Como criar Alexa para habilidades de negócios sem experiência em codificação

• Alexa for Business é um assistente de voz que ajuda a melhorar a produtividade da sua empresa.
• Ele permite que dispositivos compartilhados sejam colocados em todo o escritório, que os funcionários podem acessar em seus dispositivos pessoais.
• Usando o Skill Blueprints da Amazon, você pode criar habilidades Alexa personalizadas sem nenhuma experiência em codificação.
• Este artigo é para empreendedores e profissionais que desejam aprender como criar habilidades do Alexa for Business sem codificação.

Embora a Alexa da Amazon tenha se tornado uma ferramenta popular para acender luzes, tocar música e armazenar suas listas de compras, ela agora oferece benefícios adicionais no local de trabalho.

Seja respondendo a perguntas de funcionários ou agendando reuniões, o Alexa for Business é um dispositivo útil para aumentar a produtividade no escritório. No entanto, alguns profissionais hesitam em usar esse assistente de voz porque não têm certeza de quão difícil – e caro – será criar as tarefas que desejam implementar.

A boa notícia para os profissionais não técnicos é que a Amazon lançou seus próprios Skill Blueprints . Isso permite que você crie suas próprias habilidades em questão de minutos, gratuitamente e sem a necessidade de codificação. É uma de um número crescente de tecnologias que podem melhorar a produtividade enquanto economizam dinheiro.

O que é o Alexa for Business?

Enquanto seu Alexa em casa é focado em tarefas mais pessoais, o Alexa for Business foi projetado especificamente para ajudar os funcionários a se manterem organizados respondendo suas perguntas e aumentando a produtividade.

Com o Alexa for Business, os empregadores podem instalar dispositivos compartilhados em seus locais de trabalho. Por exemplo, eles podem ser colocados em salas de conferência e usados ​​para iniciar e controlar sistemas de conferência. Os dispositivos compartilhados também podem ser colocados em outras áreas, como salas de cópia e lobbies.

Entre os dispositivos Alexa que você pode usar dessa maneira estão o Echo, Echo Plus e Echo Dot. Além disso, os funcionários podem ter seus próprios dispositivos em seus escritórios para ajudá-los a aumentar a produtividade gerenciando seus calendários e listas de tarefas.

Quando usados ​​em espaços pessoais como um escritório, os funcionários são considerados usuários registrados. Eles podem acessar o Alexa for Business em qualquer dispositivo Alexa no trabalho ou em casa. Ser capaz de acessar o Alexa for Business a partir de dispositivos domésticos dá aos funcionários a capacidade de acessar seu calendário e outras habilidades pessoais de seu escritório ou sala de estar.

Como configurar o Alexa for Business

O processo de configuração do Alexa for Business começa registrando e configurando uma conta no console do Alexa for Business. Em seguida, adquira os dispositivos que deseja para o seu negócio. Assim que chegarem, siga as etapas no Amazon Admin Guide para configurar o dispositivo e começar a inscrever usuários individuais.

O custo do Alexa for Business consiste em dois componentes. Há uma taxa mensal para cada dispositivo compartilhado que sua organização possui e quantos usuários inscritos existem.

• Dispositivos compartilhados: US$ 7 por dispositivo
• Usuários inscritos: US$ 3 por usuário

Dica: se sua empresa quiser aproveitar o Alexa for Business em espaços comuns, como salas de conferência e lobbies, em vez de permitir que os funcionários usem o serviço em seus escritórios ou em casa, você não precisa ter nenhum usuário registrado. Basta pagar a taxa mensal para cada dispositivo compartilhado.

Como usar o Alexa for Business

Empresas de todos os tamanhos podem aproveitar o Alexa for Business de várias maneiras. Dispositivos compartilhados podem ser colocados em qualquer lugar de um escritório, geralmente em salas de conferência, já que o Alexa for Business pode se integrar a serviços populares de videoconferência.

Este é um dos hardwares atualmente compatíveis:

• Sistemas de Telepresença Cisco
• Kits de sala Cisco Webex
• Poly Group Series (com Alexa for Business integrado nas unidades Poly Trio 8500 e 8800)
• Ampliar Salas
• Crestron Série 3

Alexa for Business também integra calendários do Office 365, Google Workspace e Microsoft Exchange. Isso permite que você use comandos de voz para procurar reuniões agendadas ou ingressar automaticamente em reuniões de vários sistemas de comunicações unificadas, incluindo Amazon Chime, BlueJeans, Cisco, RingCentral e videoconferência Zoom.

Você sabia? Anteriormente, identificamos o Webex como o melhor serviço de videoconferência para colaboração.

As funções específicas que o Alexa pode controlar incluem iniciar, ingressar e encerrar uma reunião e solicitar uma ligação para o departamento de TI se surgirem dificuldades técnicas. Consideramos alguns outros usos comuns abaixo.

Alexa para estudos de caso de negócios

Harsha Reddy, cofundadora e editora-chefe da Small Biz Genius, estava pensando em contratar uma assistente de escritório que pudesse ajudar nas reuniões e manter outras pontas soltas em ordem. Em vez disso, a empresa optou pelo Alexa for Business para lidar com algumas dessas tarefas.

“Estamos usando Alexa principalmente para verificar reuniões e cuidar de agendas, bem como verificar o andamento de vários processos”, disse Reddy. “Nós a conectamos ao Google Agenda da nossa empresa e aos nossos calendários de trabalho individuais.”

Os funcionários inscritos podem usar o Alexa de várias maneiras: para agendar e participar de reuniões, acessar aplicativos em toda a empresa, verificar calendários, criar listas de tarefas, definir lembretes e fazer chamadas.

Como CEO da Ecopreneurist, Ollie Smith viu o valor do Alexa for Business. “Na minha experiência, o serviço permitiu que meus funcionários se tornassem muito mais produtivos por meio do gerenciamento automatizado de agendas, alertas de lembrete e a opção de discar remotamente para teleconferências de equipe. Além disso, o sistema intuitivo permite que meus gerentes monitorem o uso de dispositivos individuais a partir do painel central, economizando um tempo valioso no processo.”

David Alexander, dono do blog educacional Mazepress, disse que usou o Alexa em seu escritório nos últimos dois anos e achou benéfico. Ele acredita que o assistente digital pode acelerar seu fluxo de trabalho se você usar as habilidades certas.

“Usar o Alexa como um assistente virtual digital pode definitivamente economizar seu tempo no escritório, mas depende muito do tipo de tarefas recorrentes que você pode automatizar, e isso difere de pessoa para pessoa”, disse Alexander. “Espero ver mais suítes e recursos corporativos disponíveis nos próximos dois anos, o que ampliará as possibilidades do Alexa.”

Exemplos de habilidades do Alexa for Business e seus benefícios para pequenas empresas

Cada empresa (e setor) terá seus próprios requisitos e oportunidades para habilidades específicas. Aqui estão quatro exemplos universais de como o Alexa for Business pode ser usado e os benefícios que ele oferece.

1. Lembretes e agendamento: definir lembretes para concluir ações específicas em determinados horários garante que os prazos não sejam perdidos. Por exemplo, você pode definir um lembrete para executar a folha de pagamento semanal, garantindo que não seja esquecido em meio a outras tarefas administrativas. O Alexa também pode se encaixar nos serviços de calendário, verbalizando entradas em resposta à pergunta “O que há no meu calendário?” Ele pode até mesmo ler e responder a e-mails recebidos por meio do Gmail ou do Microsoft 365, garantindo que a equipe esteja ciente dos e-mails relacionados a eventos.
2. Gerenciamento de eventos: você pode usar o Alexa for Business para reservar salas de reunião ou descobrir quem reservou determinados espaços. Você também pode perguntar quando está agendada a próxima reunião naquela sala e estender o tempo que reservou em uma sala de conferência, se for gratuita. Isso é benéfico para manter guias em tempo real sobre quais espaços de reunião estão disponíveis. Também permite o cancelamento instantâneo de uma reserva, liberando essa área para outras pessoas. Isso é especialmente valioso nos dias de hoje, quando os espaços de conferência grandes o suficiente para suportar reuniões socialmente distantes podem ser limitados.
3. Monitoramento de sites: o Alexa pode ser programado para monitorar sites, garantindo que permaneçam ativos e sinalizando qualquer interrupção ou tempo de inatividade. O aplicativo Vigil distribuirá notificações push se um site cair, permitindo uma resposta rápida para colocá-lo novamente online. Da perda de produtividade a consultas perdidas, até mesmo uma interrupção temporária pode causar danos significativos à marca e perda de dados. A detecção instantânea minimiza as consequências de qualquer desistência.
4. Assistência à fatura: Como uma tarefa repetitiva e muitas vezes previsível, a automação do faturamento pode agilizar os assuntos financeiros. Por exemplo, o Alexa pode ser configurado para fornecer lembretes sobre o faturamento no final do mês ou para buscar uma dívida pendente em um determinado momento. A habilidade Factoring de Contas a Receber calcula os totais da fatura e a taxa de factoring. Se o financiamento representar uma pequena parte da carga de trabalho do pessoal, a assistência pode ser bem-vinda.

Conclusão importante: a capacidade de criar e oferecer essas habilidades aos funcionários pode fazer pender a balança a favor do assistente virtual da Amazon em detrimento de outros alto-falantes inteligentes de IA. Leia nossa análise completa de IA de Siri vs. Cortana vs. Google Assistant vs. Alexa.

Como criar suas próprias habilidades Alexa

Embora as habilidades acima sejam adequadas para a maioria dos clientes e setores, o Alexa for Business se destaca quando você cria habilidades específicas para o funcionamento de sua empresa. As habilidades pré-construídas podem ser benéficas, mas muitas organizações desejam habilidades adaptadas às suas necessidades.

Algumas empresas podem recorrer a especialistas em codificação e desenvolvedores, mas a Amazon tornou o processo de criação de suas próprias habilidades relativamente simples. Usando seus Skill Blueprints, pessoas sem habilidades de codificação podem criar habilidades privadas para serem usadas exclusivamente por sua organização e funcionários.

De acordo com a Amazon, as habilidades privadas do Alexa são recursos de voz que aprimoram a experiência do Alexa enquanto permanecem privados para os membros de uma organização do Alexa for Business.

“Com o Alexa for Business Blueprints, você não precisa escrever uma única linha de código para criar uma habilidade particular para o seu local de trabalho”, escreve a empresa em seu site. “Selecione uma das dezenas de Skill Blueprints fáceis de usar, adicione informações como perguntas e respostas comuns para o seu local de trabalho e publique a skill no Alexa for Business como uma skill privada.”

Existem dois tipos principais de habilidades de negócios que você pode criar sem conhecer nenhum código: perguntas e respostas de negócios e guias de integração.

habilidades de perguntas e respostas

As habilidades de perguntas e respostas permitem que você crie perguntas (com respostas) que seus funcionários podem fazer, como “Quem lida com nossas mídias sociais?” ou “Quando o help desk está disponível?”

Usando o Blueprints, um administrador faz login e digita uma pergunta específica, juntamente com variações da mesma string de consulta, caso alguém não pergunte exatamente como está escrito. A resposta é fornecida e pode ser personalizada com mensagens de boas-vindas e finais. Depois que a habilidade é nomeada e publicada, ela pode ser usada apenas por usuários inscritos em sua organização.

Guias de integração

O outro tipo principal de habilidade de negócios criado usando o Amazon Blueprints são os guias de integração para novos funcionários, que são vitais para evitar os danos de uma integração inadequada. Em vez de fornecer aos novos recrutas um manual impresso ou um link para um site com informações pertinentes, um guia de integração do Alexa permite que eles façam perguntas ao Alexa que possam ter.

Perguntas comuns podem incluir “Alexa, como configuro meu e-mail no meu telefone” ou “Alexa, como envio um pacote?” Eles podem incluir informações sobre a localização do refeitório ou copiadora ou informações de contato de diferentes departamentos e funcionários.

Para o guia de integração, inclua todas as perguntas que deseja responder e digite as etapas envolvidas na conclusão de cada pergunta. Depois que suas habilidades particulares forem publicadas, você poderá decidir em quais salas deseja disponibilizá-las e se deseja que cada usuário inscrito tenha acesso a elas em qualquer dispositivo.

Segurança primeiro

Embora essa tecnologia possa ajudar a aumentar sua produtividade e facilitar algumas de suas tarefas administrativas, você deve estar ciente das informações de toda a empresa que está incluindo em suas habilidades. Com base na recente admissão da Amazon de que algumas conversas do Alexa são ouvidas pelos funcionários, evite incluir informações confidenciais em suas habilidades.

“A verdade é que uma ameaça maliciosa também pode descobrir como invadir o Alexa”, disse Will Ellis, consultor de TI e fundador da Privacy Australia. “A maioria dos hackers não se importa com o que você fala em casa, mas pode apostar que alguns se importam com o que está acontecendo em um ambiente de negócios.”

Neil Cumins contribuiu com a redação e pesquisa deste artigo. Entrevistas com fontes foram realizadas para uma versão anterior deste artigo.