Escolhendo um serviço de videoconferência: guia do comprador

À medida que sua confiabilidade e facilidade de uso aumentaram, também aumentou o número de organizações que dependem de videoconferência. Seja para reunir equipes remotas ou para se reunir com clientes e clientes, a videoconferência permite que as organizações tenham reuniões presenciais que antes não eram possíveis.

O custo desses serviços também desempenhou um papel no aumento de sua adoção. Anteriormente, o custo e a complexidade dos sistemas de videoconferência os tornavam mais adequados para organizações maiores. Os sistemas de hoje, no entanto, são simples de instalar, fáceis de usar e relativamente baratos, o que abriu seu uso para empresas de todos os tamanhos.

À medida que mais pessoas trabalham remotamente, a videoconferência ajuda as equipes a colaborar de maneiras que as chamadas em conferência simplesmente não conseguem igualar. Por exemplo, com uma videoconferência, você pode ver gestos físicos e expressões faciais, além de poder compartilhar telas.

A nova simplicidade na videoconferência também abriu as portas para um uso maior. Em vez de hospedar principalmente reuniões de grandes grupos, esses sistemas também podem ser facilmente usados ​​para chats de vídeo individuais.

Escolher o serviço de videoconferência certo para o seu negócio é importante, e fazer as perguntas certas é importante. Quantos participantes assistirão regularmente às suas chamadas? Você precisa integrar outros aplicativos, como Microsoft Outlook ou Salesforce? Com que frequência você pretende agendar videoconferências?

Você precisa considerar todos esses fatores antes de decidir. Uma plataforma com dezenas de recursos pode acabar sendo um desperdício de dinheiro, mas um serviço de videoconferência gratuito pode não fornecer os recursos de que você precisa.

Nota do editor: Procurando uma solução de videoconferência? Preencha o questionário abaixo para entrar em contato com fornecedores que podem ajudar.

O que é um serviço de videoconferência?

Os serviços de videoconferência permitem que você conheça e colabore com outras pessoas por meio de um feed de vídeo HD. Ao contrário de uma chamada telefônica, a videoconferência permite que você veja aqueles com quem está se reunindo, como se estivessem na mesma sala.

Os serviços de videoconferência podem ser acessados ​​de vários lugares, incluindo computadores e smartphones conectados à Internet. Dependendo das necessidades da sua empresa, você também pode configurar a videoconferência em um local específico, como uma sala de conferências. Com essa opção, as câmeras são configuradas para mostrar toda a sala e os microfones amplificam quem está falando.

Os serviços de videoconferência oferecem aos hosts o controle total de uma reunião. Os hosts decidem quem pode falar, quem pode estar no vídeo e quem pode compartilhar sua tela. Por exemplo, se um participante da reunião estiver fazendo uma apresentação, o organizador pode permitir que ele compartilhe sua tela para que todos na chamada possam ver uma apresentação em PowerPoint.

Para aqueles que não podem participar de uma reunião por vídeo, esses serviços oferecem às pessoas a opção de participar por telefone. E embora o indivíduo não veja o que está acontecendo, pelo menos poderá ouvir o que todos estão dizendo.

Custo dos serviços de videoconferência

A maioria dos serviços de videoconferência cobra por host. Isso significa que, se você quiser que vários funcionários organizem suas próprias reuniões, cada um deles precisará de uma licença de usuário. Com várias licenças de usuário, vários funcionários podem hospedar chamadas de videoconferência ao mesmo tempo. Com esta estrutura de custos, você paga apenas por cada host. Não há nenhum custo para que outras pessoas participem de uma reunião.

A maioria dos provedores oferece vários níveis de serviço que variam com base no preço, no número de participantes que você pode hospedar em uma reunião e nos recursos incluídos. Alguns serviços oferecem um plano totalmente gratuito. Esses planos normalmente limitam o número de participantes e limitam a duração das videochamadas.

Para planos pagos usando um modelo por host, os custos variam de US$ 5 a US$ 50 por host, por mês. Além disso, alguns planos exigem um número mínimo de licenças de usuário.

Em vez de cobrar por host, alguns serviços baseiam sua estrutura de preços no número de participantes de uma videoconferência. Por exemplo, você pode pagar US$ 145 por mês pela capacidade de hospedar videoconferências com até 500 pessoas. Essa estrutura de custos é projetada para empresas que hospedam webinars.

Muitos serviços de conferência oferecem avaliações gratuitas que duram de uma semana a um mês; alguns oferecem testes gratuitos até que uma certa quantidade de dados seja usada. Não há necessidade de se inscrever e pagar pelo serviço que você nunca usou quando as empresas oferecem tantos testes. Aproveite os testes gratuitos e certifique-se de que um serviço realmente atenda às suas necessidades e atenda às suas prioridades de forma satisfatória antes de comprar.

Como escolher o serviço de videoconferência certo

Como em qualquer outra compra, é importante saber o que você precisa do seu sistema de videoconferência antes de escolher um. Por exemplo, uma grande empresa pode precisar conectar dezenas de usuários ao mesmo tempo, enquanto uma empresa menor pode exigir apenas conferências individuais.

Aqui está o que você deve ter em mente ao procurar uma solução:

• Número de participantes: considere o número de participantes que provavelmente participarão regularmente de suas conferências. Com alguns serviços, você pode se conectar com um punhado de participantes gratuitamente, portanto, se você não precisar se conectar com muitas pessoas, talvez não pague muito (ou nada). Outros serviços são especializados em conectar um grande número de usuários. A variedade é ampla, portanto, saber o que você precisa antes de começar a procurar pode economizar muito tempo.
• Feeds de vídeo: embora muitos serviços de videoconferência afirmem que suas reuniões podem hospedar centenas, senão milhares, de participantes ao mesmo tempo, eles normalmente limitam o número de fluxos de vídeo; no entanto, outros não. Será útil para você descobrir como ou se o serviço limita os feeds antes de comprar. Você também quer ter certeza de que a qualidade do vídeo é de primeira qualidade.
• Facilidade de uso: não deixe que uma interface de usuário confusa atrapalhe seus negócios. Caso contrário, você iniciará as apresentações sem que os participantes essenciais assistam, ou suas reuniões serão caracterizadas por longos atrasos e interrupções enquanto as pessoas lutam para ativar ou desativar seus feeds de vídeo e microfones ou compartilhar sua tela.
• Tipos de reuniões: Com alguns serviços de ponta, você pode abrir diferentes salas dependendo do tipo de reunião que está realizando. Você hospeda perguntas e respostas em fóruns abertos, onde todos podem dar feedback? Você está fazendo uma apresentação ou palestra e prefere que os participantes sejam silenciados? Saiba que tipos de reuniões você costuma hospedar e, se você hospedar uma variedade de reuniões, procure um serviço que atenda a todas as suas necessidades.
• Experiência móvel: o objetivo da videoconferência é conectar-se remotamente às pessoas e, às vezes, isso significa conectar-se a partir de dispositivos móveis. Experimente um serviço de videoconferência em tablets e smartphones para garantir que os participantes tenham uma experiência igualmente positiva nesses dispositivos, como aqueles que se conectam por meio de desktops ou configurações de sala de conferência.
• Gravação: Às vezes, é útil salvar os destaques de uma reunião para mais tarde. A capacidade de gravação de vídeo é essencial se você precisar voltar e revisar as conferências. Além disso, um arquivo online de reuniões anteriores pode ser útil. Por exemplo, você pode salvar trechos de reuniões para materiais introdutórios ou de treinamento para novos funcionários. Preste atenção em quanto espaço de gravação você terá disponível. Muitos serviços armazenam as gravações na nuvem e limitam o espaço de armazenamento de cada usuário.
• Compartilhamento de tela: o compartilhamento de tela mantém os participantes envolvidos e torna a reunião mais interativa. Se você precisar explicar os pontos mais delicados de uma apresentação ou mostrar a um funcionário remoto como acessar determinados documentos, o compartilhamento de tela pode ajudá-lo a fazer isso com mais eficiência.
• Sistemas de sala: dependendo de suas necessidades, você pode configurar uma sala de conferência que possa ser usada especificamente para videoconferência. Certifique-se de verificar se o serviço pode se integrar à configuração da sua sala de reunião. Às vezes, isso requer o uso de outro fornecedor para equipar a sala com equipamentos de áudio e vídeo adequados. Outras vezes, o próprio serviço de videoconferência pode fornecer todo o equipamento necessário por um custo adicional.
• Integração de aplicativos: muitas soluções de videoconferência permitem a integração de aplicativos de terceiros, como o Microsoft PowerPoint. Unir um software que você já possui a um sistema de videoconferência pode ajudá-lo a importar apresentações e documentos. Além disso, muitos serviços têm capacidade de fazer anotações e alguns permitem que os participantes façam suas próprias anotações. Considere quais aplicativos você usará com seu sistema de conferência e quanta influência você deseja que os participantes tenham durante uma reunião. Outra integração a considerar é o seu calendário ou cliente de e-mail. Alguns serviços de videoconferência fornecem plug-ins para programas como Google Calendar e Outlook. Isso permite que você agende reuniões de forma rápida e fácil.
• Reuniões inteligentes: algumas plataformas de videoconferência integraram inteligência artificial (IA) para aumentar a produtividade da reunião. Por exemplo, algumas reuniões farão anotações automaticamente para todos e enviarão um resumo após o término da conferência. A tecnologia inteligente também pode atribuir automaticamente tarefas de itens de ação aos participantes. Todos esses recursos adicionados são projetados para manter os participantes mais envolvidos no que está acontecendo, em vez de se esforçar para fazer anotações.
• Suporte ao cliente: não negligencie a qualidade do atendimento ao cliente de uma empresa. Vale a pena ligar para a linha de atendimento ao cliente das empresas que você está considerando para ter uma ideia de como elas o tratarão. Quando algo dá errado, você quer uma linha de suporte técnico que responda com rapidez e precisão, com representantes que o tratem com a seriedade e o respeito que seu negócio merece.

O que o futuro guarda?

O efeito da videoconferência nas comunicações humanas é quase comparável ao efeito do telefone mais de um século e meio antes. E as tecnologias emergentes continuarão a aprimorar a videoconferência baseada em nuvem como a entendemos, à medida que ela continua a se tornar uma parte mais integrante dos negócios na era digital.

A realidade aumentada e a realidade virtual abrem a possibilidade de colaboração através de vastas distâncias geográficas, como se os participantes estivessem fisicamente na mesma sala. Imagine estar em um espaço virtual com seus parceiros de negócios, discutindo operações em meio a um mar de gráficos, esquemas e protótipos interativos. Esse futuro está se aproximando rapidamente à medida que a tecnologia evolui e proporcionará uma experiência mais envolvente e impactante.

A IA provavelmente também aumentará a experiência de videoconferência no futuro. Em um artigo que escreveu para a Yale Insights , Scott Wharton, vice-presidente e gerente geral do grupo de colaboração em vídeo da Logitech, disse que está desenvolvendo uma tecnologia que beneficiará as salas de reunião com várias câmeras.

“Estamos trabalhando em alguma tecnologia em que a visão computacional e a IA podem enquadrar automaticamente a cena”, escreveu Wharton. “Mesmo se você tiver 20 pessoas em uma sala, assim como os humanos são inteligentes o suficiente para saber onde está a ação, a IA pode escolher a pessoa que se levanta e caminha até o quadro branco.”

Reportagem Adicional de Adam Uzialko.