8 dicas de gerenciamento de tempo ao trabalhar em fusos horários diferentes

Um desafio crítico, mas comumente negligenciado, que os trabalhadores remotos enfrentam é trabalhar com eficiência em diferentes fusos horários. As empresas virtuais geralmente contratam em todo o mundo. Embora a colaboração com profissionais globais promova o crescimento na carreira, também exige que você siga agendas lotadas. Você provavelmente não pode trabalhar no turno típico das 9 às 5.

Coordenar com indivíduos em diferentes fusos horários é difícil. Para ajudá-lo a gerenciar seu dia de trabalho, compartilharemos oito dicas para uma colaboração perfeita com parceiros estrangeiros.

1. Informe terceiros sobre sua localização desde o início

Divulgue imediatamente seu fuso horário. Mencione sua agenda e canais de comunicação preferidos ao se apresentar para que seus colegas de trabalho saibam como entrar em contato com você. Além disso, aproveite esta oportunidade para estabelecer limites. Explique os raros casos em que seria aceitável enviar mensagens mesmo após o término do seu turno.

Para comunicar sua programação de forma mais eficaz, indique-a em seus perfis online. Afinal, nem todo mundo vai se lembrar disso. Incluir seu horário de expediente em sua assinatura de e-mail, perfil de bate-papo de trabalho, conta do LinkedIn e perfil do Google evitará mal-entendidos.

Apenas certifique-se de atualizá-los sempre que necessário. Esteja você trabalhando em turnos diferentes ou marcando o ponto mais cedo, compartilhar as alterações com sua programação é sua responsabilidade.

2. Baixe um conversor de fuso horário preciso

Marcar compromissos com equipes remotas é complicado. Eles não apenas seguem horários de trabalho descoordenados, mas alguns se esquecem de calcular as diferenças de fuso horário. Os hosts da reunião não podem simplesmente fornecer a mesma programação em 24 fusos horários.

Para garantir que todos sigam o mesmo cronograma, sua equipe deve usar conversores de fuso horário. Tem várias opções acessíveis. Você pode até integrá-los a ferramentas de trabalho para toda a equipe, como sistemas de gerenciamento de projetos e aplicativos de calendário.

3. Use horários militares e especifique fusos horários ao agendar planos

Crie o hábito de usar o horário militar e especificar os fusos horários ao agendar reuniões. Não deixe espaço para adivinhações. Você pode até incluir um lembrete informando aos destinatários para converter o horário indicado em seus fusos horários locais. Dessa forma, ninguém ignora as abreviações de fuso horário.

Para evitar confusão, siga o fuso horário mais usado em sua equipe. Digamos que você seja de Nova York. Embora seja conveniente usar o fuso horário local, seus colegas de equipe de outro estado ou país podem achar as conversões frequentes um incômodo.

Quanto aos freelancers, siga os fusos horários que beneficiam seus clientes. Fazer ajustes de sua parte fará com que você pareça profissional e gracioso, deixando seus parceiros com uma impressão positiva de você.

4. Automatize a marcação de consultas com ferramentas de agendamento

Ao agendar compromissos com trabalhadores remotos, você notará que muito tempo é perdido esperando pela confirmação. As diferenças de fuso horário dificultam a obtenção de respostas em tempo real. Se as outras partes morarem no lado oposto do mundo, você provavelmente não terá notícias delas até o próximo dia útil. Mesmo alguns e-mails de ida e volta podem levar uma semana.

Para agilizar o processo, use uma ferramenta de agendamento confiável. Opções amplamente utilizadas, como Google Calendar e Calendly, exibem automaticamente as datas disponíveis para todas as partes envolvidas. Os usuários simplesmente selecionam seus slots preferidos. Depois que todos tiverem escolhido uma data, o aplicativo registrará os resultados para que o anfitrião possa decidir se deve prosseguir com a reunião.

5. Terceirizar ou automatizar certos processos de negócios

Se você altera frequentemente os cronogramas para tarefas repetitivas, mas sensíveis ao tempo, considere transferi-los para a IA. Libere seu tempo para projetos mais complexos. Os sistemas automatizados podem lidar com questões tediosas, como agendamento de compromissos, registro de horas, classificação de e-mails e rastreamento de projetos.

Para tarefas que a IA não pode automatizar, contrate freelancers. Procure profissionais qualificados e de confiança que possam ocupar o seu lugar durante as horas de folga. Mas quando a carga de trabalho de sua equipe aumentar, peça ao seu departamento de RH ou supervisor para contratar um funcionário permanente.

6. Use uma plataforma organizada de gerenciamento de projetos para sua equipe

Embora cruciais, os processos de aprovação impedem a conclusão da tarefa. Mesmo a revisão de propostas de vendas ou propostas de negócios pode levar vários dias se as partes levarem horas para responder.

Para acelerar o processo, simplifique o rastreamento de tarefas. Use programas de software de gerenciamento de projetos como um local central para projetos de toda a equipe, nos quais os usuários podem atribuir, marcar, cancelar e aprovar tarefas em seu próprio ritmo. Aqui, os trabalhadores remotos podem concluir tarefas sem se comunicar fora da plataforma.

7. Familiarize-se com os feriados observados em diferentes países

Como você trabalha com equipes remotas em todo o mundo, deve se familiarizar com os feriados observados em outros países. Religiões e culturas têm crenças diferentes. É desrespeitoso subestimar o feriado principal de outro país só porque você não o segue.

Digamos que você trabalhe com índios. Embora o Dia de Ação de Graças seja um feriado menor para a maioria dos indianos, eles dão muita importância ao Diwali, um festival de luzes celebrado por volta de outubro ou novembro. Seria imprudente atribuir tarefas críticas durante esse período.

Além disso, acompanhe os países que observam o horário de verão (DST). As pessoas que usam o horário de verão adiantam seus relógios em uma hora durante o verão para economizar eletricidade. Não é feriado. No entanto, pode causar confusão ao definir compromissos.

8. Experimente diferentes horários de trabalho

Embora o trabalho remoto ofereça flexibilidade de horário, ele também vem com horários erráticos que exigem ajustes de rotina. As equipes remotas devem encontrar intervalos de tempo que funcionem para todos. Você provavelmente trabalhará em turnos que não trabalhava como funcionário de escritório, então prepare alguns truques para ficar acordado no trabalho.

Mantenha a mente aberta para diferentes horários. Se você trabalhou no mesmo turno ao longo de sua carreira, aproveite esta oportunidade para reformular sua rotina. Por exemplo, você pode fazer suas tarefas e exercícios no início do dia. Quem sabe? Você pode descobrir que é mais eficiente e produtivo quando trabalha fora do horário comercial padrão.

Trabalhe com eficiência em diferentes fusos horários

Trabalhar com eficiência com parceiros estrangeiros requer um planejamento cuidadoso. A pessoa do outro lado da tela não mora no mesmo fuso horário que você, então você não deve forçar respostas rápidas e solicitações urgentes. Da mesma forma, gerencie sua carga de trabalho de acordo. Descarregue tarefas críticas e demoradas, como marcar reuniões, classificar e-mails e fazer anúncios para sistemas de IA.

Se suas tarefas diárias envolvem o gerenciamento de uma equipe remota, considere criar um cronograma para toda a equipe a ser seguido. Sim, as pessoas têm diferentes preferências de mudança. Por mais que você queira acomodá-los, seus funcionários podem não fazer muito se raramente trabalharem no mesmo horário.