Um guia completo para usar ferramentas colaborativas no Google Docs

Você não precisa mais enviar um documento do Word por e-mail entre colegas de trabalho para fazer as coisas. Você poderia, mas com processadores de texto baseados na web como o Google Docs, colaborar e se comunicar é muito fácil.

Dentro do software, você encontrará várias ferramentas e recursos que o ajudam a se manter atualizado e fora do caminho um do outro. Neste artigo, você encontrará um guia completo para usar essas ferramentas no Google Docs.

Como mencionar outras pessoas e usar comentários no Google Docs

Para agilizar o feedback e a colaboração de sua equipe, veja como mencionar outras pessoas e usar os comentários de maneira eficaz no Google Docs.

Mencionar outras pessoas em seus documentos do Google

Para mencionar um contato em qualquer lugar em um documento do Google, digite @ e continue com o endereço de e-mail. Se você os salvou como um contato em sua conta do Google, seus nomes aparecerão em uma lista quando você fizer isso. Lá, você pode clicar no nome deles para terminar de adicioná-los.

Mencioná-los no documento não enviará uma notificação, mas criará uma tag na qual você pode passar o mouse para ver um cartão de contato com atalhos para enviar um e-mail, criar ou agendar um Meet ou visualizar suas interações recentes no Google.

Adicionando comentários em seus documentos do Google

Os comentários enviarão ping para seus colegas de trabalho, voltando a atenção deles para o documento compartilhado. Para usar comentários:

1. Destaque o texto ou mídia onde deseja deixar um comentário.
2. Uma barra de ferramentas aparecerá no lado direito do seu documento. Lá, selecione o ícone de fala azul com um símbolo de mais. Como alternativa, você pode encontrar esse símbolo em cinza na barra de ferramentas superior ou clicando com o botão direito do mouse para obter uma lista de opções adicionais.
3. Um painel de comentários aparecerá. Digite seus pensamentos no campo, usando @ e um endereço de e-mail para adicionar seus colegas de trabalho.
4. Quando estiver pronto para compartilhar, clique em Comentário e sua nota aparecerá no documento. Qualquer pessoa marcada receberá uma notificação. Qualquer pessoa com acesso ao documento pode visualizar e adicionar seus pensamentos.

Para evitar que comentários sobrecarreguem seu documento, você pode resolvê-los depois de lê-los ou concluir qualquer tarefa associada. Para fazer isso, clique na marca de seleção no cabeçalho do tópico. Esta ação ocultará a nota, mas você pode acessar e recuperar comentários resolvidos no Google Docs acessando seu histórico. Você pode descobrir isso selecionando o ícone de fala no canto superior direito da tela.

Como usar sugestões de edição no Google Docs

Às vezes, é benéfico fazer sugestões em vez de alterações ao trabalhar de forma colaborativa. Em vez de fazer um ping para seu colega de trabalho passo a passo ou vasculhar o histórico de versões do seu documento, você pode sugerir alterações usando o modo Sugestão no Google Docs. Para fazer isso:

1. Destaque o texto ou a mídia à qual você está se referindo.
2. Uma barra de ferramentas aparecerá no lado direito do seu documento. Lá, selecione o ícone de fala verde com um lápis. Como alternativa, você pode alternar entre os modos clicando no ícone de lápis na barra de ferramentas ou clicando com o botão direito do mouse para obter uma lista de opções adicionais.
3. Quando estiver no modo Sugestão, qualquer edição que você fizer aparecerá como uma sugestão, e o texto que você está substituindo ainda aparecerá com um tachado verde. As caixas de comentários serão exibidas no lado direito, refletindo as alterações sugeridas.
4. Quando estiver pronto, marque o colega de trabalho para o qual gostaria de sugerir alterações em um ou mais tópicos de comentários e clique em Repetir para enviar uma notificação.

Quando estiver pronto para voltar ao modo de edição, clique com o botão direito do mouse e selecione a opção na lista ou clique no ícone do modo de sugestão no lado direito da barra de ferramentas.

Se estiver revisando as sugestões de outra pessoa, você pode clicar nas caixas de comentários para analisá-las. Ao fazer isso, clique na marca de seleção na parte superior do tópico para aceitar e no x para rejeitar. Aceitar as alterações colocará as edições do seu colega de trabalho no documento. Você também pode deixar comentários no tópico para se comunicar sobre itens específicos.

Configurações de notificação para Google Docs

Uma maneira rápida de encontrar suas configurações de notificação para documentos é usando o ícone de fala no canto superior direito da tela. Depois de abrir o painel, clique no ícone de sino para abrir o menu de configurações. Aqui, você pode ajustar os tipos de notificações que recebe para comentários e edições .

Para comentários, você pode optar por todos eles, apenas aqueles em que outras pessoas mencionam você ou nenhum deles. Se você selecionar nenhum, ainda receberá um indicador visual, mas não receberá uma notificação ou e-mail. Com isso, você precisará prestar atenção extra para garantir que não perca uma atualização de um colega de trabalho.

Com as edições, você pode optar por receber notificações sempre que alguém fizer alterações no documento ou nenhuma delas. Mas você ainda pode ver quem mudou o quê no histórico de versões do seu documento.

Como usar o histórico de versões no Google Docs e por que isso é útil

Como você está colaborando com outras pessoas, é bom ter um backup do documento para o caso de alguém deletar ou substituir acidentalmente informações importantes. Na parte superior da tela, há um hiperlink que informa quando ocorreu a edição mais recente. Clique aqui e você verá backups de sessões de trabalho anteriores e as alterações que ocorreram.

Usar o histórico de versões é útil porque você pode ver o que os outros mudaram se não estiver claro. Além disso, você pode reverter para uma versão anterior se estiver insatisfeito com o documento atual ou se algo der errado.

Como saber se outra pessoa está trabalhando em um documento do Google

Felizmente, o Google cobre você quando se trata de saber se seu colega de trabalho está ou não editando um documento. Se eles estiverem no espaço de trabalho com você, a foto do perfil deles aparecerá na parte superior da tela com uma borda colorida. Se eles estiverem lá, mas inativos, eles aparecerão desbotados.

Você também pode ver exatamente onde eles estão olhando para o cursor na cor correspondente. Dessa forma, você pode evitar sobreposições ou voltar mais tarde se preferir trabalhar sozinho.

Comece a colaborar com o Google Docs

Graças ao Google Docs, colaborar com seus colegas de trabalho é muito fácil. Você pode contribuir com documentos ou sugerir edições. Além disso, há muitos recursos, como configurações de notificação personalizadas, histórico de versões e atualizações em tempo real, para manter seu fluxo de trabalho tranquilo e estável.