crédito, demonstrações financeiras e pontuações de crédito.

Termos de faturamento

O estabelecimento de práticas de faturamento anda de mãos dadas com o estabelecimento de uma política de crédito. Qualquer empresa (ou freelancer) que fatura clientes para receber o pagamento por um trabalho já feito está operando em um modelo de crédito. [Aprenda como criar uma fatura e como freelancers podem cobrar dívidas não pagas .]

Termos de cobrança de dívidas

Nenhuma política de crédito, por mais abrangente que seja, pode garantir que você receberá o que é devido. Alguns clientes ainda não pagarão suas contas independentemente. É por isso que boas políticas de crédito descrevem as ações que você tomará no caso de uma conta não paga. Tais ações podem incluir enviar a dívida para cobranças ou processar o cliente no tribunal de pequenas causas.

Se você precisa seguir o caminho da cobrança, leia nossas dicas sobre como contratar uma agência de cobrança e consulte nosso resumo das melhores agências de cobrança para encontrar a certa para suas necessidades.

Você sabia?: Uma política de crédito não é o mesmo que um contrato de crédito. Uma política de crédito é um documento usado dentro da empresa que rege como você estende o crédito. Um contrato de crédito, por outro lado, é um documento assinado pela pessoa a quem você está concedendo o crédito, no qual ela concorda com os termos.

Exemplo de política de crédito

Se você seguir a estrutura detalhada acima e incluir os componentes que destacamos, sua política de crédito pode ficar mais ou menos assim:

Esta política de crédito descreve os requisitos para conceder crédito a clientes qualificados de [sua empresa] e monitorar esse crédito posteriormente. Ele também detalha como o crédito para clientes existentes pode ser modificado e quem na [sua empresa] pode emitir ou modificar o crédito. Esta política é válida para todas as vendas nos Estados Unidos, mas exclui clientes do setor público.

[Sua empresa] oferecerá crédito de no máximo [valor do dólar aqui] para clientes qualificados, com [taxa de juros aqui] aplicada a cada pagamento. O chefe do departamento de crédito da [sua empresa] pode ampliar ou contrair essa linha de crédito e exigir garantia pessoal, empresarial ou bancária de determinados clientes antes de emitir créditos. Todos os termos de reembolso de crédito são 60 dias líquidos.

O departamento de crédito analisará novos pedidos de crédito para aprovar clientes e determinar os valores de crédito. O nível de crédito de um candidato pode ser considerado inferior ao mínimo se os relatórios de crédito mostrarem pontuações de crédito baixas, históricos de crédito de menos de cinco anos ou proporções abaixo de 1:1. Da mesma forma, o departamento de crédito pode precisar modificar o limite de crédito de uma conta corrente.

Todos os termos de venda do cliente são padronizados de acordo com os programas de vendas e promoções atuais da [sua empresa]. O chefe do departamento de crédito aprovará todas as modificações dos termos desses programas e promoções conforme necessário para maximizar os resultados de vendas. Os termos de venda para todos os clientes são 60 dias líquidos.

O gerente de crédito da [sua empresa] tem autoridade exclusiva para aprovar a emissão de crédito para clientes e para falar com os clientes sobre seu status de crédito. O restante da equipe de crédito entrará em contato com os clientes apenas para fornecer instruções sobre o pagamento de suas dívidas.

A importância das políticas de crédito para as empresas

Operar uma empresa sem uma política de crédito é inerentemente arriscado. Isso ocorre porque as empresas sem políticas formais de crédito podem involuntariamente conceder crédito a clientes que não conseguem pagar conforme prometido ou têm histórico de não cumprimento de obrigações financeiras. Sem regras claras em vigor, você pode não conseguir vincular os clientes a pagamentos pontuais, e menos pagamentos significam fluxo de caixa reduzido. Menos fluxo de caixa resulta em mais desafios para pagar suas próprias contas e manter as operações lucrativas.

Mais claramente, seguir políticas de crédito padronizadas pode ajudá-lo a manter os clientes responsáveis ​​se você trabalha em um setor conhecido por pagamentos lentos ou parciais de clientes. A mera instituição de uma política de crédito em sua empresa pode ajudar sua equipe a seguir processos que aumentam a probabilidade de você ser pago.

Conclusão importante: as políticas de crédito são importantes porque ajudam a evitar a concessão de crédito a clientes que provavelmente não pagarão, mantendo os clientes responsáveis ​​e aumentando o fluxo de caixa.

Coloque sua política de crédito para funcionar

Uma política de crédito comercial deve ser implementada antes de você começar a estender o crédito. Todo membro da equipe de sua empresa que lida com crédito deve entender esta política e consultá-la.

Você também deve consultar este documento interno ao criar comunicações externas, incluindo promoções de vendas e contratos de crédito com clientes e clientes. Com sua nova política em vigor, você e sua equipe podem tomar decisões consistentes que beneficiam sua empresa e seus clientes e levam a um crescimento financeiro consistente nos próximos anos.

Sally Herigstad contribuiu para este artigo.