8 maneiras de limpar dados no Microsoft Excel

Erros acontecem, especialmente em suas planilhas. Erros de digitação, espaços extras, duplicatas, erros de fórmula e células em branco podem ser problemáticos na hora de analisar seus dados. Para limpar sua planilha do Microsoft Excel, tente uma ou mais dessas maneiras de cuidar de “dados sujos”.

1. Elimine Espaços Extras

Seja importando ou digitando incorretamente, você pode acabar com espaços extras em seus dados. Isso pode incluir espaços à esquerda no início de uma célula, espaços à direita no final ou espaços diversos entre palavras ou valores. Embora possam parecer inocentes, você pode facilmente ter problemas ao filtrar, classificar ou formular dados com espaços extras.

Existem duas maneiras simples de remover espaços extras em sua planilha do Excel: a função TRIM e a ferramenta Localizar e substituir.

Use a função TRIM

A função TRIM no Excel funciona especificamente para remover espaços em branco de seus dados. A sintaxe da fórmula é simplesmente TRIM(text). Insira uma referência de célula ou o texto para o argumento.

Vejamos um exemplo. Na célula A1, temos à esquerda, à direita e espaços extras entre o texto. Vá para outra célula e insira a seguinte fórmula para remover o espaço em branco:

=TRIM(A1)

A função remove os espaços e nos fornece dados limpos.

Para outro exemplo, inseriremos o texto como argumento em vez da referência de célula. Certifique-se de colocar o texto entre aspas usando esta fórmula:

=TRIM(“ John Jacob Smith ”)

Você verá que os espaços são removidos.

O importante a observar sobre o uso da função TRIM é que você insere a fórmula em uma célula diferente daquela que contém os dados – a menos que queira substituir esses dados.

Use a ferramenta Localizar e substituir

Se você tiver espaços extras espalhados pela planilha, talvez prefira usar a ferramenta Localizar e substituir do Excel em vez da função TRIM. Com este método, você pode remover todos ou um número específico de espaços.

• Vá para a guia “Página inicial”, abra o menu suspenso “Localizar e selecionar” na seção Edição e selecione “Substituir”.

• Na caixa Localizar e substituir que aparece, use a caixa “Localizar” para inserir um único espaço se quiser removê-los todos ou o número exato de espaços que deseja remover.

• Na caixa “Substituir por”, não digite nada se quiser remover todos os espaços ou o número exato de espaços que deseja manter.

• Selecione “Substituir tudo” para remover os espaços extras e você verá sua planilha ser atualizada imediatamente.

2. Remova os caracteres não imprimíveis

Os caracteres não imprimíveis são semelhantes aos espaços extras que podem aparecer. Esses são os primeiros 32 caracteres, incluindo zero, no código ASCII de 7 bits para coisas como um caractere nulo, o início de um cabeçalho, alimentação de formulário, retorno de carro e separador de unidade. Assim como os espaços, esses caracteres podem causar problemas ao calcular fórmulas, classificar ou filtrar em sua planilha do Excel .

Convenientemente, você pode usar uma função simples para remover caracteres não imprimíveis no Excel. A função é chamada CLEAN e a sintaxe da fórmula é CLEAN(text), onde você pode inserir o texto ou uma referência de célula para o argumento.

Neste exemplo, temos os caracteres não imprimíveis CHAR(10) no início e no final de nossa fórmula na célula A1.

Use esta fórmula para removê-los:

=CLEAN(A1)

Você também pode inserir o texto como parte da fórmula CLEAN. Use a fórmula a seguir se quiser substituir o texto existente por um texto limpo em vez de usar uma célula separada.

=CLEAN(CHAR(10)&"John Jacob Smith"&CHAR(10))

Os caracteres não imprimíveis são removidos, deixando apenas o texto para trás.

3. Excluir linhas em branco

Se você acabar com linhas em branco em sua planilha, elas podem ocupar o espaço necessário para os dados reais. Você pode remover as linhas em branco no Excel em apenas algumas etapas e recuperar espaço em sua planilha .

• Vá para a guia “Página inicial”, abra o menu suspenso “Localizar e selecionar” na seção Edição e selecione “Ir para especial”.

• Na janela que aparece, selecione “Blanks” e clique em “OK”.

• Você verá todos os espaços em branco realçados temporariamente. Antes de excluir as linhas, revise-as para confirmar se não há outros dados. Isso é especialmente importante se você não puder ver as colunas adicionais sem rolar para a direita. Para remover as linhas em branco, retorne à guia “Página inicial”, abra o menu suspenso “Excluir” e selecione “Excluir linhas de folha”.

• Você verá as linhas em branco desaparecerem e as linhas restantes em sua folha se deslocarem para cima.

4. Corrija as letras maiúsculas e minúsculas

Se você estiver importando dados, poderá encontrar letras maiúsculas e minúsculas entre seus dados. Você pode usar algumas funções de caso simples no Excel para tornar o caso consistente.

LOWER converte todas as letras em minúsculas, UPPER converte todas as letras em maiúsculas e PROPER coloca em maiúscula a primeira letra de cada palavra em uma string de texto e muda todas as outras letras para minúsculas. Além disso, PROPER coloca em maiúscula a primeira letra após um caractere diferente de uma letra, como 1a a 1A.

A sintaxe para cada um é a mesma, LOWER(text), UPPER(text) e PROPER(text), onde você pode usar o texto ou uma referência de célula para o argumento. Vejamos exemplos.

Para alterar todas as letras para minúsculas na célula A1, use esta fórmula:

=LOWER(A1)

Para alterar todas as letras para maiúsculas na mesma célula, use esta fórmula:

=UPPER(A1)

Para colocar em maiúscula a primeira letra de cada palavra na string de texto na célula A1, use esta fórmula:

=PROPER(A1)

Você também pode usar um intervalo de células para o argumento nas fórmulas. Podemos usar a função PROPER para alterar o caso das letras nas células A1 a A5 com esta fórmula:

=PROPER(A1:A5)

5. Encontre e remova duplicatas

Dados duplicados são mais dados que você pode querer limpar em sua planilha do Excel. Você pode ter o mesmo nome de cliente, endereço de e-mail, número de telefone ou algo semelhante, onde a duplicata é um dado extra que você não precisa.

Existem várias maneiras de localizar e remover duplicatas no Microsoft Excel , e você pode conferir nosso tutorial sobre este tópico para os vários métodos. Aqui, estamos analisando apenas a opção mais simples, que está usando o recurso interno Remover duplicados do Excel.

Observe que o Excel mantém a primeira instância e remove a próxima instância.

• Comece selecionando o intervalo de células que contém as duplicatas, vá para a guia “Dados” e clique em “Remover Duplicatas” no grupo Ferramentas de Dados.

• Na janela pop-up, você pode restringir os dados para revisar e remover. Primeiro, marque as caixas ou use “Selecionar tudo” para as colunas que deseja revisar em busca de duplicatas. Em seguida, marque a caixa se seus dados contiverem cabeçalhos. Clique em “OK” para continuar.

• Se o Excel remover dados duplicados com sucesso, você verá uma mensagem pop-up informando os números do que foi excluído e mantido.

• Sua planilha será limpa com as duplicatas removidas.

6. Limpe a formatação

Se você tiver várias pessoas trabalhando em uma planilha ou que copiou e colou dados de outro local, pode haver formatação extra de que não precisa. Isso pode incluir fonte em negrito, cores de preenchimento ou bordas. Felizmente, você não precisa alterar cada célula, linha ou coluna uma a uma. Você pode limpar a formatação da sua planilha com um clique.

Observe que, se você configurar a formatação condicional em sua planilha, limpar a formatação conforme explicado aqui também removerá essa formatação.

• Selecione o intervalo de células que contém a formatação que deseja remover. Temos negrito, colorido e itálico aplicados ao texto junto com uma cor de preenchimento e bordas.

• Vá para a guia “Página inicial”, abra o menu suspenso “Limpar” e selecione “Limpar formatos”.

• Você verá toda a formatação nessas células desaparecer e terá uma ardósia limpa.

7. Converter texto em colunas

Quando você extrai dados de outra fonte, nem sempre eles são dispostos da maneira que você deseja. Você pode ter linhas com dados que precisam ser colocados em células separadas em colunas. Você pode converter esse texto em colunas em apenas algumas etapas para facilitar a manipulação.

• Selecione as células que deseja converter, vá para a guia “Dados” e escolha “Texto para colunas” no grupo Ferramentas de dados.

• Quando o Assistente de conversão de texto em coluna for aberto, siga algumas etapas para converter seus dados com base em seu estado atual e como deseja exibi-los. Comece escolhendo “Delimitado” ou “Largura fixa”. O Excel fornece uma recomendação com base em seus dados, mas você pode escolher a opção mais adequada. Clique em “Avançar”.

• Dependendo de qual opção você escolher na primeira etapa, você verá a segunda etapa correspondente. Por exemplo, se você escolher Dados delimitados, poderá escolher o delimitador e, se tiver Dados fixos, poderá ajustar as larguras das colunas. Clique em “Avançar”.

• Escolha o formato de dados para a coluna, como texto ou data, e insira o destino dos dados convertidos. Clique em “Concluir”.

• Você verá seu texto convertido em colunas, pronto para trabalhar.

8. Destaque os erros

Embora o Excel faça um bom trabalho ao apontar erros nas células, como os das fórmulas, você pode não perceber esses erros se tiver uma planilha longa. Com a formatação condicional, você pode destacar os erros para que esteja mais apto a vê-los e corrigi-los.

• Selecione a planilha inteira clicando no botão “Selecionar tudo” (triângulo) no canto superior esquerdo da planilha. Se você preferir verificar apenas algumas células, selecione-as.

• Vá para a guia “Página inicial”, abra o menu suspenso “Formatação condicional” no grupo Estilos e escolha “Nova regra”.

• Quando a janela Nova regra de formatação aparecer, selecione “Formatar apenas as células que contêm” na parte superior e “Erros” na lista suspensa na parte inferior.

• Clique no botão “Formatar” para escolher a formatação que deseja aplicar. Você pode fazer coisas como preencher as células com uma cor, colocar o texto em negrito ou adicionar uma borda escura. Selecione “OK” depois de configurar a formatação.

• Você verá uma visualização de sua seleção na parte inferior da janela Nova regra de formatação. Clique em “OK” para salvar e aplicar a regra.

• Ao visualizar sua planilha ou células selecionadas, você verá esses erros aparecerem. Depois de corrigir um erro, a formatação desaparece e você pode passar para a próxima.

perguntas frequentes

Como faço para verificar erros de ortografia no Excel?

Como os outros aplicativos do Microsoft Office, você também pode usar uma verificação ortográfica no Excel. Isso é útil para encontrar erros comuns de digitação ou ortografia.

Vá para a guia “Revisão” e selecione “Ortografia” na seção Revisão da faixa de opções. Quando a caixa de verificação ortográfica aparecer, você verá as palavras em sua planilha que não estão no dicionário. Você pode ignorar a ortografia, adicionar a palavra ao dicionário, alterá-la manualmente ou usar uma das sugestões.

Como sei como corrigir um erro do Excel?

Se você vir um erro específico em sua planilha, selecione a célula e vá para a guia “Fórmulas”. Clique em “Verificação de erros” no grupo Auditoria de fórmulas. Você verá a janela Verificação de erros com breves detalhes sobre o erro. Você pode optar por obter ajuda com o erro da Microsoft na Web, mostrar as etapas de cálculo, ignorar o erro ou editar a fórmula.

Além disso, você pode visitar a página Como evitar fórmulas quebradas no site de suporte da Microsoft para obter uma lista de erros de fórmula comuns com descrições.

Como faço para converter linhas em colunas ou vice-versa no Excel?

Semelhante ao recurso Texto para colunas discutido aqui, você pode converter dados de uma linha em uma coluna ou coluna em linha no Excel.

A maneira mais simples usa copiar e colar com o recurso Transpor. Alternativamente, você pode usar a função TRANSPOSE. Dê uma olhada em nosso tutorial completo sobre transposição de dados no Excel , que explica ambos os métodos.

Crédito da imagem: Pixabay . Todas as capturas de tela por Sandy Writtenhouse.