Como criar um sistema de inventário simples no Excel

Um banco de dados de inventário é essencial para o florescimento de qualquer negócio baseado em produtos. Ele fornece acesso fácil a dados valiosos e ajuda a tomar decisões importantes de negócios, como solicitar um novo estoque.

Embora você possa encontrar vários softwares de gerenciamento de inventário complexos e detalhados na Internet, também é possível criar um sistema de inventário simples no Excel. Não só é possível, como também é bastante fácil.

Criando um banco de dados de inventário simples no Excel

Para entender o processo de criação de um sistema de estoque no Excel, vamos criar um banco de dados de estoque para uma loja de celulares seguindo os passos abaixo:

1. Crie os seguintes cabeçalhos na linha superior de uma nova planilha do Excel: WeU , Model Name , Company , Unit Price e o número de unidades disponíveis (você pode criar mais cabeçalhos de acordo com seus requisitos).
2. Use fontes em negrito para os cabeçalhos.
3. Para tornar os cabeçalhos proeminentes, adicione cor de fundo às células do cabeçalho.
4. Selecione todos os cabeçalhos e vá para a seção Fonte na guia Início .
5. Clique na seta ao lado da opção Cor de preenchimento e selecione a cor desejada.

Com os cabeçalhos prontos, é hora de preencher as informações. Até agora, você deve ter algo assim:

Você pode adicionar bordas para tornar seu banco de dados do Excel visualmente agradável e mais fácil de ler, seguindo as etapas abaixo:

1. Selecione todas as células em seu banco de dados de inventário.
2. Vá para a seção Fonte na guia Início .
3. Clique na seta ao lado do ícone Bordas .
   
4. Selecione o tipo de borda que deseja para as células do banco de dados de inventário.

Para adicionar a opção de filtro ao seu banco de dados:

1. Selecione qualquer célula em seu banco de dados.
2. Vá para a seção Edição na extremidade direita da guia Início .
3. Clique na seta ao lado do ícone Classificar e filtrar .
   
4. Clique em Filtro .

Parabéns, você acabou de criar um banco de dados de inventário para uma loja móvel.

Você pode atualizar facilmente o banco de dados adicionando novos dados ou modificando dados existentes. Além disso, você pode filtrar as informações desejadas do banco de dados de inventário recém-criado.

Por exemplo, se você deseja filtrar as entradas do banco de dados de inventário para uma determinada empresa:

1. Clique na seta ao lado do cabeçalho Empresa .
   
2. Selecione a(s) empresa(s) desejada(s).
3. O banco de dados mostrará apenas as entradas (telefones celulares) apenas para essas empresas.

Usando a função VLOOKUP no sistema de inventário do Excel

Suponha que você queira pesquisar o preço de um determinado item em seu banco de dados. Em vez de procurá-lo no banco de dados, você pode usar a função VLOOKUP no Excel. A fórmula para VLOOKUP é a seguinte:

=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])

Onde:

• LOOKUP_VALUE é o valor que você deseja procurar na primeira coluna da matriz da tabela atribuída.
• TABLE_ARRAY é o intervalo de células atribuído no qual você deseja aplicar a função VLOOKUP.
• COL_INDEX_NUMBER é o número da coluna que contém o valor de retorno.
• RANGE_LOOKUP (opcional) é TRUE ou FALSE . Especifique FALSE se desejar que o Excel retorne uma correspondência exata ou TRUE se desejar que retorne uma correspondência aproximada. Se você não especificar nenhum valor, o Excel (por padrão) definirá um valor TRUE e retornará correspondências aproximadas.

Quando você aplica a função VLOOKUP, o Excel localiza o LOOKUP_VALUE na primeira coluna do intervalo de células atribuído. É por isso que, para que a função VLOOKUP funcione, é importante que seu LOOKUP_VALUE esteja na primeira coluna da TABLE_ARRAY (intervalo de células atribuídas).

Depois de encontrar o LOOKUP_VALUE, o Excel conta o número de células com base no COL_INDEX_NUMBER especificado e retorna um resultado. O valor de retorno será exato ou aproximado, dependendo se você especificou um valor FALSE ou TRUE para RANGE_LOOKUP.

Agora que você tem um bom entendimento da função VLOOKUP, vamos usá-la para extrair dados de nosso banco de dados de inventário de telefones celulares. Para pesquisar o preço de um determinado telefone celular em seu banco de dados, siga as etapas abaixo:

1. Crie os dois cabeçalhos a seguir em novas células: WeU e Price .
2. Digite a seguinte fórmula no cabeçalho Preço:=VLOOKUP(
3. Para fornecer um LOOKUP_VALUE , selecione a célula sob o cabeçalho WeU ( I5 em nosso caso) e adicione uma vírgula.
4. Para TABLE_ARRAY selecione todas as células no banco de dados, sob os cabeçalhos ( A2:E10 em nosso caso), seguidos de uma vírgula.
5. Queremos encontrar o preço de nosso WeU desejado, portanto, definiremos COL_INDEX_NUMBER como 4 (porque o cabeçalho Unit Price é a 4ª coluna em nosso banco de dados) e o seguiremos com uma vírgula.
6. Por fim, especifique RANGE_LOOKUP como FALSE , pois queremos que o Excel retorne valores exatos.
   
7. Pressione Enter.

O Excel retornará um erro #N/A, mas não se preocupe. Isso porque não adicionamos nosso WeU desejado (LOOKUP_VALUE) no cabeçalho WeU.

Para descobrir o preço de um determinado WeU (de nosso intervalo atribuído, ou seja, nosso banco de dados), digite-o no cabeçalho WeU e o Excel retornará o preço exato do item. Você pode fazer isso para qualquer item no banco de dados.

Para saber mais informações sobre o item, repita o mesmo processo. Digamos que você também queira descobrir o número de unidades disponíveis de um item. Para fazer isso, crie outro cabeçalho ao lado do cabeçalho Price e nomeie-o como No. of Units . Sob este novo cabeçalho, digite a seguinte fórmula:

=VLOOKUP(I5,A2:E10,5,FALSE)

Observe que, embora o restante da fórmula seja o mesmo, nosso COL_INDEX_NUMBER mudou de 4 (na fórmula anterior) para 5. Isso porque o cabeçalho No. of Units está na 5ª coluna de nosso banco de dados.

Como criar um sistema de inventário usando modelos do Excel

Se você não quiser passar pelo incômodo de criar manualmente um sistema de inventário no Excel, pode escolher a rota mais fácil de usar um modelo de inventário do Excel.

1. Acesse o site do Office para encontrar modelos de inventário do Excel prontos para uso .
   
2. Escolha o modelo que deseja usar e faça o download.
3. Quando o download for concluído, clique duas vezes nele para abrir o arquivo de modelo.
4. Clique em Ativar edição na parte superior para começar a fazer ajustes de acordo com seus requisitos.

Agora você pode adicionar ou remover cabeçalhos de acordo com suas necessidades e começar a usar o modelo para gerenciar seu estoque adicionando itens e atualizando informações relevantes.

Leve seu sistema de inventário do Excel para o próximo nível

Agora que você aprendeu o básico, é hora de levar seu sistema de inventário do Excel para o próximo nível. Você pode fazer isso facilmente aprendendo sobre diferentes fórmulas do Excel e aplicando-as ao seu banco de dados de inventário do Excel. Isso ajudará você a ser criativo com seu banco de dados de inventário do Excel e poderá usá-lo com mais eficiência.