7 maneiras de organizar seu fluxo de trabalho usando listas da Microsoft

Ao gerenciar um projeto, é importante garantir que sua equipe esteja na mesma página e trabalhando com eficiência. No entanto, isso é mais fácil dizer do que fazer. Incentivar a produtividade entre a equipe pode ser um pouco assustador. Felizmente, aplicativos como o Microsoft Lists podem tornar essa tarefa mais gerenciável.

O Microsoft Lists faz parte do ecossistema do Microsoft 365. Embora superficialmente pareça um simples aplicativo de lista de tarefas, ele permite que você faça muito mais do que isso graças aos seus modelos flexíveis. Vamos dar uma olhada no que é possível com este aplicativo e como você pode usá-lo para aumentar sua produtividade.

1. Agendamento de conteúdo

O Microsoft Lists permite que você gerencie de maneira rápida e fácil a publicação de conteúdo em várias plataformas. O agendador de conteúdo é um dos muitos modelos disponíveis no aplicativo. Você pode agendar postagens para mídias sociais, blogs ou sites e até acompanhar o desempenho dessas postagens.

É semelhante a criar um agendador de conteúdo no Google Agenda, mas aqui você obtém um modelo pronto que é fácil de ajustar. Este modelo permite que você se concentre na criação de conteúdo de alta qualidade e simplifique o processo de criação/distribuição compartilhando o calendário com sua equipe. A lista também permite atribuir projetos a diferentes membros da equipe e acompanhar os prazos com facilidade.

2. Acompanhamento do progresso do trabalho

O modelo Work Progress Tracker ajudará você a organizar e gerenciar seu trabalho e projetos. Ele permite que você veja todas as suas tarefas e projetos em um só lugar, permitindo que você priorize e fique por dentro do que precisa ser feito.

Você pode atribuir tarefas aos membros de sua equipe e verificar seu progresso em tempo real. Isso também é útil para avaliar quanto tempo uma determinada tarefa geralmente leva, para que você possa levar isso em consideração no planejamento futuro. O aplicativo também facilita a categorização de tarefas, a definição de uma prioridade e a definição de uma data de início/vencimento.

Alguns desses recursos são semelhantes aos melhores aplicativos de gerenciamento de tarefas, e isso é um grande elogio para o que é essencialmente um aplicativo simples semelhante a uma planilha na superfície.

3. Problemas de rastreamento

Esteja você trabalhando sozinho ou com uma equipe, problemas e questões surgirão nos projetos. Isso pode incluir bugs de software, problemas técnicos, revisões de design, etc. Felizmente, você pode usar o modelo Issue Tracker nas Listas da Microsoft para gerenciar quaisquer problemas que surjam durante um projeto.

O modelo inclui detalhes sobre cada problema, como sua prioridade, status e quem é responsável por resolvê-lo. Você pode usar essas informações para garantir que questões importantes sejam tratadas prontamente, ajudando as equipes a se manterem organizadas e em dia com seu trabalho. Ele até informa quando um problema foi relatado, para que você possa voltar a ele para referência futura.

4. Acompanhamento de novos recrutas

Se a sua parte do trabalho envolve contratar, entrevistar e integrar novos recrutas, você está bem ciente de como todo esse calvário pode ser exaustivo. O modelo Rastreador de Recrutamento dentro do Microsoft Lists facilita o gerenciamento do processo de contratação de novos recrutas.

Você pode acompanhar as especificidades de cada candidato, como cargo, horário da entrevista, recrutador e muito mais. Este modelo ainda permite que você visualize o perfil do LinkedIn de cada candidato e retome diretamente do aplicativo. Também facilita o monitoramento do progresso de cada candidato ao longo de todo o processo de contratação

5. Melhoria dos Processos de Trabalho

O Microsoft Lists também ajuda a criar um processo de trabalho eficiente para fluxos de trabalho produtivos. Isso facilita o gerenciamento do seu trabalho. Essa ferramenta ajuda você a identificar gargalos e ineficiências em seu processo atual e encontrar maneiras de corrigi-los.

Embora não haja um modelo definido para isso especificamente, a combinação do andamento do trabalho, do agendador de conteúdo e dos modelos de itinerário do evento é útil. Você pode descobrir facilmente quais tarefas levam mais tempo, para descobrir maneiras de simplificar o processo durante a fase de planejamento.

Cada lista também permite que você veja quais membros da equipe levam mais tempo para concluir uma determinada tarefa, permitindo que você resolva rapidamente problemas de produtividade/eficiência com a equipe.

6. Rastreamento de Despesas

A gestão do fluxo de caixa é crucial para o sucesso financeiro, e manter o controle de suas despesas é importante para qualquer negócio. Felizmente, existe um modelo para isso chamado Expense Tracker in Microsoft Lists. Ele permite que você rastreie e controle todas as despesas que sua empresa faz.

Você pode inserir despesas individuais inserindo o valor, a data e a categoria da compra ou despesa. A categorização simplifica bastante esse modelo, permitindo que você classifique e gerencie rapidamente diferentes categorias.

Ele ainda permite que você adicione recibos para calcular seu fluxo de caixa mensal ou anualmente. Isso funciona de maneira semelhante ao rastreador de orçamento do Notion e ajuda no gerenciamento de orçamentos de projetos.

7. Gerenciamento de ativos

O modelo Asset Manager dentro do aplicativo permite que você acompanhe todos os dispositivos em sua organização. Usando este modelo, você pode descobrir facilmente quando os dispositivos são verificados e devolvidos. Você pode atribuir uma etiqueta de patrimônio a cada produto e ver facilmente o status, modelo, número de série e proprietário atual de cada dispositivo.

Além disso, você pode adicionar rapidamente uma foto, data de compra, preço de compra e número do pedido para cada dispositivo que foi retirado ou registrado no sistema. Você pode até adicionar notas que informam sobre a condição do dispositivo para cada ativo.

Listas da Microsoft: um software altamente subestimado para gerenciar seu trabalho

Você pode se surpreender com o que o Microsoft Lists oferece. Se você já está inscrito no Microsoft 365, o uso de listas deve ser um acéfalo para você. Ele também se compara bem a outros aplicativos de produtividade, considerando que os modelos estão no mesmo nível de alguns dos melhores modelos do Notion.

A única coisa que falta no Microsoft Lists são as anotações. Embora você possa criar notas no aplicativo, um modelo adequado para fazer isso o transformará em um dos melhores aplicativos de produtividade existentes. Mesmo assim, a quantidade de coisas que você pode fazer com este aplicativo é incrível.