Um guia de início rápido para modelos de projetos e tarefas do Notion

O benefício de usar software como ClickUp ou Asana são os quadros de projeto prontos para uso que exigem personalização mínima. Mas se você é um usuário do Notion, ou gostaria de ser, você pode usar seu modelo de Projetos e tarefas para planejar rapidamente da mesma forma.

Não tenho a certeza de como funciona? Aqui está um guia de início rápido para ajudá-lo a começar.

Modelo de Tarefas no Notion Explicado

O modelo de tarefa no Notion é essencialmente uma lista de tarefas organizada por projeto. Os projetos aparecem como grupos no banco de dados e as linhas ou páginas que você vê em um grupo são tarefas.

Entre as páginas de tarefas e projetos, é aqui que você fará a maior parte do trabalho. À medida que você adiciona novos grupos e tarefas, eles aparecem na página de seus projetos, juntamente com as alterações feitas nos dados e propriedades atuais.

As propriedades padrão em sua página de tarefas são Nome da tarefa , Status , Atribuir , Vencimento e Projeto . Aqui está um rápido resumo do que cada um faz:

Nome da tarefa

O nome da tarefa ajuda você a identificar rapidamente as tarefas, portanto, convém ser um pouco descritivo e torná-las exclusivas. Você também pode clicar no nome de uma tarefa para visualizar ou adicionar informações relevantes. Se não quiser que ela abra em tela dividida, você pode alterar o modo de visualização da sua página nas configurações de layout do seu banco de dados ao lado de Abrir páginas em . Você pode encontrá-lo clicando nos três pontos no canto superior direito do banco de dados.

Status

O status fornece uma visão geral rápida do progresso. Existem várias opções de status, categorizadas por Tarefas , Em andamento e Concluídas . Tarefas concluídas, como Concluído e Arquivado , preencherão a barra de progresso na página de seus projetos.

Atribuir e Vencer

Atribuir mostra quem é o proprietário da tarefa. Due comunica prazos e permite que você defina lembretes. Eles são guardiões definitivos se colaborarem com outras pessoas, delegando tarefas ou criando um quadro de tarefas aberto.

Projeto

Projeto é uma propriedade de relação que vincula a tarefa ao seu respectivo projeto. Uma tarefa só pode ser vinculada a um projeto. Se você achar que ver esta coluna é irrelevante desde que agrupou seus projetos, clique em seu título e selecione Ocultar na exibição para guardá-la. Excluí-lo interromperá a comunicação entre as páginas.

Visualizações de modelo de tarefa do Notion

Na parte superior do banco de dados de tarefas, abaixo do título, você verá as exibições By project , Mine e People . Por padrão, você está na visualização do projeto, na qual organiza suas tarefas por projeto.

A visualização Mine cria uma lista de tarefas pendentes de todas as suas tarefas, organizando-as em uma lista de verificação. A única propriedade que aparentemente não reflete aqui é Status , mas se você olhar acima da coluna da caixa de seleção, perceberá que ela compartilha o mesmo símbolo da coluna de status na outra visualização. E quando você marca algo aqui, isso marca como feito em qualquer outro lugar.

A visualização Pessoas oferece uma visão geral rápida das tarefas nas quais você e seus colegas de equipe estão trabalhando. Esta é uma excelente ferramenta para verificar uns aos outros e garantir que a carga de trabalho de alguém não seja muito pesada.

Outra maneira de classificar as tarefas é usando filtros. Você pode encontrá-los em suas opções de exibição na parte superior do banco de dados e usá-los para classificar por propriedade. Por exemplo, visualizar tudo com status Não iniciado ou apenas tarefas atribuídas a pessoas específicas.

Modelo de Projetos em Conceito Explicado

O modelo de projetos é onde você encontrará uma visão geral rápida de todos os seus projetos. Ele usa um layout de quadro mais visual, onde você pode arrastar e soltar itens entre os status.

À primeira vista, você pode ver algumas das especificações e progresso de seus projetos ativos graças às suas propriedades. Se você preenchê-los, eles serão exibidos no quadro.

Se você não encontrar uma propriedade de que precisa, clique no quadro para abrir sua página e encontrará suas propriedades abaixo do título. Aqui você pode alterar seu status, adicionar pessoas ao projeto, visualizar a barra de progresso e adicionar ou editar a linha do tempo.

Na página do projeto, verá também o respetivo grupo de tarefas, onde poderá adicionar outras informações e dados relevantes para o projeto.

Como personalizar o modelo de tarefas e projetos

Claro, você gostaria de personalizar o modelo e torná-lo seu. Veja como você pode fazer isso.

Adicionando propriedades na página de tarefas

Para adicionar propriedades à sua página de tarefas, clique no símbolo de adição no canto superior direito do grupo. Fazê-lo vai abrir uma lista para você escolher e, a partir daí, clicar naquela que deseja adicionar. Assim que estiver em seu banco de dados, clique em seu título para dar o nome que você deseja.

Alteração de status na página de tarefas

Para editar ou adicionar mais opções à sua coluna de status, clique no status da tarefa para abrir o menu e selecione Editar propriedade na parte inferior. No menu Editar propriedade , você verá três categorias de status: A fazer, Em andamento e Concluído. Você pode clicar nas opções atuais para editar o nome e a cor ou selecionar o símbolo de adição ao lado do título da categoria para adicionar algo novo.

Adicionando propriedades na página do projeto

A maneira mais rápida de adicionar propriedades à página do seu projeto é clicando em um dos quadros. No topo da página, você verá a opção # more properties . Clique nele e a opção Adicionar uma propriedade aparecerá. Depois de adicionar uma propriedade a um projeto, você também a verá em todos os outros projetos.

Alteração de status na página do projeto

Tecnicamente, a coluna de propriedade está oculta na página do seu projeto, portanto, pode não estar claro como editá-la. Mas uma vez que você sabe onde procurar, é muito fácil.

Clique nos três pontos no canto superior direito do seu banco de dados, selecione Propriedades e escolha Status . Agora você estará no menu Editar propriedade , onde poderá clicar nas opções atuais para editá-las e clicar no símbolo de adição para criar novas.

Organize suas tarefas e projetos com o Notion

Embora possa parecer complexo no início, quando você divide o modelo de projetos e tarefas do Notion em partes menores e trabalha com ele, saberá exatamente o que está fazendo em pouco tempo. O melhor lugar para começar é pegar o jeito do modelo como está e adicionar extras mais tarde.