Um guia para as necessidades de software da sua empresa.

Quando se trata de sua pequena empresa, os aplicativos de software — ou “aplicativos” — são seus parceiros ocultos.

Sem aplicativos – os programas que dizem a seus computadores o que fazer com todos os 1s e 0s que são a força vital da maioria dos negócios modernos – seu hardware caro é inútil. Para a maioria dos jockeys corporativos, os aplicativos significam o uso do software Microsoft Office, que geralmente inclui o Word, um aplicativo de processamento de texto, o Excel, um programa de planilhas e seu software de apresentação de slides em PowerPoint. O Office é praticamente o padrão ouro em aplicativos de produtividade de escritório.

Por mais poderoso e universal que o Office possa ser, para pequenas empresas e startups, pode ser um caminho caro e ainda pode não ser capaz de lidar com todas as suas necessidades de tecnologia da informação. Aqui está uma visão ampla das várias categorias de software de aplicativos de negócios que devem estar em sua lista de compras e algumas das maneiras alternativas de atender às suas necessidades sem gastar muito.

Monitorando suas finanças: software de contabilidade

Quer a sua empresa seja grande ou pequena, os negócios de hoje têm tudo a ver com fazer os seus números. Isso é muito mais complicado do que simplesmente controlar seu talão de cheques, especialmente se você tiver vários clientes, mantiver estoque e tiver diferentes tipos de ciclos de cobrança. Para obter uma imagem real da saúde financeira do seu negócio, você precisa de um software de contabilidade.

O software de contabilidade permite registrar e processar transações contábeis básicas, como contas a pagar, contas a receber e folha de pagamento, bem como uma série de tarefas financeiras mais complicadas. Como o software de contabilidade permite que você acompanhe as relações financeiras com seus clientes ao longo do tempo, ele também fornece informações sobre sua base de clientes.

“Ele se torna um enorme banco de dados sobre seus clientes”, disse Ellen DePasquale, que é consultora de informática e instrutora há 20 anos.

[Para revisões de todos os softwares de contabilidade para pequenas empresas, visite nossa página de melhor software de contabilidade para pequenas empresas .]

Ligando: E-mail

Para muitas pequenas empresas, o e-mail é o principal link para clientes e fornecedores. As empresas virtuais podem adicionar funcionários à lista. O lado funcional do e-mail gira em torno do provedor de serviços de Internet (ISP) que fornece sua conta de e-mail e o aplicativo de software cliente de e-mail que você usa para enviar e receber seu e-mail. Você pode usar um serviço de e-mail pago ou uma variedade de serviços de e-mail gratuitos.

Existem várias empresas de hospedagem, como GoDaddy.com, que fornecerão seu próprio domínio e conta de e-mail. Outra maneira de adquirir seu próprio domínio é passar pelo provedor de serviços a cabo local ou pela companhia telefônica. Se o dinheiro é um interesse crítico, você sempre pode seguir o caminho gratuito com uma conta de e-mail online no Gmail, Hotmail ou Yahoo.

Quando se trata de clientes, o padrão-ouro continua sendo o Outlook da Microsoft, que é um cliente de e-mail rico, combinado com gerenciamento de contatos e funções de calendário. Existem também outros clientes com recursos completos disponíveis, como o Thunderbird da Mozilla, o pessoal do navegador Firefox ou o cliente Mail da Apple. Há também várias contas on-line, como o Gmail, que não exigem nenhum software cliente separado, mas têm um conjunto mais limitado de sinos e assobios.

Apresentando sua melhor face: Documentação

Sua empresa precisa apresentar muitas faces ao mundo. É aí que entram os aplicativos de documentação. Sua documentação é tudo o que permite que as pessoas saibam sobre você, o que você faz e como faz — documentos de texto, planos de negócios, apresentações. É tudo sobre palavras – palavreado. E onde há palavras, deve haver processamento de texto – um aplicativo de processamento de texto é obrigatório para correspondência, escrita de texto para qualquer garantia comercial ou seu site. Aplicativos de apresentação, como o frequentemente difamado PowerPoint da Microsoft, é bom ter, mas, a menos que você gaste um pouco de tempo em feiras e convenções ou vendendo dinheiro para o pessoal, isso é opcional.

O que há lá fora?

A solução de documentação padrão para quase todos os usuários de computador é o pacote de aplicativos Office da Microsoft, que inclui Word para processamento de texto e PowerPoint para apresentações. Ambos têm tantos recursos e capacidades que você pode facilmente aprender a usá-los em um trabalho de tempo integral. Uma alternativa é o OpenOffice, um pacote de software de escritório gratuito que você pode baixar e que inclui processamento de texto, planilha, apresentação, gráficos e aplicativos de banco de dados. E há suítes online como Google Docs e Zoho, entre outras. A vantagem de usar um aplicativo online como Google ou Zoho é que seu trabalho é automaticamente copiado em seus servidores.

O que vai custar?

O Microsoft Office não é barato. Se você quer apenas Word ou PowerPoint, eles custam $ 139,99 cada. Mas você pode obter o pacote completo, que inclui aplicativos, bem como Outlook e Excel, por apenas US$ 199,99 se baixar os aplicativos ou US$ 279,99 se quiser os discos reais. O OpenOffice é gratuito – assim como o Google e o Zoho – para usuários individuais.

Mantenha o controle sobre sua base de clientes: CRM

Se você tem apenas alguns clientes, geralmente não é difícil manter o controle de seu relacionamento com eles, inclusive quando você os contata, o que você fez por eles e os planos que tem para o futuro. Quando esse número aumenta (como você espera), a tarefa pode ser mais complicada e demorada. É aí que o software de banco de dados de clientes para pequenas empresas (também conhecido como CRM) pode ajudá-lo. Como o nome sugere, ajuda você a acompanhar seus clientes e seu relacionamento com eles.

O CRM ajuda você a organizar seus relacionamentos com os clientes em todos os pontos ao longo do caminho, desde quando você começa a trabalhar com um novo cliente até o final desse relacionamento. E mesmo quando o relacionamento profissional terminar, pode lembrá-lo de acompanhar os antigos clientes para ver se eles têm interesse em renovar o relacionamento.

O que há lá fora?

Se você deseja um software de CRM barato (como o CRM menos irritante ) que pode instalar em seu próprio computador, o principal jogo da cidade para ajudar pequenas empresas a gerenciar seus clientes é o Act! Programas. Mas o CRM online da Salesforce.com é um concorrente formidável.

E se você se sentir confortável usando o CRM online, definitivamente deveria dar uma olhada nos recursos de CRM do Zoho.

O que vai custar?

A lei básica! O software começa em $ 171,99. Salesforce.com oferece CRM a partir de US$ 5 por mês. Uma versão do software on-line CRM da Zoho com funcionalidade reduzida é gratuita para até três usuários.

Organizando: Planilhas

As planilhas são a matéria-prima de aplicativos de contabilidade e muito mais. Eles exibem várias células contendo texto alfanumérico, números ou fórmulas em uma grade composta de linhas e colunas. Eles são bons para acompanhar as coisas, classificando as coisas (fatiando e cortando em linguagem de negócios) testando os efeitos das mudanças em coisas como preços e cálculos. Eles são complicados, mas são necessários.

O que há lá fora?

O Microsoft Excel é de longe o mais usado , mas o venerável Lotus 1-2-3 da IBM tem muitos apoiadores fervorosos. O OpenOffice oferece aplicativos de planilhas para download on-line, e tanto o Google quanto o Zoho oferecem planilhas.

O que vai custar?

Você pode comprar o Excel por si só por US $ 139,99, mas estaria com dinheiro à frente para obtê-lo como parte de todo o conjunto do Office, porque também precisará de um aplicativo de processamento de texto. O Lotus 1-2-3 pesa US$ 322. O OpenOffice é gratuito. E online, tanto o Google quanto o Zoho oferecem aplicativos de planilhas gratuitos.

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