7 hábitos para adicionar à sua lista de coisas a não fazer para aumentar a produtividade

Construir uma lista de tarefas é um hack de produtividade eficaz que ajuda você a canalizar sua atenção para as coisas que importam. No entanto, você pode complementar isso com uma lista de coisas a não fazer para melhorar sua produtividade.

Sua lista de coisas a não fazer deve consistir em tarefas e hábitos de baixo valor nos quais você raramente pensa conscientemente, mas que desperdiçam seu tempo e energia. Criar essa lista e evitar esses hábitos abrirá espaço para tarefas mais gratificantes. Embora sua lista de coisas a não fazer dependa de você, este artigo abordará alguns exemplos comuns para você começar.

1. Verificando seus e-mails o dia todo

Se você não gosta de deixar mensagens não lidas ou respondidas, provavelmente tem o hábito de verificar seus e-mails constantemente durante o dia de trabalho. Passar tanto tempo em sua caixa de entrada pode parecer um hábito produtivo, mas não é, a menos que seja o que seu trabalho exige.

Um dos principais problemas desse hábito é que ele o coloca em um modo reativo, pois você permite que sua caixa de entrada determine suas tarefas do dia, em vez de priorizar suas próprias tarefas. Isso tira o tempo e o foco que você deveria investir em atividades mais significativas.

Dito isso, você deve considerar ser mais proativo com seu tempo e caixa de entrada agrupando sua atividade de e-mail. O agrupamento de tarefas envolve agrupar tarefas semelhantes e trabalhar nelas de uma só vez, por exemplo, verificar e responder a seus e-mails em horários específicos do dia, deixando o restante do tempo para tarefas produtivas.

2. Multitarefa

Outro hábito que se mascara como um hack de produtividade é a multitarefa. Embora possa parecer contra-intuitivo, a multitarefa ou, mais precisamente, a troca de contexto, pode ser demorada e ineficaz. Isso ocorre porque tentar várias coisas ao mesmo tempo força seu cérebro a alternar constantemente entre as tarefas, o que pode ser exaustivo e levar à diminuição da eficiência e precisão.

A tarefa única, por outro lado, permite que você se concentre em uma tarefa e dedique toda a sua energia para concluí-la. Isso minimiza as distrações, melhora a concentração e ajuda você a concluir tarefas individuais mais rapidamente e com melhores resultados.

3. Dizer sim a reuniões desnecessárias

O próximo hábito a ser adicionado à sua lista de coisas a não fazer é dizer sim a reuniões desnecessárias. Aceitar todas as reuniões que aparecerem rapidamente preencherá sua agenda, deixando pouco tempo para fazer as coisas.

Primeiro, tente questionar o propósito de cada reunião e descubra se ela é indispensável. Algumas reuniões podem ser substituídas por chamadas rápidas, e-mails ou mensagens de bate-papo. Se a reunião for necessária, certifique-se de que tenha uma agenda e cronograma claros e tente mantê-la o mais breve possível. Ser seletivo com as reuniões que você aceita ajudará a liberar tempo no seu dia e permitir que você se concentre em tarefas mais significativas.

4. Navegando nas redes sociais sem pensar

A mídia social é uma ótima ferramenta para se conectar com seus colegas e se manter informado, mas também pode prejudicar sua produtividade quando você se encontra constantemente em intermináveis ​​buracos de feeds de notícias. Este é um hábito difícil de quebrar, considerando que você nem sempre percebe que está fazendo isso até que algumas horas se passem.

Para superar seu hábito de rolagem irracional, você precisa reconhecer e remover o que o desencadeia. Alguns dos culpados comuns são as notificações e a sensação de estar perdendo. Depois de identificar e remover os gatilhos, você pode aproveitar as ferramentas que podem ajudar a minimizar seu tempo em aplicativos de mídia social, como o Screen Time, para reduzir o uso do iPhone ou o modo Focus no Android.

5. Perda de tempo em tarefas mundanas/repetitivas

Tarefas mundanas consomem tempo e recursos valiosos que você poderia usar para outras tarefas mais importantes e são a próxima entrada em nossa lista de coisas a não fazer. Essas tarefas podem facilmente passar despercebidas, mas se acumulam rapidamente e podem ser uma grande perda de tempo. Alguns exemplos de tarefas mundanas incluem entrada de dados, transcrição de videoconferências e agendamento manual de postagens de mídia social, para citar alguns.

Existem várias maneiras de reduzir a quantidade de tempo que você gasta em tarefas mundanas, incluindo delegar tarefas a outra pessoa, terceirizar um serviço terceirizado ou usar ferramentas de automação para lidar com tarefas repetitivas. Uma ou mais dessas estratégias podem ajudá-lo a economizar tempo e liberar sua energia para tarefas mais impactantes.

6. Usando seu telefone na cama

Embora possa não parecer tão ruim, usar o telefone na cama é um hábito do smartphone que pode prejudicar sua produtividade. Usar o smartphone logo de manhã ou à noite pode ter vários efeitos adversos.

Por exemplo, a luz azul emitida pelo seu telefone pode atrapalhar a produção de melatonina, um hormônio que ajuda a regular os ciclos do sono. Além disso, verificar as notícias ou a mídia social logo pela manhã pode definir um tom negativo para o resto do dia.

Com isso em mente, é essencial criar uma zona sem telefone no seu quarto. Isso ajudará a melhorar a qualidade do sono e permitirá que você comece o dia de forma mais produtiva. Você pode recorrer a outras atividades, como ler um livro físico, escrever em um diário antes de dormir e usar um despertador antiquado para acordá-lo.

7. Falha ao priorizar suas tarefas

É muito bom ter um plano para o seu dia listando suas tarefas em sua lista de tarefas, mas se você não as priorizar, é provável que não chegue às mais importantes a tempo. Idealmente, você deve tentar passar suas horas mais produtivas em suas tarefas mais desafiadoras e importantes. Essa abordagem garante que você aproveite ao máximo o seu dia e não perca nenhum prazo importante.

Uma das melhores maneiras de preparar suas listas de tarefas é usar a matriz de Eisenhower. Essa estrutura simples ajuda a determinar quais tarefas priorizar com base em sua urgência e importância. Depois de identificar suas principais prioridades, você pode se concentrar em resolvê-las primeiro e o restante de suas tarefas pode ser seguido.

Automatize tarefas de baixo valor e elimine hábitos improdutivos para aumentar a produtividade

Desenvolver uma lista personalizada de coisas a não fazer é uma estratégia eficaz que pode ajudá-lo a se concentrar em suas tarefas mais essenciais e aumentar sua produtividade.

Ao delegar, terceirizar ou automatizar tarefas de baixo valor e abandonar hábitos improdutivos, você pode criar mais espaço para as coisas que mais importam para você e aproveitar ao máximo seu dia. Você pode usar esta lista como inspiração para criar sua lista de coisas a não fazer e começar a remover os desperdícios de tempo de sua rotina diária.