3 elementos de delegação que todos os gerentes devem saber

• A delegação é quando um gerente atribui tarefas a outros membros da equipe. Os três elementos da delegação são autoridade, responsabilidade e prestação de contas.
• Várias ferramentas podem ajudá-lo a delegar adequadamente, assim como ensinar sua equipe a lidar com determinadas tarefas.
• Você deve delegar tarefas tediosas e coisas que você não gosta. Você também deve delegar tarefas que sabe que outra pessoa da sua equipe pode fazer melhor.
• Este artigo é para gerentes que buscam aperfeiçoar suas habilidades de delegação.

Como gerente, você tem muitas responsabilidades que às vezes podem ser esmagadoras, mas é por isso que você tem uma equipe. Você não precisa fazer tudo sozinho. Muitos novos gerentes lutam com essa transição, sentindo que ainda devem realizar todas as tarefas menores de sua lista de tarefas. Para ser um líder eficaz, porém, é importante aprender a arte de delegar.

Quer você tenha acabado de ser promovido ou esteja gerenciando uma equipe há algum tempo, você deve entender que a delegação eficaz é boa para a produtividade de sua equipe e também para a sua e pode até mesmo ajudar sua equipe a aprender novas habilidades enquanto estabelece uma cultura de confiança. .

O que é delegação?

A delegação é quando os gerentes usam sua autoridade para atribuir responsabilidades a outras pessoas em seu local de trabalho, como seus subordinados diretos ou colegas de trabalho. Delegar tarefas é importante porque o planejamento estratégico de nível superior pelo qual você é responsável consome tempo e energia. Você não terá nenhum desses se estiver atolado em trabalho pesado.

Ao delegar tarefas para esta campanha, um bom gestor deve enviar instruções detalhadas por e-mail ou por uma ferramenta de delegação. Certifique-se de incluir sua visão e objetivos nas instruções. Neste exemplo, a seguinte equipe é perfeita para auxiliar na campanha:

• Designer gráfico: projeta imagens para viver junto com o conteúdo do e-mail
• Redator: escreve e edita conteúdo, incluindo a linha de assunto
• Especialista em marketing: extrai a lista de e-mail de uma fonte, como Salesforce ou outra ferramenta de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM).

Depois que cada membro de sua equipe concluir a tarefa atribuída, eles deverão enviá-la para revisão. Em seguida, você junta todas as peças e agenda a campanha de e-mail para implantação.

3 elementos de delegação

Existem três aspectos principais da delegação de responsabilidade, conhecidos como elementos da delegação:

1. Autoridade: Refere-se ao direito de um gerente de orientar os funcionários a realizar determinadas tarefas dentro do escopo de sua equipe. Isso significa que o gerente tem autoridade sobre o subordinado. Antes de atribuir tarefas, os gerentes precisam usar sua autoridade para avaliar as habilidades de seus subordinados e estar cientes de que às vezes os subordinados precisam de treinamento. Como uma figura de autoridade, você também precisa agir como um líder e evitar o microgerenciamento.
2. Responsabilidade: É a obrigação que um subordinado tem de cumprir com êxito as funções que lhe são atribuídas. Uma figura de gerenciamento está passando um certo nível de confiança para um subordinado para concluir as tarefas de forma eficaz.
3. Responsabilidade: Para uma delegação bem-sucedida, os subordinados precisam ser responsáveis ​​pelas tarefas que lhes são atribuídas. Com ou sem a ajuda de uma ferramenta de delegação, os subordinados devem fornecer aos gerentes atualizações sobre seu fluxo de trabalho. Os gerentes também precisam ser responsáveis ​​pela direção que fornecem; se as instruções não forem claras, os gerentes não podem esperar que os subordinados sejam bem-sucedidos.

Como delegar de forma eficaz

1. Utilize ferramentas de delegação.

2. Domine as principais habilidades de delegação.

Ao delegar, você precisa ser claro com suas expectativas e visão para as tarefas em mãos. Uma comunicação boa e clara que inclua instruções explícitas é um longo caminho. Ao enviar e-mails de delegação, tente usar uma frase de chamariz em sua linha de assunto (como “Revisão de revisão de boletins informativos necessária”).

No corpo do e-mail, descreva suas expectativas, incluindo um prazo. Juntamente com excelente comunicação e expectativas claras, habilidades valiosas de delegação incluem fornecer suporte e acompanhamento. Sempre deixe sua equipe saber quando eles fazem um bom trabalho e agradeça.

3. Ensine.

Você nem sempre pode assumir que seus subordinados sabem algo ou podem descobrir. É seu trabalho como uma figura de autoridade ensinar novas habilidades a seus funcionários. Quanto mais seus funcionários souberem, mais eles poderão tirar do seu prato depois.

3 tipos de tarefas que você deve delegar

1. Tarefas tediosas que não afetam o crescimento

Tudo o que você e os membros de sua equipe fazem é importante para o funcionamento geral do negócio. No entanto, compras de suprimentos, entrada de dados, organização de arquivos, trabalho administrativo e outras tarefas administrativas não são o que impulsiona o crescimento de sua empresa. Normalmente, essas são tarefas simples que não exigem muita experiência e, embora você possa concluí-las facilmente, economizará tempo delegando-as a seus funcionários.

“Parte do meu trabalho como gerente é garantir que a carga de trabalho seja distribuída uniformemente para entregar resultados no prazo”, disse Dan Westmoreland, ex-diretor de inbound marketing da Deputy. “O erro número 1 que os gerentes de delegação cometem é não delegar o suficiente.”

No entanto, acrescentou, isso não se aplica a tarefas mais complicadas e sensíveis à função, como contratar novos talentos ou supervisionar assuntos financeiros. A delegação ajudará você a economizar tempo para essas responsabilidades.

2. Tarefas que drenam sua paixão

Quando você estava em um nível mais baixo do que está agora, provavelmente tinha certas tarefas para as quais não estava motivado. Já que você pagou suas dívidas, agora você pode esperar que sua equipe assuma essas mesmas atribuições.

No entanto, você também não quer que seus funcionários se sintam esgotados. Embora você possa passar algumas dessas tarefas para sua equipe para aliviar sua tensão mental e emocional, certifique-se de não passar o estresse apenas para eles.

“Se você não tem certeza para quem delegar a tarefa, apresente-a a um grupo de colegas de trabalho e pergunte abertamente quem pode ser o melhor para lidar com ela”, disse Westmoreland. Trabalhadores diferentes têm interesses diferentes; o que é exigente para uma pessoa pode ser um passeio no parque para outra.

3. Tarefas que outra pessoa pode fazer melhor do que você

Ser um líder não faz de você automaticamente a pessoa certa para um projeto. Os membros de sua equipe têm seus próprios talentos, alguns dos quais podem preencher suas lacunas, então você deve ser humilde o suficiente para ver e admitir que outra pessoa pode ser mais adequada para uma tarefa do que você.

“Seu trabalho como gerente é desenvolver pessoas”, disse Westmoreland. “A delegação é o meio pelo qual você traz o melhor das pessoas que você tem. Cada funcionário tem seu próprio conjunto de habilidades, personalidade e pontos fortes. Fazer bom uso de suas personalidades de trabalho únicas resultará em mais eficiência geral, e as pessoas se destacam no trabalho que gostam de fazer.”

Conclusão importante: delegar adequadamente envolve evitar tarefas tediosas e de baixo nível e trabalhos que você não gosta. Também envolve atribuir tarefas a outras pessoas que elas podem fazer melhor do que você.

A delegação pode nem sempre ser fácil, mas é sempre a chave

A delegação pode ser difícil para gerentes e empresários, mas é essencial para a produtividade. Como líder, fazer tudo sozinho é difícil. Em vez disso, aprenda a confiar em sua equipe e confiar neles para fazer o trabalho. Como resultado, você verá que sua empresa pode realizar mais sem sobrecarregá-lo.

Max Freedman e Sammi Caramela também contribuíram para este artigo. Entrevistas com fontes foram realizadas para uma versão anterior deste artigo.