Você pode me ouvir agora? Evite as gafes mais comuns das chamadas de conferência

• Para evitar o excesso de tempo nas teleconferências, comece imediatamente e tenha uma agenda.
• Quando estiver em uma chamada de conferência, escolha um local silencioso e silencie o telefone para reduzir o ruído de fundo durante a reunião.
• Designe alguém para fazer as atas e enviá-las ao grupo após a reunião para ajudar os participantes a se lembrarem do que foi discutido.

Chegadas tardias, ruídos de fundo que distraem e pessoas conversando entre si são apenas alguns dos problemas irritantes encontrados durante as chamadas em conferência. Evitar essas e outras interrupções é fundamental para ter reuniões por telefone eficientes e produtivas.

Aqui estão 12 dicas de etiqueta que os especialistas sugerem seguir para garantir que suas teleconferências sejam tão benéficas quanto possível para todos os envolvidos.

Quais são as piores gafes de teleconferência?

Uma pesquisa da empresa de recursos humanos da Robert Half, OfficeTeam, descobriu que falar sobre os outros, ruído de fundo e não prestar atenção estão entre as maiores violações da etiqueta de teleconferência. Quase 40% dos entrevistados disseram que vários participantes falando ao mesmo tempo é o comportamento que mais distrai em uma chamada de conferência, seguido por ruído de fundo excessivo (24%).

Como melhorar suas chamadas em conferência

Teleconferências e reuniões presenciais têm o mesmo objetivo: ajudam você e sua equipe a planejar e se preparar para projetos e responsabilidades futuras. Mas como as chamadas em conferência dependem apenas da comunicação de voz, é importante seguir algumas diretrizes para garantir que sua chamada em conferência ocorra sem problemas. Joanne Blake, especialista em etiqueta empresarial e CEO da Style for Success , disse que a preparação é a chave para uma teleconferência produtiva.

“Muitas gafes podem ser eliminadas se as regras básicas forem definidas com antecedência ou revisadas periodicamente”, disse ela.

Aqui estão 12 diretrizes para ajudá-lo a executar suas chamadas em conferência de forma eficaz.

1. Comece suas reuniões no horário . Se você está preocupado com os retardatários perdendo informações, designe um dos membros de sua equipe para preenchê-los mais tarde. A maior parte do seu grupo já estará na teleconferência, por isso é importante respeitar o tempo deles e iniciar e encerrar a reunião no horário.
2. Tenha uma agenda. Prepare e divulgue uma cópia da agenda com bastante antecedência da reunião para que todos estejam na mesma página. O ideal é que os participantes passem algum tempo revisando a agenda antes do início da reunião.
3. Nomeie um líder. Uma teleconferência não deve ser uma situação aberta para todos, disse Barbara Mitchell, consultora de gestão e recursos humanos e autora de The Big Book of HR. Idealmente, disse Mitchell, quem inicia a chamada deve orientar a chamada.
4. Reserve um tempo para as apresentações. Quando as pessoas entrarem na chamada, peça que se anunciem. Quando todos estiverem presentes, faça uma chamada apenas para ter certeza de que ninguém está faltando. Durante a reunião, antes de compartilhar suas ideias com o grupo, apresente-se dizendo: “Este é [seu nome]”, disse Jacqueline Whitmore, especialista em etiqueta empresarial e fundadora da Escola de Protocolo de Palm Beach . “Se você está falando com alguém que não conhece você ou as pessoas da sua empresa, é útil saber quem está falando.”
5. Gerencie o ruído de fundo. Blake disse que os hosts e participantes de teleconferências devem escolher o local de onde ligarão com cuidado. “Escolha um local tranquilo, seja você um participante ou a pessoa que está presidindo a chamada”, disse ela. “Se [você] estiver ligando de um escritório doméstico, poderá ouvir cachorros latindo e crianças correndo.” Whitmore disse que os participantes devem saber como silenciar seus telefones para evitar ruídos que distraem durante a reunião. Pratique colocar-se no mudo, mesmo que não esteja falando ou em um ambiente barulhento. Silenciar-se permite que você espirre, mude de posição e emita sons sem incomodar os outros na chamada. “Você quer bloquear qualquer ruído ambiente”, disse Blake. “Certifique-se de que todos saibam como usar o botão mudo.”
6. Incentive a participação de todos os participantes. É importante fazer com que todos se sintam incluídos durante uma ligação. É muito fácil para os participantes se desligarem, porque muitos acreditam que, como não podem ser vistos, como em uma reunião presencial ou por vídeo, podem realizar outras tarefas, como fazer outras tarefas, comer, digitar ou vasculhando gavetas, disse Blake. “Quando você está distraído, pode tropeçar quando chamado para falar”, disse ela. Incentive os participantes a fazer perguntas e compartilhar suas opiniões. Evite monólogos e, se você for o facilitador da reunião, venha preparado com seu próprio conjunto de perguntas para a equipe. Isso incentiva os participantes a se concentrar e contribuir para a chamada.
7. Nomeie um anotador. Durante a reunião, indique alguém para fazer anotações ou atas. Quando há tantas pessoas em uma ligação, muitas ideias são compartilhadas e pode ser difícil lembrar de tudo. Peça a alguém que acompanhe as principais decisões e resultados da discussão. “Envie um e-mail de acompanhamento com o que foi combinado, da mesma forma que faria se estivesse cara a cara”, disse Mitchell.
8. Avise os outros se precisar sair mais cedo. Avise a todos no início da reunião (ou antes, se possível) se você não puder ficar durante a ligação. É menos perturbador se as pessoas na chamada souberem que você vai sair, para que ninguém fique confuso quando você desligar. “Se você tiver que desligar a ligação por qualquer motivo, informe ao facilitador que você está saindo para que não liguemos para você e percamos tempo”, disse Mitchell.
9. Termine a reunião no horário. É importante respeitar o tempo de cada um. Faça comentários mínimos para que você possa seguir a agenda e evitar ultrapassar o tempo alocado. Não encerrar as teleconferências no horário é visto como desrespeitoso, observou Blake. “Isso afeta a produtividade e pode fazer com que você pareça um péssimo administrador de tempo”, disse ela.
10. Resuma os itens de ação. No final da chamada, o anfitrião deve resumir as atribuições, tarefas ou outros itens de ação que os membros da equipe aceitaram durante a chamada. Isso ajuda os participantes a entender o que eles devem fazer após o término da chamada.
11. Acompanhe os principais contatos. Se você deve se conectar com determinados membros da equipe depois de desligar o telefone, envie-lhes um e-mail ou conecte-se com eles antes que o dia de trabalho termine. Este miniencontro pode ajudar todos a confirmar rapidamente que vocês estão na mesma página sobre o que foi discutido por telefone.
12. Faça suas próprias anotações após a reunião. Mesmo que alguém tenha feito anotações para o grupo, faça suas próprias anotações após a reunião. Isso ajuda você a se lembrar dos itens de ação que foram atribuídos a você e reforça as partes principais da chamada que dizem respeito a você que podem não estar incluídas nas atas.

Por que a etiqueta da chamada em conferência é importante?

É importante atualizar a etiqueta da chamada em conferência porque é fácil cair em maus hábitos que tornam as chamadas em conferência irritantes ou ineficientes.

“Embora possa parecer que uma teleconferência é apenas mais um telefonema, não é”, disse Mitchell. “As teleconferências precisam de algumas diretrizes para serem bem-sucedidas.”

Se você ainda estiver enfrentando comportamento indelicado e teleconferências improdutivas, Mitchell recomendou a criação de uma força-tarefa para abordar quais novas práticas e processos sua empresa pode implementar daqui para frente.

“Isso deve ajudar todos a estarem na mesma página e tornar suas ligações mais produtivas”, disse ela.

Apesar do aumento da popularidade do Zoom e de outros serviços de videoconferência, isso não significa que a chamada em conferência esteja obsoleta. Whitmore não vê isso indo embora tão cedo.

“É uma ferramenta muito útil”, disse Whitmore. Nem todo mundo se sente confortável usando a tecnologia de vídeo, e a chamada em conferência requer apenas pegar um telefone e discar alguns números.

“Dependendo do nível de tecnologia dos participantes, eles podem não saber como usar os serviços de videoconferência”, disse Whitmore. “Portanto, as chamadas em conferência são muito fáceis de envolver todos. É muito mais fácil para a maioria das pessoas.”

Reportagem adicional de Chad Brooks. Algumas entrevistas com fontes foram realizadas para uma versão anterior deste artigo.