Escolhendo um Sistema de Horário e Presença

• Os sistemas de tempo e presença são softwares de rastreamento de tempo de funcionários que se integram ao software de folha de pagamento.
• A execução da folha de pagamento com um sistema de ponto e presença melhora a eficiência e a precisão, reduzindo a necessidade de entrada dupla.
• Os sistemas de tempo e presença vêm em vários tipos, incluindo sistemas biométricos.
• Este guia ajudará os compradores a escolher um sistema de horário e atendimento a entender como pesquisar o mercado e escolher o melhor sistema para seus negócios.

Compare os principais sistemas de tempo e presença em nossa página de melhores escolhas.

O que são sistemas de tempo e presença?

Os sistemas de ponto e presença permitem que os funcionários marquem entrada e saída eletronicamente por meio de relógios de ponto, computadores conectados à Internet, dispositivos móveis e telefones. Algumas soluções também oferecem a capacidade de entrar e sair por meio de mensagens de texto, programas de mídia social como o Twitter e outros programas de comunicação, como o Slack. Quando um funcionário entra ou sai, os dados são transferidos instantaneamente para um software que pode importá-los perfeitamente para sua solução de folha de pagamento.

Esses sistemas fazem mais do que apenas rastrear quando os funcionários entram e saem. Eles também monitoram funcionários móveis por meio de geolocalização e geofencing, gerenciam folga remunerada (PTO), criam agendas de funcionários, fornecem relatórios detalhados de trabalho e fornecem dados em tempo real sobre quem está trabalhando, quem não está, quem chegou atrasado e quem está chegando ao longo do tempo.

Dica: Os sistemas de ponto e presença são mais do que controlar as horas dos funcionários. Você também pode usá-los para agendamento, gerenciamento de férias e folgas, relatórios de trabalho e muito mais.

Os sistemas de ponto e presença oferecem autoatendimento que permite aos funcionários lidar com muitas tarefas de controle de tempo por conta própria, como revisar as horas que trabalharam, seus horários atuais e futuros e seus acúmulos de PTO.

Muitos desses sistemas oferecem soluções baseadas em nuvem e no local. Os sistemas locais são armazenados em servidores dentro de sua empresa, enquanto os sistemas baseados em nuvem são hospedados pelo seu provedor de sistema de ponto e atendimento e acessados ​​online.

Tipos de sistemas de tempo e presença

Dada a sua amplitude de funções, não é de surpreender que existam vários tipos de sistemas de tempo e presença. Ao comparar suas opções, você provavelmente encontrará os seguintes tipos de sistemas:

• Cartão de ponto: A opção de cartão de ponto é basicamente o clássico relógio de ponto mecânico que se tornou digital. Ao instalar um sistema de cartão de ponto, você dará a seus funcionários um cartão de ponto que se assemelha a um cartão de crédito. Esses cartões automatizam o controle de horas, mas, assim como nas planilhas de horas físicas, nada impede que os funcionários passem os cartões uns dos outros para compensar colegas de trabalho ausentes ou atrasados.
• Cartões de proximidade, crachás e chaveiros: em vez de obrigar você a passar um cartão, essas opções de controle de presença dependem de leitores que escaneiam cartões de identificação, crachás ou chaveiros a uma certa distância. Muitas dessas opções de rastreamento de tempo e presença não são apenas para registro de entrada e saída – elas também podem rastrear os movimentos de seus funcionários em seu local de trabalho.
• Biométrico: Com sistemas biométricos de tempo e presença, você saberá exatamente quem está entrando e saindo do seu escritório. Esses sistemas de rastreamento de tempo e presença de alta tecnologia usam reconhecimento facial, impressões digitais, varredura ocular e outros identificadores biológicos exclusivos de uma pessoa para garantir que a pessoa que marca o ponto seja realmente a pessoa que está trabalhando. Claro, você pagará mais por esses recursos de ponta, mas com seus gastos extras vem o controle de tempo e frequência quase infalível.

Você sabia? Você pode usar os recursos biológicos exclusivos dos funcionários, como impressões digitais, para rastrear sua presença sem qualquer possibilidade de socar o amigo.

• Login baseado na Web: se seus funcionários trabalham remotamente, você provavelmente está se perguntando como qualquer uma das soluções acima pode funcionar para sua empresa. É por isso que existem estações de login baseadas na web. Você pode implementar esses sistemas para que seus funcionários possam entrar em seus laptops, computadores pessoais ou dispositivos móveis, não importa onde estejam. Nossa análise do QuickBooks Time descreve por que esse sistema de tempo e presença é excelente para forças de trabalho móveis.
• Resposta de voz interativa: Outra solução para funcionários remotos, uma ferramenta de resposta de voz interativa (IVR) é um sistema através do qual funcionários remotos ou de campo marcam presença por meio de chamada telefônica.

Prós e contras de sistemas de tempo e presença

Prós de sistemas de tempo e presença

Estes são alguns dos benefícios dos sistemas de tempo e presença:

Dica: Fluxos de trabalho personalizados podem melhorar a eficiência obtida com um sistema de ponto e presença. Leia nossa análise do BambooHR para saber mais sobre um sistema que oferece fluxos de trabalho personalizáveis.

Contras dos sistemas de tempo e presença

Estas são as principais armadilhas dos sistemas de tempo e presença:

• Custo. A maior desvantagem dos sistemas de controle de tempo é que eles são mais caros do que o método manual em que os funcionários anotam suas horas todos os dias ou marcam pontos em um cartão de ponto de papel.
• Erros. Mesmo os melhores programas de software podem falhar ocasionalmente. Há sempre um leve risco de rastreamento ou erros de cálculo quando você usa qualquer software – incluindo sistemas de controle de ponto.

custos

A estrutura de custo dos sistemas de tempo e presença depende se você escolhe uma solução baseada em nuvem ou no local. Os sistemas baseados em nuvem têm custos mensais recorrentes menores, enquanto os sistemas locais geralmente têm taxas únicas maiores.

Com sistemas locais, você paga todos os seus custos antecipadamente. Você pode esperar pagar centenas a milhares de dólares pelo software, licenças para cada funcionário e instalação. Depois disso, não há taxas mensais para o serviço. No entanto, os custos únicos normalmente não cobrem nenhum suporte contínuo ou atualizações de software.

Para um sistema baseado em nuvem, a maioria dos serviços cobra uma taxa por funcionário que varia de US$ 1 a US$ 10 por mês. Alguns serviços de nuvem também cobram uma taxa mensal básica ou mínima.

Alguns provedores cobram uma taxa única de configuração e implementação. Ao contrário dos sistemas locais, no entanto, todas as atualizações de software e suporte estão incluídos em suas despesas mensais.

Dica: confira nossa análise do Rippling para saber mais sobre um sistema de tempo e presença que leva menos de um mês para ser totalmente implementado e configurado.

Outro custo que você pode incorrer para qualquer uma das opções é para um relógio de ponto. Muitos sistemas de controle de ponto funcionam com uma variedade de relógios de ponto. Esses relógios de ponto podem funcionar com PINs, crachás de furto ou proximidade ou biometria, como impressões digitais ou varreduras faciais. A complexidade do relógio que você selecionar determinará o custo. Os preços geralmente variam de algumas centenas de dólares para um relógio básico a vários milhares para um sofisticado relógio biométrico.

O que procurar em um sistema de tempo e presença

Com tantos sistemas no mercado, pode ser difícil saber qual é o ideal para o seu negócio. Ao comprar um sistema, você deve procurar várias coisas.

Perguntas frequentes sobre tempo e presença

Ainda tem dúvidas sobre os sistemas de tempo e presença? Aqui estão algumas perguntas e respostas comuns que podem ajudá-lo a tomar uma decisão.

Como os sistemas de tempo e presença são diferentes dos relógios e cartões de ponto tradicionais?

A maior diferença é que tudo é digitalizado e automatizado. Os relógios de ponto e cartões de ponto tradicionais exigem entrada manual de dados para tudo. Os sistemas de tempo e presença exigem apenas o apertar de um botão para que todas as informações sejam sincronizadas com o seu software. Esse software se integra perfeitamente à sua solução de folha de pagamento. Isso elimina entradas duplicadas e suposições. Além disso, os sistemas de ponto e presença registram horas, códigos de trabalho e informações sobre pausas e PTO digitalmente e em tempo real.

Que tipos de relógios de ponto são compatíveis com sistemas de ponto e presença?

Não existem mais relógios de ponto simples. Os relógios de ponto de hoje coletam o tempo de várias maneiras diferentes, inclusive por meio de cartões perfurados, cartões magnéticos, códigos de barras, PINs e biometria, como impressões digitais ou varreduras faciais.

Existe alguma diferença entre um sistema de controle de ponto e um sistema biométrico?

Qualquer sistema de controle de ponto que funcione com um relógio biométrico é um sistema biométrico. Como quase todas as soluções de ponto e presença que funcionam com relógios de ponto físicos oferecem opções biométricas, há muito pouca diferença entre os dois. Os relógios de ponto biométricos são os melhores para usar se você estiver preocupado com socos de amigos.

Os únicos sistemas de ponto e presença que não possuem opções biométricas são aqueles que não incorporam relógios de ponto biométricos, contando, em vez disso, com computadores e dispositivos móveis para marcar a entrada e saída dos funcionários. No entanto, mesmo alguns desses sistemas agora oferecem scanners de impressões digitais que se conectam a computadores ou usam programas que tiram fotos de funcionários com uma câmera de computador como forma de incorporar opções biométricas.

Você tem que usar um relógio de ponto com um sistema de tempo e presença?

Não. Algumas empresas preferem que os funcionários cheguem e saiam apenas por meio de um computador, aplicativo móvel ou telefone. Não usar um relógio de ponto pode reduzir os custos, pois eles podem custar de algumas centenas a vários milhares de dólares cada.

Os sistemas de tempo e presença são bons apenas para empresas com funcionários horistas?

Embora possa parecer que os sistemas de tempo e presença são necessários apenas para empresas com trabalhadores horistas, as empresas com funcionários assalariados também podem colher vários benefícios deles. Um sistema que rastreia quanto tempo os funcionários trabalham em projetos específicos pode ajudar nas projeções de mão de obra. Além disso, as empresas com funcionários assalariados podem apreciar os aspectos de gerenciamento de PTO do sistema.

Como funcionam os sistemas de tempo e presença para funcionários remotos?

Esses sistemas usam tecnologia GPS para monitorar funcionários remotos por meio de dispositivos móveis. Alguns sistemas usam geofencing para limitar de onde os funcionários podem entrar e sair, enquanto outros usam geolocalização para registrar exatamente onde os funcionários estão quando entram e saem. Os sistemas também podem usar geolocalização para rastrear funcionários ao longo do dia, não apenas onde eles começam e terminam seus turnos.

Como os sistemas de tempo e presença se integram aos sistemas de folha de pagamento?

Os sistemas de tempo e presença se integram aos sistemas de folha de pagamento, permitindo que você transfira seus dados de tempo e presença para o programa de folha de pagamento com o pressionar de um botão. Isso reduz erros e agiliza todo o processo de folha de pagamento.

Como os sistemas de tempo e presença gerenciam as folgas remuneradas?

Os sistemas de tempo e presença gerenciam o PTO de várias maneiras. Eles podem rastrear quanto tempo de folga os funcionários ganharam e usaram, bem como provisões para licença médica, férias, luto e qualquer outro tipo de folga que os funcionários possam receber.

Alguns sistemas de controle de ponto também lidam com o processo de solicitação e aprovação. Isso permite que os funcionários peçam folga diretamente no sistema, e os gerentes podem aprovar ou negar essas solicitações.

Max Freedman contribuiu com a redação e pesquisa deste artigo.