Escolhendo um sistema telefônico comercial: um guia do comprador

2022/12/08

Ao escolher um sistema telefônico comercial, primeiro você deve decidir que tipo de sistema deseja (fixo, VoIP ou virtual) e onde deseja hospedar o equipamento (no local ou na nuvem).
Os sistemas telefônicos atuais oferecem às empresas de todos os portes uma ampla gama de valiosas ferramentas móveis, de chamada e colaboração.
Os sistemas telefônicos comerciais oferecem aos funcionários várias maneiras de acessar suas linhas telefônicas comerciais enquanto estão fora do escritório.
Este artigo é para empresários que buscam orientação sobre o que procurar e considerar ao escolher um sistema telefônico.

Se você planeja estar no mercado para um sistema telefônico comercial em 2020, há várias questões que você precisa considerar primeiro para garantir que obtém a solução que melhor atende às suas necessidades.

Você precisa de um sistema telefônico completo que inclua telefones de mesa físicos ou sua empresa poderia se virar com um serviço telefônico virtual baseado em dispositivos móveis?
Se você precisa de telefones de mesa, que tipo de serviço deseja? Você se sente confortável usando um sistema de protocolo de voz sobre Internet (VoIP), que é executado na Internet e está disponível em muitos provedores? Ou você deseja usar um serviço de telefone fixo tradicional, fornecido por uma companhia telefônica local ou regional?
Se você escolher VoIP, deseja hospedar o sistema em sua empresa (no local) ou fazer com que seu provedor de serviços o hospede (baseado em nuvem)?

Nós o ajudaremos a responder a essas perguntas, mas se você já sabe do que precisa e deseja apenas ver nossas recomendações para os melhores sistemas telefônicos comerciais, visite nossa página de melhores opções.

Se você ainda não tem certeza, continue lendo. Vamos informá-lo sobre os prós e contras desses tipos de sistemas telefônicos:

Sistemas de telefonia virtual
Telefones fixos
VoIP
Sistemas na nuvem e no local

Sistemas de telefonia virtual

Os sistemas telefônicos virtuais conectam aqueles que ligam para um número de telefone comercial principal aos trabalhadores remotos em seus telefones celulares ou residenciais. [Saiba mais sobre números de telefone virtuais.]
Esses sistemas funcionam como uma ampla solução de encaminhamento de chamadas, transferindo as chamadas para o celular ou telefone residencial de um funcionário em vez de um telefone fixo quando um cliente liga para o número de telefone principal.
Esses sistemas incluem vários recursos, como recepcionistas automatizados, correio de voz, encaminhamento de chamadas, triagem de chamadas, números gratuitos e fax online.

Contras: Os sistemas virtuais não são sistemas telefônicos completos. Muitas vezes, suas chamadas ainda são processadas em sua rede telefônica móvel ou residencial. Isso significa que você é cobrado pela ligação no sistema virtual e consome os minutos do seu celular ou telefone residencial. Alguns serviços virtuais permitem que você faça chamadas via conexão com a internet ao usar o aplicativo móvel do provedor.

Melhor para: Pequenas empresas com trabalhadores remotos ou empresas individuais

Sistemas Tradicionais de Linha Fixa

Os telefones fixos, neste caso, são sistemas telefônicos tradicionais, normalmente suportados por uma companhia telefônica local ou regional.
Também conhecidas como redes telefônicas públicas comutadas (PSTNs), as linhas fixas são sistemas analógicos que funcionam através da fiação de cobre tradicional da companhia telefônica.
Você precisa de hardware de PBX (troca de filial privada) local para executar um serviço de linha fixa. Esse hardware pode criar vários ramais e fornecer recursos de sistema telefônico, como transferência de chamadas e diretórios de chamadas.
Alguns sistemas fixos hoje são considerados híbridos com sistemas VoIP. Uma linha telefônica tradicional se conecta à rede de dados de uma empresa, que ela usa para conectar cada telefone individual.
Muitos provedores de sistemas telefônicos estão eliminando gradualmente os sistemas de linha fixa, portanto, pode não ser fácil encontrar um que ainda ofereça esse tipo de serviço.

Prós: Os sistemas de linha fixa são uma solução confiável e testada pelo tempo que muitas empresas se sentem confortáveis em usar.

Contras: a maioria dos provedores de sistemas telefônicos está abandonando os telefones fixos, tornando-os mais difíceis de comprar e consertar. É apenas uma questão de tempo até que esses sistemas se tornem obsoletos.

Melhor para: Grandes corporações que têm orçamento para elas e uma equipe interna de TI para gerenciá-las e mantê-las; necessário para empresas sem acesso à Internet de alta velocidade

Sistemas de telefonia VoIP

Em vez dos fios de cobre nos quais funcionam os telefones fixos, os sistemas telefônicos VoIP usam a mesma conexão de Internet que uma empresa já usa.
Os sistemas VoIP fornecem um conjunto de recursos que anteriormente apenas grandes corporações que usavam hardware caro de PBX tinham acesso, como atendentes automatizados, filas de chamadas e integração de computador, que permite que correios de voz sejam enviados para caixas de entrada de e-mail e computadores sejam transformados em softphones.
Os sistemas VoIP fornecem aos funcionários remotos acesso ao sistema telefônico da empresa a partir de seus dispositivos móveis.

Prós: VoIP fornece um sistema telefônico sofisticado com todos os sinos e assobios. Esses sistemas são fáceis de instalar e configurar e são significativamente mais baratos do que os sistemas de telefonia fixa.

Contras: Esses sistemas dependem da sua conexão com a Internet. Se você estiver em uma comunidade com serviço de internet irregular, esse tipo de sistema telefônico não funcionará para você.

Melhor para: Pequenas empresas que desejam a funcionalidade de um sistema telefônico sofisticado a um preço razoável e empresas que desejam que seus funcionários remotos tenham acesso ao sistema telefônico Consulte nossa análise do Ooma Office para obter o melhor sistema telefônico para equipes remotas.

Se você decidir que um sistema VoIP é melhor para você, sua próxima decisão é como deseja hospedá-lo. Enquanto os sistemas de telefonia fixa exigem que você hospede o equipamento dentro de sua empresa, os sistemas VoIP oferecem a opção de comprar seu equipamento diretamente e auto-hospedar ou alugar o equipamento de seu provedor de serviços, que o hospeda na nuvem.

Sistemas VoIP locais

Com sistemas no local, todo o equipamento, incluindo o hardware PBX para manter o sistema telefônico funcionando, fica alojado em sua empresa.
Os sistemas locais exigem um grande gasto de capital, pois você compra o equipamento antecipadamente.
Enquanto você paga taxas únicas por todo o hardware com um sistema auto-hospedado, com um sistema local, você paga taxas mensais pelo seu entroncamento SIP, ou circuito PRI, que é o que permite fazer e receber chamadas.
Sua equipe de TI é responsável pela manutenção, reparos e atualizações do sistema.

Prós: Você está sempre no controle do seu serviço. Você e sua equipe de TI garantem que ele esteja funcionando e configurado como você gosta.

Contras: Há um custo inicial significativo, pois você precisa comprar todo o equipamento. Além disso, você precisa de alguém na equipe que possa atender e manter o sistema.

Ideal para: Empresas que não se sentem confortáveis em usar a nuvem e desejam controle total sobre seu sistema e acesso aos equipamentos o tempo todo; empresas com uma equipe interna de TI que pode configurar e manter um sistema VoIP; empresas com requisitos regulatórios ou de conformidade que podem ser difíceis de atender na nuvem

Sistemas VoIP baseados em nuvem

Com sistemas baseados em nuvem, não há manutenção ou hardware além dos telefones para se preocupar. O provedor de serviços hospeda, mantém e atualiza a tecnologia PBX para você. Confira nossa análise do RingCentral, uma solução robusta de VoIP hospedada na nuvem.
A nuvem permite que empresas em crescimento adicionem novas linhas facilmente e forneça acesso rápido a novos recursos.
As empresas normalmente pagam uma taxa mensal por usuário.

Prós: Não há nenhum hardware de PBX ou serviço de tom de discagem para comprar e manter. Seu provedor cuida de tudo isso para você. Você pode instalar e configurar o sistema para o seu negócio a partir do seu computador.

Contras: você não está no controle do hardware. Se o sistema cair, você deve confiar no seu provedor para corrigi-lo o mais rápido possível.

Melhor para: Negócios em crescimento com um orçamento fixo sem equipe de TI para operar e manter hardware de PBX; empresas que desejam acesso rápido a novos recursos do sistema telefônico ou têm vários locais e desejam seu sistema em uma única plataforma.

Perguntas frequentes sobre o sistema telefônico comercial

Ainda não tem certeza se você precisa de um sistema telefônico comercial ou se o VoIP é adequado para você? Sem problemas. Aqui estão algumas perguntas e respostas que podem ajudá-lo a decidir.

P: Preciso de um sistema telefônico para minha empresa?

R: A resposta simples é sim. Como grande parte do sucesso de uma empresa depende de como ela se apresenta, todas as empresas podem se beneficiar de algum tipo de sistema telefônico.

É fundamental que as empresas sempre se apresentem profissionalmente. Permitir que clientes e clientes entrem em contato com você em uma linha de negócios que um atendente automatizado costuma atender é uma excelente maneira de conseguir isso. As empresas que não desejam gastar dinheiro em um sistema telefônico completo ainda podem apresentar a imagem que desejam usando um sistema virtual.

P: Meus funcionários e eu não podemos usar nossos telefones celulares apenas para fins comerciais?

R: É definitivamente possível se você investir em um sistema telefônico virtual. Este sistema permite que você use seu dispositivo móvel enquanto apresenta uma imagem profissional.

Usar apenas sua linha móvel, sem um sistema virtual, apresenta alguns problemas. Em primeiro lugar, não transmite uma imagem profissional aos seus clientes. Em segundo lugar, as linhas móveis não fornecem os recursos e as ferramentas que as pequenas empresas consideram mais valiosas, como correio de voz para e-mail, encaminhamento de chamadas, triagem de chamadas, música em espera e fax online.

P: Sempre tive um sistema de telefone fixo tradicional. Estarei em desvantagem se continuar usando esse tipo de sistema no futuro?

R: O problema com os sistemas de telefonia fixa não é sua funcionalidade; eles ainda operam em alto nível. O maior problema que você encontrará com os sistemas tradicionais de telefonia fixa é que novas opções não estão mais sendo construídas. Isso significa que nenhuma nova tecnologia está sendo desenvolvida para sistemas de telefonia fixa.

Nenhuma nova atualização de software está disponível para telefones fixos. Isso significa que você não terá acesso a muitos novos recursos e capacidades.

Por fim, é cada vez mais difícil encontrar especialistas para fornecer atendimento ao cliente e suporte para esses sistemas e as peças para manter os sistemas de telefonia fixa funcionando.

Em algum momento, provavelmente em um futuro próximo, novos recursos para sistemas VoIP não serão compatíveis com sistemas de telefonia fixa. Dependendo do recurso, isso pode muito bem colocar sua empresa atrás da bola oito.

P: Como posso saber qual sistema telefônico e provedor são adequados para minha empresa?

R: A decisão realmente se resume aos seus recursos. Você precisa considerar seu orçamento, se sua empresa está crescendo, se possui uma equipe de TI capaz de executar e manter um sistema telefônico interno e se possui acesso a uma conexão de internet de alta velocidade.

Ao escolher um provedor de telefonia para sua pequena empresa, é importante encontrar um serviço que tenha os recursos e as ferramentas que você deseja em um sistema telefônico e ofereça o nível de suporte ao cliente que você espera de um parceiro fornecedor. Confira nossa análise de 8 × 8, nossa melhor escolha para o melhor sistema telefônico para pequenas empresas.

Se você está considerando um sistema hospedado em nuvem, um fator que você deve levar em consideração é o tempo de atividade. Esta é a frequência com que o sistema está operacional. Quando o sistema estiver inativo, você não terá acesso aos seus serviços telefônicos. Os melhores provedores possuem inúmeros centros de dados em todo o mundo para minimizar o tempo de inatividade com o serviço. Ao falar com diferentes provedores, pergunte sobre suas estatísticas de tempo de atividade e se eles têm alguma garantia de devolver o dinheiro caso o serviço fique fora do ar por mais tempo do que o tempo garantido a cada mês.

P: Com sistemas em nuvem, há apenas uma taxa mensal ou há outros custos dos quais devo estar ciente?

R: Existem alguns custos iniciais com sistemas telefônicos hospedados na nuvem. Você provavelmente pagará por telefones IP, que variam de US$ 50 a US$ 600 cada. Alguns provedores também cobram taxas de instalação e treinamento.

P: Com um sistema hospedado na nuvem, estou compartilhando um servidor com outras empresas ou há um servidor apenas para minha empresa?

R: Muitos provedores de sistemas de telefonia em nuvem oferecem às empresas a opção de usar um servidor compartilhado ou pagar mais por um servidor dedicado. Essa decisão depende se você deseja o sistema exclusivamente dedicado a você ou se deseja comprá-lo como um serviço na mesma plataforma que o provedor oferece a todos os outros.

Empresas menores sem muitos requisitos especiais e personalizações geralmente se sentem confortáveis usando um serviço compartilhado. Grandes organizações com necessidades complexas provavelmente preferem um servidor dedicado que forneça o serviço de alta qualidade e a privacidade que desejam.

P: A conexão em um sistema VoIP é tão boa quanto em um telefone fixo?

R: Embora alguns usuários possam estar preocupados com a qualidade do som de um sistema VoIP, a tecnologia avançou tanto que é virtualmente impossível dizer a diferença entre chamadas fixas e baseadas na Internet.

Para garantir que a qualidade da chamada seja clara e forte, sua empresa deve ser cuidadosa sobre como você configura sua rede de dados. Você precisa garantir que tem capacidade suficiente para lidar com o volume de chamadas e que sua rede está configurada para priorizar chamadas de voz em relação a outros tipos de tráfego da Internet.

P: Que tipos de recursos estão disponíveis em um sistema telefônico VoIP?

R: Enquanto os sistemas telefônicos ricos em recursos eram usados anteriormente apenas por grandes corporações, as opções de VoIP atuais oferecem os mesmos benefícios às pequenas empresas. Aqui estão alguns dos recursos de chamada e colaboração que você pode achar mais úteis:

correio de voz
Correio de voz para e-mail
Correio de voz para texto
Transcrição do correio de voz
Encaminhamento de chamada
Gravação de chamadas
filas de chamadas
A opção de números locais e gratuitos
Resposta de voz interativa (IVR)
Chamada em conferência
Atendentes automatizados
discagem de ramal
Grupos de toque
Assistência de diretório
Transferência de chamada
fax da Internet
Relatórios de chamadas
Monitoramento de chamadas
Notificações de chamadas perdidas
Vídeo conferência
Reuniões online
Mensagem instantânea
Mensagem de texto
Integrações com programas populares, como Microsoft Outlook, Salesforce e G Suite
Chamadas internacionais

P: Funcionários remotos podem acessar um sistema telefônico comercial?

R: A tecnologia VoIP oferece aos funcionários a liberdade de receber e fazer chamadas comerciais de qualquer lugar, sem a necessidade de um telefone celular dedicado aos negócios. Os sistemas VoIP empresariais oferecem aplicativos para smartphone e recursos de mobilidade que oferecem aos funcionários a funcionalidade completa de seus telefones de mesa a qualquer hora, em qualquer lugar.

P: Por que devo me preocupar se meus funcionários podem acessar o sistema telefônico quando estão fora do escritório?

R: Na era atual de trabalhadores remotos e acordos de trabalho flexíveis, é fundamental que os funcionários possam ser contatados o tempo todo, independentemente de onde estejam. Você não quer que seus clientes precisem caçar seus funcionários quando precisarem deles ou, pior, não conseguir contatá-los.

A mobilidade garante que seus funcionários estejam sempre acessíveis. Também permite que eles se conectem sem compartilhar seus números de telefone pessoais.

P: Continuo vendo referências a sistemas de comunicações unificadas. Como eles são diferentes de um sistema telefônico?

R: Muitos dos sistemas telefônicos atuais são sistemas de comunicações unificadas. Esses sistemas combinam chamadas de voz, mensagens e vídeo ou reuniões online em um único serviço. Eles também oferecem conferência de áudio e fax online. Muitos dos provedores de sistemas telefônicos atuais oferecem esses serviços em suas plataformas.

P: Se minha empresa tem vários locais, importa se eu tenho um sistema local ou baseado em nuvem?

R: Embora os sistemas locais e hospedados possam oferecer suporte a organizações com vários locais, uma solução hospedada na nuvem pode simplificar as coisas.

Os sistemas hospedados em nuvem não exigem que você instale equipamentos PBX complexos dentro de cada um de seus locais. Isso não apenas permite uma configuração mais fácil, mas também pode economizar dinheiro. Esses sistemas hospedados na nuvem podem ser gerenciados a partir de uma plataforma on-line, facilitando seu uso.

P: Quais opções estão disponíveis para o número de linhas telefônicas que um sistema telefônico para pequenas empresas pode oferecer?

R: Essa é uma das belezas dos sistemas VoIP hospedados na nuvem de hoje – não há muitas limitações para o número de linhas telefônicas que sua empresa pode acessar. Normalmente, quanto mais linhas você tiver, mais barato será o custo por usuário. Além disso, adicionar novas linhas é um processo simples. Com sistemas locais, você precisa fazer um trabalho real em seu equipamento para instalar novas linhas. Com sistemas hospedados na nuvem, você pode adicionar uma nova linha em segundos diretamente do seu computador. [Leia mais sobre sistemas telefônicos multilinha.]