7 problemas com planilhas do Excel e como resolvê-los

Se você precisar listar algo, é tentador usar o Excel como seu repositório padrão: afinal, é apenas uma pequena lista de itens para você ou alguns colegas próximos. Talvez você precise de fórmulas mais complexas para cálculos ou programação de macros para automatizar a coleta e o processamento de dados.

Infelizmente, a facilidade de começar a usar o Excel ou um programa de planilha concorrente também é um de seus maiores problemas. O que começa como um pequeno projeto no Excel se transforma em algo grande, e nesse ponto você também pode ter problemas de velocidade e estabilidade, ou até mesmo um problema de desenvolvimento que não pode resolver.

Além disso, as tarefas de gerenciamento de big data geralmente apresentam desafios significativos, como organização, implementação, classificação de arquivos, gerenciamento de banco de dados, colaboração do usuário e muito mais. Tudo o que é preciso para destruir a estrutura de um banco de dados é colocar os dados na área errada, inserir dados de forma inconsistente ou até mesmo ter duas pessoas trabalhando na mesma planilha. Algumas coisas podem dar errado, resultando em atrasos e possível perda de dados.

Este artigo explica os problemas mais comuns que os usuários enfrentam ao usar planilhas do Excel, como resolvê-los e quando é melhor arriscar e mudar para um banco de dados.

Problema nº 1: edição multiusuário do Excel

Quando os sistemas Excel crescem organicamente, você rapidamente se depara com problemas em que um usuário abre uma pasta de trabalho a qualquer momento e outro é informado de que já está aberto. O segundo usuário pode cancelar, aguardar ou visualizar a versão somente leitura. A promessa do Excel de informar quando a outra pessoa sair da pasta de trabalho é uma aposta, pois não verifica o status com tanta frequência e pode nunca esclarecer você. Mesmo que isso aconteça, outra pessoa pode fazer login e abrir o arquivo antes de você.

Para evitar o efeito de usuário solitário, você pode usar o Excel Online (uma versão web simplificada do Excel) ou ativar o recurso de pastas de trabalho compartilhadas. Aqui está um pequeno guia sobre como compartilhar uma planilha.

• Abra a planilha desejada e clique em “Arquivo” na parte superior.

• Em seguida, no menu à esquerda, clique em “Compartilhar” para abrir uma nova janela.

• Agora insira as informações do usuário com quem você deseja compartilhar a planilha.

Observação. Você também pode dividir os dados em vários livros para que pessoas diferentes trabalhem em livros diferentes sem pisar nos calos uns dos outros.

Problema nº 2: pastas de trabalho do Excel compartilhadas

O Excel Online oferece suporte a vários editores por padrão, mas não possui a maioria dos recursos. O serviço não pretende ser nada além das tarefas mais simples. Embora o recurso de pastas de trabalho compartilhadas pareça funcionar, ele está cheio de limitações. Por exemplo, você não pode criar uma tabela ou excluir um bloco de células se a pasta de trabalho for compartilhada.

Quando os sistemas Excel crescem organicamente, você se depara com o problema de que apenas um usuário pode abrir uma pasta de trabalho a qualquer momento.

Existem soluções alternativas para algumas das limitações online do Excel. Para outros, é uma questão de alterar a estrutura da pasta de trabalho em vez de usar uma pasta de trabalho já configurada, mas esse cenário geralmente atrapalha. Como resultado, não é possível usar uma pasta de trabalho compartilhada da mesma forma que uma pasta de trabalho comum de usuário único.

As alterações nas pastas de trabalho compartilhadas são sincronizadas entre os usuários sempre que a pasta de trabalho é salva. Essa ação é agendada por tempo, como um salvamento forçado a cada cinco minutos. No entanto, a sobrecarga de salvar e rastrear regularmente as alterações de cada usuário se torna bastante significativa. Os livros podem crescer rapidamente em tamanho e pressionar sua rede, tornando outros sistemas mais lentos.

Problema nº 3: pastas de trabalho do Excel vinculadas

A divisão de dados em várias pastas de trabalho pode resolver o problema da edição multiusuário. No entanto, cada pasta de trabalho provavelmente precisará de links entre elas para que os valores inseridos em uma sejam utilizados na outra. Links entre pastas de trabalho também são úteis para armazenar dados separados em arquivos separados em vez de planilhas separadas na mesma pasta de trabalho.

Irritantemente, esses links são outra fonte de frustração e instabilidade. Eles se tornam absolutos, incluindo o caminho completo para a pasta de trabalho de origem, ou relativos, incluindo a diferença entre os caminhos de origem e destino. Embora isso pareça razoável, o Excel usa regras misteriosas para decidir quando usar qual tipo de link e alterá-los.

As regras são regidas por vários parâmetros e se os livros foram salvos antes da inserção dos links. Os links também mudam quando você salva uma pasta de trabalho ou abre e usa o comando Salvar como para criar uma duplicata em vez de copiar o arquivo usando o Explorador de Arquivos. O resultado de toda essa confusão e incerteza é que os links entre os livros se quebram facilmente e o reparo desses links leva muito tempo. Ninguém tem acesso aos arquivos afetados.

Os dados vinculados são atualizados apenas quando você abre arquivos, a menos que você clique especificamente em Dados > Consultas e conexões > Editar links > Atualizar valores. Aqui está uma demonstração rápida.

• Abra a planilha desejada e clique em “Dados” na parte superior.

• Agora encontre “Requests and Connections” e clique em “Edit Links”.

• Em seguida, selecione Atualizar valores.

Se seus links não estiverem entre duas pastas de trabalho, mas abrangerem três ou mais, você precisará abrir todas as pastas de trabalho em ordem, garantindo que todos os processos de atualização de dados ocorram na ordem correta, do primeiro ao segundo ao terceiro. Se você alterar o valor na primeira pasta de trabalho e abrir a terceira, ela não verá nenhuma alteração porque a segunda pasta de trabalho não atualizou seus valores.

Essa cadeia de dados é lógica, mas aumenta a probabilidade de que as informações estejam incorretas ou que você esteja tentando abrir um livro que outra pessoa já esteja editando.

Claro, você pode tentar evitar completamente as pastas de trabalho relacionadas, mas há uma chance de você acabar digitando os mesmos dados em mais de uma pasta de trabalho, e com isso vem o perigo de digitá-los de forma um pouco diferente a cada vez.

Problema nº 4: validação de dados do Excel

Erros podem se infiltrar nos dados de qualquer sistema de computador: as pessoas digitam palavras incorretamente ou reorganizam dígitos em números com regularidade monótona. Se seus dados não forem validados conforme são inseridos, você terá problemas.

Por padrão, o Excel aceita tudo o que o usuário insere. É possível configurar a validação de listas de pesquisa, mas elas são difíceis de manter, principalmente se o mesmo campo for utilizado em mais de um local. Se os usuários precisarem inserir números de identificação de documentos ou números de referência do cliente sem qualquer validação, é fácil vincular as entradas erradas sem perceber. A integridade dos dados do sistema é fatalmente comprometida e qualquer análise dos dados é suspeita.

Você já pode estar sofrendo as consequências dos problemas de validação de dados sem perceber a causa raiz. Considere uma situação em que você tem uma lista de contas no Excel. O usuário insere o nome do cliente de forma ligeiramente diferente em cada fatura. Como resultado, você obtém faturas para “Jones Ltd”, “Jones Limited”, “Jonse Ltd” e “joness”.

Você pode saber que eles são todos da mesma empresa, mas o Excel não é. Qualquer análise dos dados da conta, como uma tabela dinâmica baseada em clientes por mês, produz vários resultados quando deveria haver apenas um.

Problema nº 5: Navegando no Excel

Livros grandes são difíceis de navegar. As guias de planilha na parte inferior da janela são um mecanismo terrível para encontrar o caminho quando há muitas delas. Com tantas abas exibidas na tela, fica difícil encontrar o que você precisa. Aqui está uma maneira rápida de navegar pelas planilhas.

• Na parte inferior esquerda da tela, clique com o botão direito do mouse nos “botões de seta” à esquerda dos nomes das planilhas para abrir a caixa de diálogo Ativar planilha.

• A lista lista apenas as primeiras 20 folhas antes de você ter que rolar pela lista. Não há como classificar, agrupar ou pesquisar a planilha desejada. A janela deve ser parecida com a abaixo.

Problema nº 6: Segurança do Excel

Você pode melhorar a segurança das pastas de trabalho do Excel, mas isso está repleto de problemas. A proteção visa mais proteger a estrutura da pasta de trabalho do que os dados. Você pode tentar bloquear algumas planilhas e células para impedir que os usuários alterem a estrutura e a fórmula, mas se eles puderem ver os dados, geralmente poderão alterar alguns ou todos eles (a menos que você seja criativo com sua programação de macros).

Problema nº 7: problemas de velocidade do Excel

O Excel não é o aplicativo mais rápido e sua linguagem de programação VBA é lenta em comparação com linguagens de programação mais profissionais como C#. Esse cenário se deve ao uso pretendido e à natureza flexível do Excel. Afinal, é um mecanismo de planilha. Sim, o Excel VBA pode se transformar em um serviço que gerencia listas de dados, mas isso não significa que seja a melhor escolha para o trabalho. Outros aplicativos são mais adequados para essas tarefas, principalmente porque são projetados especificamente para resolvê-los.

Usando um banco de dados para dados estruturados

Se você encontrar algum dos problemas descritos neste artigo, não os ignore. Existe uma resposta profissional para a questão do armazenamento de dados estruturados, conhecido como banco de dados. Não precisa ser intimidante ou caro, e deve permitir que você pense logicamente sobre seus dados, como eles se relacionam entre si e como você interage com eles.

Observação. Se você estiver migrando de uma solução de planilha para um banco de dados, não duplique a estrutura da planilha. Aproveite a oportunidade para torná-lo melhor.

Aplicativos de banco de dados de uso geral estão disponíveis com os quais você pode criar uma solução personalizada. Como alternativa, você pode descobrir que um aplicativo de banco de dados personalizado já desenvolvido para seus propósitos é mais barato, mais rápido de implementar e mais adequado.

Por exemplo, se você tiver uma lista de clientes e detalhes de todas as suas interações com eles, isso é considerado um sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM). Apesar de seu belo nome, o sistema CRM é um banco de dados especializado. Da mesma forma, pacotes de contas como QuickBooks e Sage são bancos de dados especializados. Se você não conseguir encontrar um aplicativo pronto que atenda às suas necessidades específicas, crie um você mesmo ou peça para seu departamento de TI ou consultor fazê-lo.

O tipo mais comum de banco de dados é o banco de dados relacional, que armazena seus dados em tabelas e consiste em linhas e colunas. Cada linha contém dados para um único elemento. Por exemplo, cada coluna descreve um atributo de tópico diferente, como um nome de cliente ou limite de crédito.

Você só precisa inserir os detalhes do cliente uma vez para criar uma entrada e, em seguida, poderá usá-la em qualquer número de faturas.

Os relacionamentos são definidos entre as tabelas para que, digamos, uma fatura contenha um ID de cliente. Esse processo significa que você pode encontrar facilmente todas as contas de um determinado cliente ou obter o número de telefone de um cliente de uma determinada conta. Você só precisa inserir os detalhes do cliente uma vez para criar um registro de cliente e, em seguida, poderá usá-lo para quantas faturas desejar sem precisar inseri-lo novamente. Para criar um banco de dados, você deve definir essas tabelas e relacionamentos e, em seguida, definir os layouts de tela que deseja usar para exibir e editar os dados.

Existem dezenas de aplicativos de banco de dados. Alguns deles são fáceis de usar e fazem todo o trabalho, permitindo que você personalize tabelas, telas de entrada de dados e relatórios. Outros são mais completos em certas áreas, mas exigem outras ferramentas para fazer o trabalho completo.

Por exemplo, um programa pode ser robusto na definição de tabelas e relacionamentos, além de ter funções robustas de análise e relatório. No entanto, o aplicativo não possui ferramentas para definir telas de entrada de dados. O exemplo óbvio aqui é o Microsoft SQL Server. Assim como em outros grandes sistemas de banco de dados, o SQL Server cuida do back-end e espera que você use outra ferramenta como o Visual Studio para desenvolver o front-end.

Quais opções de banco de dados são adequadas para você?

Opção de banco de dados nº 1: Microsoft Access

O Access é um dos precursores dos bancos de dados de desktop. É fácil de usar, mas fácil de abusar. Você pode criar tabelas, telas e relatórios do zero ou começar a partir de um modelo.

Alguns dos modelos são claramente americanos e nem sempre ensinam boas práticas, mas eles o ajudarão a começar rapidamente. Telas e funções de programação podem ser bastante complexas. Você pode implantar o aplicativo finalizado para outros usuários por meio de sua intranet (NÃO da Internet) em vez de depender de compartilhamentos de arquivos.

Opção de banco de dados nº 2: Microsoft SharePoint

O SharePoint é um banco de dados e também um mecanismo de armazenamento de documentos. Você pode usá-lo para fazer listas simples e vinculá-las. O construtor de formulários é um pouco complicado, mas a personalização ainda é possível. A capacidade do SharePoint de “pegar” uma lista de dados acumulados no Excel e colocá-la em uma lista personalizada é muito útil.

O programa disponibiliza uma lista personalizada para todos em sua rede e permite adicionar medidas de segurança para limitar quem pode fazer o quê com os dados. Você pode pedir ao SharePoint para notificá-lo por email sempre que alguém adicionar, editar ou excluir registros. Se você armazenar dados sobre pessoas, itens de calendário ou tarefas, poderá sincronizar esses dados com o Outlook.

Opção de banco de dados nº 3: Zoho Creator

O Zoho Office é um aplicativo de banco de dados baseado na Web que usa arrastar e soltar para distribuir seus formulários de maneira fácil e intuitiva. O processo de arrastar e soltar também é usado para programar interações e fluxos de trabalho. Seus dados e aplicativos podem ser acessados ​​de qualquer lugar, e a segurança simples mantém seus dados privados. O Zoho cobra por usuário por mês, mas limita o número de registros que você pode armazenar a esse preço definido. O programa custa extra ao armazenar mais dados ou outros recursos, como integração de e-mail.

Excelência em Excel

Como você pode ver, o Excel oferece muitos recursos, mas cada um deles está faltando algumas áreas. Às vezes, outro aplicativo faz o trabalho melhor, especialmente se for projetado especificamente para a tarefa. Em outros casos, o Excel funciona bem, como para bancos de dados pequenos, se você souber como evitar que problemas ocorram em primeiro lugar.