Contas a pagar e seu negócio: o que você precisa saber

• Contas a pagar são contas que uma empresa deve pagar. É o dinheiro que uma empresa deve aos fornecedores pelos bens e serviços fornecidos.
• Alguns exemplos de contas a pagar incluem serviços de limpeza, uniformes de funcionários, assinaturas de software e material de escritório. Contas a pagar não inclui folha de pagamento.
• O processo de contas a pagar compreende três etapas: comprar o pedido, receber o pedido e pagar a fatura do fornecedor.
• Este artigo é para proprietários de pequenas empresas interessados ​​em configurar ou simplificar seus processos de despesas comerciais.

“Contas a pagar” é um termo contábil para o dinheiro que sua empresa deve a fornecedores e fornecedores. Todas as contas e dívidas, exceto folha de pagamento, se enquadram nessa categoria, tornando-a um aspecto crítico de qualquer negócio.

Para garantir que sua empresa possa produzir informações financeiras consistentemente precisas, você precisa de um sistema confiável de contas a pagar. Um processo de contas a pagar simplificado e preciso ajudará sua empresa com metas de curto e longo prazo e saúde financeira.

Examinaremos o processo de contas a pagar e compartilharemos dicas para rastrear contas a pagar e acessar recursos contábeis.

O processo de contas a pagar

O processo de contas a pagar é crucial para a saúde financeira geral de uma empresa, incluindo sua pontuação de crédito comercial. “A precisão e integridade das demonstrações financeiras de uma empresa dependem do processo de contas a pagar”, observou Harold Averkamp, ​​fundador e autor de conteúdo do site de consultoria contábil AccountingCoach.com. “A eficiência e a eficácia do processo de contas a pagar também afetarão a posição de caixa da empresa, a classificação de crédito e o relacionamento com seus fornecedores.”

Para criar um processo completo de contas a pagar, entender as principais etapas envolvidas é crucial.

1. Pedido de compra: para iniciar um processo de compra, o departamento de compras da organização envia um pedido de compra a um fornecedor.
2. Relatório de recebimento: Uma vez que a empresa tenha recebido os bens ou serviços adquiridos, um relatório de recebimento é criado para documentar a remessa, incluindo quaisquer problemas e danos.
3. Fatura do fornecedor: Por fim, o fornecedor criará e enviará uma fatura para solicitar o pagamento dos bens ou serviços adquiridos e recebidos. Quando a empresa receber a fatura, ela anotará as condições de pagamento e processará o pagamento dentro dessas condições.

Acompanhamento de contas a pagar

Muitas pequenas empresas rastreiam contas a pagar, às vezes abreviadas como A/P, mensalmente. No entanto, à medida que a empresa cresce, é recomendável acompanhar as contas a pagar semanalmente. O aumento da frequência ajuda as pequenas empresas a aproveitar os descontos de pagamento antecipado incluídos nas faturas e a resolver os créditos devido a devoluções de estoque.

Aqui estão algumas práticas recomendadas para rastrear contas a pagar e manter as finanças da sua empresa funcionando sem problemas:

• Mantenha registros precisos de contas a pagar. Mantenha um registro detalhado de contas a pagar em caso de disputas de pagamento, para lembrar a empresa de faturas atuais ou pendentes ou como prova de gastos no momento do imposto. Crie esses relatórios contábeis manualmente ou com software de contabilidade.
• Use um excelente software de contabilidade. O melhor software de contabilidade automatiza contas a pagar e simplifica o processo. Ele pode agendar e rastrear pagamentos enquanto controla quem tem acesso aos seus dados financeiros. Também pode reduzir erros e acelerar o processo de contas a pagar.
• Fique detalhista. Trabalhar com contas a pagar exige excelente atenção aos detalhes. Cada fatura deve ser verificada quanto à exatidão, data de cobrança e data de pagamento. Os detalhes da fatura devem ser inseridos corretamente no razão geral ou no software de contabilidade. A contratação de contadores e guarda-livros qualificados ajuda a garantir a precisão.
• Faturas originais de referência. Trabalhe a partir da fatura original sempre que possível. Algumas faturas são enviadas eletronicamente. Para evitar erros e minimizar a confusão com notas fiscais eletrônicas, imprima a nota fiscal e arquive o e-mail inicial.
• Padronize sua convenção de nomenclatura. Use sempre a mesma convenção ou sistema de nomenclatura. Siga um processo consistente e replicável sempre que atribuir um número de fatura em seu sistema. Determine o método, como usar zeros à esquerda, e continue com ele.
• Insira cada fatura individualmente. Insira cada fatura individualmente, incluindo várias faturas mensais do mesmo fornecedor. Se houver uma disputa, você poderá encontrá-la facilmente em seu sistema.
• Obtenha todas as faturas aprovadas. Antes de inserir uma fatura, obtenha a aprovação da pessoa apropriada. A parte que aprova deve ser diferente do funcionário que insere a fatura. Idealmente, mantenha essas atribuições de funções separadas e distintas. No entanto, se você for um único proprietário que faz seus livros, isso pode não ser possível. Nesse caso, certifique-se de ter um processo claro para aprovação e entrada. Mantenha registros de processo sólidos para dar suporte a cada função, para que você esteja preparado para delegar ou terceirizar essa tarefa à medida que sua empresa cresce.
• Procure descontos de pagamento antecipado para economizar dinheiro. Os descontos podem somar mais de 12 meses. Alguns fornecedores oferecem uma pequena redução – geralmente uma porcentagem do valor total devido – em troca de receber o pagamento mais cedo. Se você normalmente agrupa todas as suas faturas de contas a pagar para revisar e pagar ao mesmo tempo, considere um novo sistema. Encontre um sistema que permite identificar, sinalizar, arquivar e pagar faturas com condições de desconto em um cronograma mais rápido.

O fluxo de caixa é vital para uma pequena empresa. Um sólido sistema de monitoramento e pagamento de contas a pagar oferece uma visão clara de seus gastos em relação às suas receitas, permitindo melhores decisões de negócios.

Conclusão principal: algumas pessoas ficam inicialmente confusas sobre contas a pagar e contas a receber. Enquanto as contas a receber são o dinheiro que outros pagarão a você, as contas a pagar representam o que você deve a seus fornecedores.

Exemplos de contas a pagar

Contas a pagar envolve faturamento B2B. Sua empresa deve pagar a outra empresa pelos bens ou serviços que fornece. Seguem alguns exemplos de situações de contas a pagar:

• Serviços de limpeza: Um exemplo de contas a pagar é quando a empresa A contrata a empresa B para cuidar de suas necessidades de limpeza. Neste exemplo, a Empresa A deve enviar pagamentos regulares à Empresa B em troca de serviços de limpeza rápidos e confiáveis.
• Uniformes de funcionários: Outro exemplo de contas a pagar é quando uma empresa contrata outra empresa para produzir os uniformes de seus funcionários. Este é um exemplo de despesa comercial repetida ou periódica. A rotatividade de pessoal e uniformes perdidos ou danificados exigirão pedidos adicionais. Neste exemplo, a Empresa B fatura a Empresa A quando recebe um novo pedido e, em seguida, o departamento de contas a receber da Empresa A processa o pagamento.
• Material de escritório: muitas empresas compram material de escritório em grandes quantidades e configuram pedidos automáticos com base na frequência de uso para garantir que nunca fiquem sem suprimentos essenciais. Esses proprietários de empresas geralmente têm pagamentos pendentes para suas empresas de material de escritório para garantir um fluxo de trabalho eficiente.
• Saneamento: muitas empresas pagam a outras empresas para que seu lixo e materiais recicláveis ​​sejam levados embora. Esses serviços são geralmente semanais.

Recursos contábeis adicionais

Mais informações sobre como lidar com contas a pagar podem ser encontradas nos seguintes artigos:

• O que é um relatório de vencimento de contas a pagar?
• Como definir contabilidade para empresas
• Índices e fórmulas contábeis: o básico que você precisa saber
• Qual é a diferença entre regime de caixa e regime de competência?
• O que é o ciclo contábil?

Adam Uzialko contribuiu com a reportagem e redação deste artigo.